Kế hoạch B tốt cho một việc quan trọng gồm ba phần: chọn đúng hai ba điểm dễ hỏng nhất (không phải mọi điểm), viết ngưỡng kích hoạt bằng điều kiện quan sát được (ví dụ "đến 10 giờ sáng thứ Sáu chưa có hàng"), và ghi tên người được quyền quyết chuyển sang phương án B. Thiếu ngưỡng, người ta chờ quá lâu với hy vọng kế hoạch A sẽ ổn. Thiếu người quyết, đến lúc cần chuyển thì cả nhóm còn đang bàn.
Bài này đi qua cách chọn điểm cần dự phòng, cách viết ngưỡng, những thứ phải chuẩn bị sẵn để phương án B dùng được ngay, và cách giữ kế hoạch B gọn. Ví dụ là ví dụ giả định, dùng được cho việc của cửa hàng, nhóm nhỏ và gia đình.
Vì sao "có phương án dự phòng" thường không dùng được
Hầu như ai cũng nói mình có phương án dự phòng. Nhưng khi hỏi cụ thể, phương án thường chỉ là một ý trong đầu: "nếu thợ không đến thì gọi người khác", "nếu mưa thì dời vào trong". Đến lúc thợ không đến thật, mới phát hiện không có số của người khác, hoặc người khác cũng kín lịch; đến lúc mưa thật, không gian trong nhà không đủ chỗ cho số khách đã mời.
Phương án dự phòng chỉ là ý tưởng cho đến khi có ba thứ: điều kiện để bật nó, người quyết bật, và những gì đã chuẩn bị sẵn để bật được ngay. Thiếu điều kiện, người ta rơi vào bẫy chờ thêm một chút — cái bẫy mà ai từng tổ chức việc ngoài trời đều biết: cứ nghĩ trời sắp tạnh cho đến khi đã quá muộn để dời. Thiếu người quyết, nhóm tốn những phút quý nhất để hỏi nhau. Thiếu chuẩn bị, phương án B tốn thời gian dựng gần bằng làm lại từ đầu.
Một nhận xét khác: người ta hay dự phòng cho những rủi ro dễ hình dung nhất (mưa, kẹt xe) mà bỏ qua những rủi ro ít kịch tính nhưng hay xảy ra hơn (người chủ chốt ốm, tài liệu chưa duyệt kịp, thiết bị không tương thích). Chọn điểm dự phòng nên dựa vào khả năng xảy ra và hậu quả, không dựa vào điều gì dễ nghĩ ra. Nếu nhóm đã họp tiền nghiệm trước đó, danh sách lý do thất bại được chọn ra từ buổi họp chính là nguồn tốt nhất để chọn điểm cần kế hoạch B.
Bước 1: chọn hai ba điểm dễ hỏng nhất
Liệt kê các bước của việc theo thứ tự, rồi với mỗi bước hỏi hai câu: nếu bước này hỏng thì cả việc có hỏng không, và nó có hay hỏng không. Chỉ giữ những bước trả lời "có" cho cả hai. Ví dụ giả định: anh Bình ở Khánh Hoà tổ chức lễ mừng thọ cho cha tại nhà hàng, khoảng 80 khách, có người già từ quê vào.
| Bước | Hỏng thì cả việc hỏng? | Có hay hỏng? | Cần kế hoạch B? |
|---|---|---|---|
| Đặt nhà hàng, chốt thực đơn | Có | Ít, đã đặt cọc và có xác nhận | Không — theo dõi xác nhận là đủ |
| Đưa ông bà, cô chú từ quê vào | Có, nhân vật chính không đến | Có, xe khách hay trễ, người già hay mệt | Có |
| In thiệp, mời khách | Không, khách đến muộn vài người không sao | Thỉnh thoảng | Không |
| Âm thanh, máy chiếu ảnh kỷ niệm | Không hẳn, nhưng là phần cha mong nhất | Có, thiết bị nhà hàng hay trục trặc | Có |
| Người dẫn chương trình | Không, nhưng ảnh hưởng không khí | Ít | Có người dự phòng trong nhà, không cần kế hoạch riêng |
Từ năm bước, anh Bình chỉ cần kế hoạch B cho hai. Ba bước còn lại dùng cách đơn giản hơn: theo dõi xác nhận, hoặc chấp nhận. Kế hoạch B cho mọi thứ không phải là cẩn thận, mà là làm loãng sự chú ý khỏi đúng chỗ cần chú ý.
Bước 2: viết ngưỡng kích hoạt bằng điều kiện quan sát được
Ngưỡng là câu trả lời cho câu hỏi "khi nào thì bỏ kế hoạch A?". Ngưỡng tốt phải quan sát được và có mốc thời gian, để ai nhìn vào cũng biết đã chạm hay chưa. "Nếu xe đến muộn quá" không phải ngưỡng. "Nếu đến 7 giờ sáng ngày lễ, xe chở ông bà chưa qua đèo" là ngưỡng.
