Phương pháp Ivy Lee gồm năm bước: cuối mỗi ngày, viết ra sáu việc quan trọng nhất cho ngày mai; xếp chúng theo thứ tự quan trọng; sáng hôm sau làm việc số một cho tới khi xong rồi mới sang việc số hai; việc chưa xong chuyển sang danh sách hôm sau; lặp lại mỗi ngày. Không có gì thêm, và chính sự đơn giản ấy là lý do phương pháp này sống sót hơn một trăm năm.
Cách làm buộc bạn chọn và xếp thứ tự khi đầu óc còn tỉnh, giới hạn số việc để không tự lừa mình, và làm từng việc một thay vì nhảy qua lại. Bài này kể lại câu chuyện gốc và phần nào kiểm chứng được, các bước, lý do nó có tác dụng, cách xếp thứ tự khi mọi việc đều có vẻ quan trọng, những tình huống nó không hợp, các biến thể cho người làm ca, chủ tiệm, người nội trợ, và ví dụ giả định một tuần áp dụng.
Câu chuyện gốc và những gì kiểm chứng được
Ivy Lee là một nhà tư vấn người Mỹ, thường được coi là một trong những người đặt nền cho nghề quan hệ công chúng hiện đại vào đầu thế kỷ 20. Câu chuyện gắn với tên ông được kể lại nhiều lần: Charles M. Schwab, chủ tịch công ty thép Bethlehem Steel, muốn tìm cách làm cho các quản lý của mình làm việc hiệu quả hơn. Lee đưa ra phương pháp sáu việc, đề nghị Schwab cứ dùng thử trong ba tháng rồi trả bao nhiêu tuỳ thấy đáng.
Phần kết của câu chuyện — Schwab gửi một tấm séc với số tiền rất lớn so với thời đó — thường được kể như một giai thoại. Con số và chi tiết khác nhau giữa các nguồn, và khó kiểm chứng bằng tư liệu gốc. Vì vậy nên coi phần này là giai thoại minh hoạ, không phải bằng chứng cho hiệu quả của phương pháp.
Điều kiểm chứng được là bản thân phương pháp đã được ghi lại và lưu truyền rộng rãi, và nó không dựa trên nghiên cứu khoa học nào cả. Giá trị của nó nằm ở chỗ nó gói gọn vài nguyên tắc hợp lý — chọn ít việc, xếp thứ tự, làm lần lượt — thành một thói quen đủ đơn giản để làm mỗi ngày mà không cần công cụ gì ngoài giấy bút. Phần dưới đây xét từng nguyên tắc đó và giới hạn của chúng.
Năm bước của phương pháp
Chỉ cần một tờ giấy nhỏ hoặc một trang sổ. Mất khoảng mười phút mỗi tối.
- Cuối ngày làm việc, viết ra sáu việc quan trọng nhất cho ngày mai. Không nhiều hơn. Nếu nghĩ ra việc thứ bảy, bạn phải chọn bỏ một việc.
- Xếp sáu việc theo thứ tự quan trọng thật. Đánh số từ một đến sáu. Không có hai việc cùng số.
- Sáng hôm sau, bắt đầu với việc số một và làm tới khi xong. Không mở việc số hai khi việc số một còn dở, trừ khi việc số một phải chờ người khác.
- Làm lần lượt các việc còn lại. Cuối ngày, việc nào chưa xong thì chuyển sang danh sách sáu việc của ngày mai, cân nhắc lại thứ tự cùng các việc mới.
- Lặp lại mỗi ngày làm việc. Phương pháp cho tác dụng nhờ được làm đều, không nhờ một lần làm hoàn hảo.
Ở bước 3 có một điểm hay bị hiểu sai: "làm tới khi xong" áp dụng cho việc có thể xong trong ngày. Với việc lớn kéo dài nhiều ngày, hãy ghi phần của ngày mai — ví dụ "viết xong phần mở đầu của bản đề xuất" — thay vì ghi cả việc lớn, vì một dòng không bao giờ gạch được sẽ làm cả danh sách mất ý nghĩa.
Vì sao cách làm thô sơ này có tác dụng
Chọn việc khi không bị áp lực. Buổi tối, khi ngày đã qua, bạn nhìn rõ hơn việc nào thật sự quan trọng. Sáng hôm sau, khi tin nhắn và yêu cầu bắt đầu đến, quyết định đã có sẵn, bạn chỉ việc làm. Nếu để sáng mới chọn, việc gấp của người khác dễ chiếm chỗ việc quan trọng của mình.
Con số sáu buộc phải cắt. Một danh sách không giới hạn có thể chứa mọi thứ, nên không buộc bạn quyết gì. Sáu là đủ nhiều để có nội dung và đủ ít để phải loại. Bản thân con số không có gì thần kỳ; năm hay bảy cũng được, miễn có giới hạn.
Xếp thứ tự buộc phải so sánh. Gắn nhãn "quan trọng" cho cả sáu việc là dễ. Đánh số từ một đến sáu buộc bạn so từng cặp và quyết cái nào hơn. Quyết định này khó chịu nhưng chính là phần giá trị nhất.
Làm từng việc một. Không nhảy qua lại giữa các việc giúp giảm thời gian khởi động lại mỗi lần đổi việc, và giúp việc số một — việc quan trọng nhất — chắc chắn được làm.
