Khi quay lại sau kỳ nghỉ hoặc sau ốm với việc dồn đống, đừng bắt đầu bằng việc đầu tiên trong hộp thư. Dành 90 phút đầu để phân loại toàn bộ việc tồn thành bốn nhóm (gấp thật, có người đang chờ, việc của mình, bỏ được), báo cho những người đang chờ biết khi nào họ có kết quả, rồi mới bắt tay làm theo một lịch một tuần. Làm theo thứ tự thư đến khiến bạn xử lý những thứ to tiếng nhất chứ không phải những thứ quan trọng nhất.
Bài này dành cho người đi làm, chủ tiệm, người làm tự do sau Tết, sau chuyến đi dài, sau thời gian nghỉ ốm hay nghỉ chăm con. Phần nghỉ ốm không bàn sức khoẻ — nếu đang phục hồi, hãy theo lời khuyên của bác sĩ về mức làm việc phù hợp. Ví dụ là ví dụ giả định.
Vì sao ngày đầu quay lại hay thành ngày mất
Ngày đầu quay lại, phần lớn người ta mở hộp thư và nhóm tin nhắn, đọc từ trên xuống hoặc từ dưới lên, trả lời từng cái. Đến chiều, đã trả lời ba mươi tin, cảm giác rất bận, nhưng việc quan trọng nhất — thứ mà khách lớn hay sếp đang chờ — vẫn chưa chạm vào. Hôm sau tin mới lại đến, đống tồn vẫn cao.
Có hai lý do. Thứ nhất, thứ tự thư đến không phải thứ tự quan trọng. Tin nhắn nhắc lại ba lần nằm trên cùng, nhưng có thể chỉ là chuyện nhỏ của người hay sốt ruột; yêu cầu quan trọng gửi một lần từ tuần trước thì chìm ở dưới. Thứ hai, chưa nhìn hết thì chưa biết cái gì quan trọng. Mỗi việc mở ra lúc đó đều có vẻ cần làm ngay, vì không có gì để so sánh.
Thêm vào đó là một gánh nặng ít ai nói: việc tồn gây cảm giác nặng đầu. Các nghiên cứu theo hướng hiệu ứng Zeigarnik và công trình của Masicampo và Baumeister (2011) gợi ý rằng việc dở dang chiếm chỗ trong suy nghĩ, và việc lập một kế hoạch cụ thể cho chúng giúp giảm sự chiếm chỗ đó dù việc chưa làm xong. Nói cách khác, phân loại và lập kế hoạch không phải là trì hoãn — nó là bước làm đầu óc nhẹ đi để làm việc thật.
90 phút đầu: phân loại, chưa làm
Quy tắc của 90 phút đầu: chỉ đọc, phân loại và ghi, không trả lời trừ việc gấp thật. Chuẩn bị một tờ giấy chia bốn cột hoặc một bảng tính bốn cột.
- Phút 0–10: gom nguồn. Liệt kê mọi chỗ việc có thể đến: thư điện tử, các nhóm chat, tin nhắn riêng, cuộc gọi nhỡ, giấy tờ trên bàn, sổ giao ca, lời nhắn đồng nghiệp. Chỗ nào bỏ sót là chỗ có việc bị quên.
- Phút 10–60: lướt và xếp vào bốn cột. Đọc nhanh từng mục, chỉ đủ để biết nó thuộc cột nào, ghi một dòng ngắn. Gặp chuỗi tin dài, đọc tin cuối cùng trước — thường vấn đề đã được giải quyết hoặc đã đổi.
- Phút 60–75: xử lý cột "gấp thật". Chỉ những việc mà nếu không làm hôm nay sẽ gây hậu quả thật (khách mất hàng, hạn pháp lý, người đang bị chặn hoàn toàn). Thường chỉ có một vài việc.
- Phút 75–90: báo người đang chờ. Gửi một tin ngắn cho từng người ở cột "có người đang chờ", cho biết bạn đã nhận và khi nào họ có kết quả. Phần này giải toả áp lực nhiều hơn bạn nghĩ.
Nếu đống tồn quá lớn để phân loại trong 90 phút (sau kỳ nghỉ dài hơn hai tuần), chia làm hai buổi, nhưng giữ nguyên quy tắc: phân loại hết rồi mới làm.