Cách đặt ngưỡng: tính ngược từ thời điểm kế hoạch B cần bắt đầu để còn kịp. Nếu phương án B (thuê xe riêng đi đón) cần ba giờ để đến nơi, và lễ bắt đầu lúc 11 giờ, thì ngưỡng phải ở khoảng 7 giờ, không phải 10 giờ. Ngưỡng đặt muộn hơn thời điểm B còn kịp chạy thì vô dụng.
Đây là chỗ khái niệm "nếu – thì" (implementation intentions) mà Peter Gollwitzer mô tả năm 1999 tỏ ra hữu ích: khi tình huống và hành động được gắn với nhau từ trước bằng một câu "nếu X thì làm Y", người ta phản ứng nhanh hơn khi X xảy ra, thay vì phải nghĩ lại từ đầu. Kế hoạch B về bản chất là một tập câu nếu – thì cho vài điểm then chốt.
Với việc kéo dài, nên có hai mức: ngưỡng cảnh báo (bắt đầu chuẩn bị B, chưa bỏ A) và ngưỡng chuyển (bỏ A, chạy B). Ví dụ: 6 giờ chưa gọi được cho tài xế thì gọi trước cho xe dự phòng giữ chỗ; 7 giờ chưa qua đèo thì cho xe dự phòng chạy. Hai mức giúp tránh chuyển quá sớm mà cũng không chuyển quá muộn.
Bước 3: ghi tên người quyết và quyền của họ
Một người, không phải "cả nhà" hay "cả nhóm". Trong lúc có sự cố, việc hỏi ý kiến mọi người tốn thời gian và thường dẫn đến trì hoãn. Ghi tên một người được quyền quyết chuyển sang kế hoạch B khi chạm ngưỡng, và một người thay khi người đó không liên lạc được.
Người quyết nên là người có thông tin sớm nhất. Ở lễ mừng thọ, người quyết việc xe nên là người đang liên lạc trực tiếp với tài xế, không phải anh Bình đang bận đón khách ở nhà hàng.
Ghi rõ quyền chi tiêu đi kèm. Nếu kế hoạch B tốn tiền (thuê xe khác, thuê thiết bị), người quyết cần biết họ được chi đến mức nào mà không phải hỏi lại.
Người quyết cần có đủ thông tin trong tay. Đưa cho họ tờ kế hoạch B, số liên hệ dự phòng, và quyền dùng những thứ đã chuẩn bị sẵn. Một người được giao quyết nhưng phải gọi anh Bình để xin số nhà xe dự phòng thì thực chất vẫn là anh Bình quyết, chỉ chậm hơn vài phút.
Người quyết chuyển không cần chờ ai đồng ý. Thoả thuận trước rằng khi đã chạm ngưỡng, quyết định chuyển của người được giao là quyết định cuối cùng. Bàn lại sau, không bàn trong lúc đang chạy.
Bước 4: chuẩn bị sẵn để phương án B chạy ngay
Phương án B chỉ có giá trị khi khởi động được trong vài phút. Với mỗi điểm đã chọn, chuẩn bị:
- Liên hệ đã xác nhận: không chỉ có số điện thoại, mà đã gọi trước để hỏi họ có rảnh vào ngày đó không, giá thế nào. Với xe dự phòng của anh Bình, đã có một nhà xe xác nhận có thể nhận chuyến trong buổi sáng ngày lễ nếu được báo trước hai giờ.
- Vật dụng cần thiết đặt sẵn chỗ: bản sao ảnh kỷ niệm trong một thiết bị khác, một chiếc loa nhỏ dự phòng mang theo trong xe.
- Thông tin người khác cần biết: nếu xe dự phòng đi đón, ông bà cần biết đổi xe, ai sẽ gọi báo, đón ở đâu.
- Một tờ giấy hoặc tin nhắn ghim: ghi các ngưỡng, người quyết, liên hệ dự phòng, để ai trong nhóm cũng xem được mà không phải hỏi.
Có một kiểm tra đơn giản: đưa tờ kế hoạch B cho một người chưa tham gia lên kế hoạch, hỏi họ "nếu bây giờ chạm ngưỡng, bạn làm gì đầu tiên?". Nếu họ trả lời được trong một phút, kế hoạch B đã đủ cụ thể.