Bốn nhóm và cách xử lý từng nhóm
Bốn nhóm dưới đây không theo mức độ quan trọng chung chung, mà theo câu hỏi "ai bị ảnh hưởng nếu việc này chưa làm".
| Nhóm | Nhận ra bằng | Xử lý | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Gấp thật | Hậu quả thật nếu không làm hôm nay | Làm ngay trong 90 phút đầu hoặc đầu buổi chiều | Khách chờ hàng giao sáng mai chưa có xác nhận |
| Có người đang chờ | Người khác bị chặn việc vì chờ mình | Báo thời hạn ngay; xếp vào lịch tuần theo mức chặn | Đồng nghiệp chờ số liệu để làm báo cáo |
| Việc của mình | Không ai bị chặn, nhưng mình phải làm | Xếp vào lịch tuần, sau nhóm có người chờ | Viết lại quy trình đã định trước kỳ nghỉ |
| Bỏ được | Đã có người xử lý, đã hết hạn, chỉ để biết | Lưu trữ hoặc xoá, không trả lời | Thông báo chung, chuỗi tin đã có kết luận |
Nhóm cuối thường lớn hơn bạn tưởng. Sau một kỳ nghỉ, phần lớn tin nhắn trong nhóm chung là tin đã tự giải quyết. Dọn mạnh tay nhóm này là cách nhanh nhất làm đống tồn bớt đáng sợ.
Ví dụ giả định: anh Đức, trưởng một nhóm kỹ thuật nhỏ ở Đà Nẵng, quay lại sau mười ngày nghỉ Tết với khoảng 180 thư và tin nhắn. Phân loại xong: 3 việc gấp thật, 11 việc có người chờ, 19 việc của mình, còn lại bỏ được. Đống tồn từ 180 thành 33 việc thật — vẫn nhiều, nhưng nhìn thấy được.
Lịch một tuần để quay về nhịp
Đừng cố xử lý hết trong ngày đầu. Một tuần là khoảng hợp lý cho đống tồn sau kỳ nghỉ một hai tuần. Phân bổ theo ngày, xen việc tồn với việc mới vẫn đang đến:
| Ngày | Việc tồn | Việc mới | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Ngày 1 | 90 phút phân loại; xử lý gấp thật; báo người đang chờ | Chỉ việc gấp thật | Không nhận thêm cam kết mới |
| Ngày 2 | Nửa ngày cho nhóm có người chờ, ưu tiên ai bị chặn nhiều nhất | Nửa ngày như bình thường | Giữ đúng hẹn đã báo ở ngày 1 |
| Ngày 3 | Hết nhóm có người chờ | Như bình thường | Rà lại cột việc của mình: còn cần làm không |
| Ngày 4 | Một khối cho việc của mình | Như bình thường | |
| Ngày 5 | Dọn phần còn lại, ghi việc hoãn vào kế hoạch tuần sau | Như bình thường | Rà tuần ngắn: đống tồn đã về mức thường chưa |
Nguyên tắc của lịch này: việc tồn chỉ chiếm một phần ngày, phần còn lại vẫn xử lý việc mới. Nếu dành cả tuần cho việc tồn, việc mới sẽ thành đống tồn tiếp theo.
Ngày đầu "không nhận thêm cam kết mới" là chi tiết hay bị bỏ. Họp đầu năm, ai cũng giao việc; nhận hết lúc chưa biết đống tồn lớn đến đâu là tự đẩy mình vào tuần trễ hạn liên tục.
Viết tin báo cho người đang chờ
Tin báo trong 90 phút đầu là thứ biến người đang sốt ruột thành người đang chờ có hẹn. Tin tốt có ba phần: xác nhận đã nhận, cho biết khi nào có kết quả, và hỏi nếu có gì đã thay đổi. Vài mẫu câu có thể chỉnh theo giọng của bạn:
- "Em đã đi làm lại hôm nay và đã đọc yêu cầu về [việc]. Em sẽ gửi anh bản [kết quả] trước 16 giờ thứ Tư. Trong lúc em nghỉ, có gì thay đổi về yêu cầu không anh?"
- "Chị ơi, em đã nhận tin về đơn hàng của chị. Hôm nay em kiểm lại tồn và báo chị ngày giao cụ thể trước 11 giờ trưa mai."
- "Mình đã thấy câu hỏi của bạn về [việc]. Việc này cần mình xem lại tài liệu cũ, mình sẽ trả lời đầy đủ trong ngày thứ Năm. Nếu gấp hơn, bạn cho mình biết nhé."
- "Anh đã đọc hết chuỗi tin trong nhóm. Phần [việc] anh nhận, hạn thứ Sáu. Phần [việc khác] thấy em Hà đã xử lý rồi, anh không làm lại nữa."
Hai lưu ý. Thời hạn trong tin báo phải là thời hạn bạn giữ được theo lịch tuần, không phải thời hạn nghe cho người kia vui — trễ lời hẹn thứ hai tệ hơn im lặng. Và câu hỏi "có gì thay đổi không" rất đáng giá: sau một kỳ nghỉ, không ít yêu cầu đã đổi hoặc đã bị huỷ mà không ai báo, hỏi một câu tránh được một buổi làm việc vô ích.
Quay lại sau ốm: điều chỉnh nhịp, không chỉ điều chỉnh lịch
Quay lại sau thời gian nghỉ ốm khác quay lại sau kỳ nghỉ ở một điểm: sức có thể chưa về đủ. Nếu bác sĩ khuyên làm việc nhẹ hoặc giảm giờ, lịch một tuần ở trên nên kéo dài thành hai tuần, và phần việc tồn chiếm ít giờ hơn mỗi ngày. Cố bù hết trong vài ngày là cách dễ quay lại tình trạng mệt.
Nói rõ với người liên quan về mức mình làm được trong thời gian đầu. Không cần kể chi tiết bệnh, chỉ cần nói: "tuần này mình làm buổi sáng, buổi chiều chỉ xử lý việc gấp". Người đang chờ việc thường dễ chấp nhận một thời hạn rõ ràng hơn là một lời hứa "sẽ cố" rồi trễ.
Với nghỉ ốm đột xuất, đống tồn thường có thêm một loại: việc đang làm dở bị bỏ giữa chừng. Trước khi làm tiếp, đọc lại xem việc đó đã đến đâu, có ai làm thay trong lúc vắng không, có gì đã thay đổi. Làm tiếp theo trí nhớ về tình trạng hai tuần trước dễ dẫn đến làm trùng hoặc làm sai.
Cảm ơn người đã làm thay trong lúc mình vắng, và hỏi họ muốn giữ lại phần nào. Đôi khi một việc tạm giao lại hợp với người kia hơn, và để họ giữ luôn là cách giảm tải tự nhiên cho những tuần mình còn yếu sức.
Chuẩn bị trước kỳ nghỉ để đống tồn nhỏ hơn
Đống tồn lớn hay nhỏ phụ thuộc phần lớn vào những gì bạn làm trước khi đi. Với kỳ nghỉ đã biết trước (Tết, nghỉ phép), vài việc dưới đây làm đống tồn nhỏ đi rõ:
- Báo trước cho người hay làm việc với mình: nghỉ từ ngày nào đến ngày nào, việc gì cần trước khi đi thì gửi trước hạn nào.
- Chỉ định người xử lý thay cho từng loại việc, và nói rõ trong tin trả lời tự động.
- Đóng hoặc bàn giao việc dở: mỗi việc dở ghi một dòng đang ở đâu, bước tiếp theo là gì.
- Đặt lịch ngày đầu quay lại trống: không xếp họp, không hẹn giao việc vào ngày đầu, để có chỗ cho 90 phút phân loại.
- Ghi lại việc mình định làm ngay khi về: một dòng trên đầu danh sách, để không bị đống tồn cuốn đi mất.
Nếu kỳ nghỉ là Tết, lưu ý nhiều đối tác cũng nghỉ và quay lại không cùng ngày. Một số việc tồn chưa xử lý được trong tuần đầu vì phía bên kia chưa đi làm — ghi chúng vào nhóm "chờ người khác" và đặt ngày hỏi lại, thay vì để chúng nằm trong đống tồn gây cảm giác chưa xong.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đọc thư công việc trong kỳ nghỉ để đỡ dồn?
Tuỳ người và tính chất việc. Lướt nhanh một lần ở ngày cuối kỳ nghỉ để phân loại trước có thể giúp ngày đầu đỡ nặng. Đọc và trả lời liên tục trong kỳ nghỉ thường làm bạn không nghỉ được mà đống tồn cũng không giảm nhiều.
Tin nhắn trong nhóm chat quá nhiều, đọc hết có cần không?
Không cần. Đọc tin được nhắc tên mình, tin ghim và vài tin cuối của mỗi nhóm. Nếu có quyết định quan trọng, thường sẽ có người tóm tắt. Hỏi một đồng nghiệp "trong lúc mình vắng có gì quan trọng" nhanh hơn đọc lại hàng trăm tin.
Ngày đầu có cuộc họp đầu năm, không có 90 phút phân loại thì sao?
Dành 30 phút trước họp để lướt và đánh dấu những việc gấp thật, rồi làm phần phân loại còn lại ngay sau họp. Trong họp, tránh nhận cam kết hạn gần cho đến khi biết đống tồn lớn đến đâu.
Người đang chờ phàn nàn vì trả lời chậm thì sao?
Tin báo thời hạn ở 90 phút đầu thường đủ giải toả. Nếu họ thật sự bị chặn và hậu quả lớn, chuyển việc đó lên nhóm gấp thật. Nếu không, giữ thời hạn đã báo và làm đúng hạn đó.
Làm sao biết đống tồn đã về mức bình thường?
Khi bạn có thể xử lý việc mới đến trong ngày hoặc trong thời hạn quen thuộc, và danh sách việc của mình không còn mục nào có từ trước kỳ nghỉ mà chưa được xếp lịch. Thường mất từ ba ngày đến hai tuần tuỳ độ dài kỳ nghỉ.
Đống tồn của nhóm, không phải của riêng mình thì xử lý thế nào?
Làm 90 phút phân loại chung với các thành viên, mỗi người mang danh sách của mình. Gộp lại, xác định việc gấp thật của cả nhóm, chia người, và báo cho bên ngoài một đầu mối chung thay vì mỗi người trả lời một kiểu.