Ví dụ giả định: tờ kế hoạch B của lễ mừng thọ
Ghép các bước lại, tờ kế hoạch B của anh Bình gọn trong một bảng, được ghim trong nhóm tin nhắn của gia đình từ một tuần trước ngày lễ. Mỗi điểm dễ hỏng chỉ có năm ô.
| Điểm dễ hỏng | Ngưỡng cảnh báo | Ngưỡng chuyển | Người quyết (người thay) | Việc đầu tiên khi chuyển |
|---|---|---|---|---|
| Xe đưa ông bà từ quê vào | 6:00 chưa liên lạc được tài xế | 7:00 xe chưa qua đèo | Chú Hải đi cùng xe (anh Bình) | Gọi nhà xe dự phòng đã xác nhận, báo điểm đón |
| Ông bà mệt giữa đường | Ông bà báo mệt, chưa cần dừng | Cần dừng nghỉ quá 30 phút | Chú Hải (cô Lan) | Báo nhà hàng lùi giờ khai tiệc, người dẫn chương trình đổi thứ tự |
| Máy chiếu, âm thanh nhà hàng | Thử lúc 9:00 có lỗi | 10:30 vẫn chưa chạy | Em Tú (anh Bình) | Dùng loa nhỏ và màn hình mang theo, chiếu từ thiết bị dự phòng |
Chú ý cột người quyết: không ai trong ba người là anh Bình — người tổ chức chính, bận đón khách. Người quyết là người đang ở đúng chỗ có thông tin sớm nhất. Anh Bình chỉ là người thay, khi người chính không liên lạc được.
Ô "việc đầu tiên khi chuyển" chỉ ghi một hành động. Những bước sau đó người quyết tự xử lý; điều cần là khởi động được ngay trong phút đầu, không phải một kịch bản đầy đủ.
Giữ kế hoạch B gọn và cập nhật
Kế hoạch B dài hai trang thường không ai đọc lúc cần. Với mỗi điểm dễ hỏng, ba dòng là đủ: ngưỡng, người quyết, việc làm đầu tiên khi chuyển. Cộng lại cả kế hoạch B nên vừa một tờ, hoặc một tin nhắn ghim trong nhóm.
Với việc kéo dài nhiều tuần, kế hoạch B cũng cần cập nhật: có điểm dễ hỏng đã qua (nhà hàng đã xác nhận lần cuối), có điểm mới xuất hiện (thời tiết xấu được dự báo). Mỗi buổi rà tiến độ, dành hai phút xem lại tờ kế hoạch B: còn đúng không, liên hệ dự phòng còn rảnh không.
Sau khi việc xong, dù kế hoạch B có được dùng hay không, ghi lại một dòng: ngưỡng đặt có hợp lý không, nếu đã chuyển thì chuyển đúng lúc chưa. Những dòng này giúp lần sau đặt ngưỡng sát hơn. Ở lễ mừng thọ, xe ông bà trễ bốn mươi phút nhưng chưa chạm ngưỡng; xe dự phòng không phải dùng, nhưng việc gọi trước để giữ chỗ giúp cả nhà yên tâm suốt buổi sáng — và lần sau anh Bình biết cung đường đó cần đặt xe sớm hơn một tiếng.
Câu hỏi thường gặp
Có cần kế hoạch B cho mọi việc không?
Không. Chỉ cho những việc có hậu quả lớn nếu hỏng, và chỉ cho hai ba điểm dễ hỏng nhất trong việc đó. Với việc nhỏ hoặc dễ làm lại, chấp nhận rủi ro thường hợp lý hơn tốn công chuẩn bị.
Kế hoạch B khác kế hoạch dự phòng của doanh nghiệp thế nào?
Về nguyên lý giống nhau: điều kiện kích hoạt, người quyết, nguồn lực chuẩn bị sẵn. Kế hoạch dự phòng doanh nghiệp thường rộng hơn, có diễn tập và tài liệu chính thức. Kế hoạch B cho việc nhỏ chỉ cần một tờ giấy và vài cuộc gọi xác nhận trước.
Nếu chưa chạm ngưỡng mà linh cảm thấy nên chuyển thì sao?
Người quyết được chuyển sớm nếu có thông tin mới cho thấy kế hoạch A chắc chắn hỏng, ví dụ tài xế báo xe hỏng giữa đường. Ngưỡng là mức muộn nhất, không phải mức duy nhất. Điều cần tránh là chuyển chỉ vì lo lắng chung chung.
Kế hoạch B tốn tiền giữ chỗ trước có đáng không?
Tính hậu quả nếu A hỏng mà không có B, so với khoản chi giữ chỗ. Với việc một lần trong đời như lễ cưới, lễ mừng thọ, khoản giữ chỗ thường nhỏ so với hậu quả. Với việc lặp lại thường xuyên, có thể chấp nhận rủi ro hơn.
Có nên nói kế hoạch B cho tất cả mọi người không?
Những người có vai trong kế hoạch B cần biết rõ phần của họ. Người khác chỉ cần biết có phương án dự phòng và ai là người quyết. Nói quá rộng đôi khi làm người ta lo không cần thiết, hoặc tưởng kế hoạch A thế nào cũng hỏng.
Kế hoạch B có cần kế hoạch C không?
Hiếm khi cần với việc nhỏ. Nếu điểm dễ hỏng có hậu quả rất nặng và phương án B cũng có thể hỏng, cân nhắc thêm một liên hệ dự phòng thứ hai, nhưng giữ cùng ngưỡng và cùng người quyết. Đừng để kế hoạch dự phòng phức tạp hơn kế hoạch chính.