Việc dở không bị mất. Chuyển sang ngày mai thay vì bỏ quên, nhưng phải cạnh tranh lại với việc mới. Việc nào bị chuyển nhiều ngày liền là tín hiệu cần xem lại: nó có thật quan trọng không, hay cần chia nhỏ hơn.
Khi việc nào cũng có vẻ quan trọng: xếp bằng so sánh từng cặp
Bước xếp thứ tự là chỗ nhiều người dừng lại. Sáu việc đều cần làm, đều có người chờ, đều có lý do. Một cách giúp quyết là so sánh từng cặp thay vì nhìn cả sáu cùng lúc. Lấy việc A và việc B, hỏi: "nếu ngày mai chỉ làm được một trong hai, mình chọn cái nào?" Việc được chọn nhận một điểm. Làm như vậy cho mọi cặp — với sáu việc là mười lăm cặp, mất chừng năm phút. Việc nhiều điểm nhất đứng đầu.
Khi so từng cặp, dùng các câu hỏi phụ để quyết nhanh: việc nào có thiệt hại nếu không làm hôm nay? việc nào mở đường cho việc khác? việc nào chỉ mình làm được? việc nào có người đang chờ để làm phần của họ? Thường một trong các câu này sẽ nghiêng hẳn về một bên.
Nếu sau khi so mà hai việc vẫn ngang điểm, chọn việc khó hơn hoặc việc bạn ngại hơn làm trước. Lý do đơn giản: buổi sáng thường là lúc bạn còn sức và ít bị cắt ngang nhất; để việc khó tới chiều là dễ để nó trôi sang ngày mai. Ma trận khẩn cấp – quan trọng cũng giúp lọc thô trước khi so cặp, nhưng không thay thế được bước đánh số, vì trong cùng một ô vẫn phải có việc đứng trước.
Giới hạn: khi nào sáu việc không hợp
Công việc chủ yếu là phản ứng. Người đứng quầy bán hàng, người trực tổng đài, người chăm con nhỏ ở nhà: phần lớn ngày do người khác quyết. Sáu việc có thể chỉ còn hai ba việc cho khoảng thời gian tự chủ ít ỏi, và như vậy cũng là đúng.
Ngày bị chia nhỏ bởi lịch họp. Nếu sáu tiếng trong ngày đã kín họp, danh sách sáu việc sẽ không bao giờ xong. Cần đặt danh sách cạnh lịch thật và giảm số việc cho khớp khoảng trống.
Việc rất lớn kéo dài nhiều tuần. Phương pháp không giúp lập kế hoạch cho dự án; nó chỉ giúp chọn phần làm trong ngày. Một dự án lớn cần kế hoạch riêng, rồi mỗi ngày mới lấy ra phần của ngày đó.
Việc lặt vặt nhiều mà nhỏ. Trả lời tin nhắn, ký giấy, gọi điện ngắn không nên chiếm chỗ trong sáu việc. Gom chúng thành một dòng "xử lý việc lặt vặt trong một giờ" hoặc để ngoài danh sách.
Khi danh sách thành nghi lễ. Viết sáu việc mỗi tối nhưng sáng hôm sau không nhìn tới thì phương pháp không còn tác dụng. Dấu hiệu là việc số một bị chuyển sang ngày hôm sau nhiều lần liên tiếp mà không ai hỏi vì sao.
Biến thể cho người làm ca, chủ tiệm, người nội trợ
Giữ tinh thần — chọn ít, xếp thứ tự, làm lần lượt — nhưng chỉnh số việc và thời điểm cho hợp với nhịp ngày thật.
| Kiểu ngày | Điều chỉnh | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Người làm ca | Viết danh sách trước ca hoặc cuối ca, chỉ cho phần thời gian ngoài ca | Ba việc cho buổi sáng trước ca chiều: đi ngân hàng, gọi sửa máy giặt, ôn bài lớp học thêm |
| Chủ tiệm đứng bán | Chọn việc cho khung giờ vắng khách, tách khỏi việc bán hàng | Bốn việc cho khung 14–16 giờ: kiểm kho đồ uống, gọi nhà cung cấp, chỉnh bảng ca tuần sau, trả lời đánh giá |
| Người nội trợ có con nhỏ | Ít việc hơn, chia theo khung giờ con ngủ | Hai việc lúc con ngủ trưa, một việc buổi tối: nộp hồ sơ học cho con, đặt lịch khám, dọn tủ đồ |
| Người làm tự do | Giữ sáu việc, nhưng việc số một luôn là việc cho khách đang trả tiền | Việc số một: hoàn thành bản sửa cho khách A; sau đó mới tới việc tìm khách mới |
Với cả bốn kiểu, nguyên tắc chuyển việc chưa xong sang ngày sau và xếp lại thứ tự vẫn giữ nguyên. Điều thay đổi chỉ là con số và khung giờ, để danh sách khớp với thời gian thật thay vì thời gian mong muốn.
Ví dụ giả định: một tuần áp dụng và những gì phải sửa
Một người làm kế toán dịch vụ tự do ở Hà Nội (ví dụ giả định) thử phương pháp trong một tuần. Ngày đầu, anh viết sáu việc nhưng xếp việc dễ nhất lên đầu cho có cảm giác khởi động; đến chiều, việc khó nhất — đối chiếu sổ sách cho một khách — vẫn chưa được đụng tới. Ngày thứ hai, anh dùng so sánh từng cặp và việc đối chiếu sổ lên số một; xong trước trưa, cả buổi chiều nhẹ nhõm.
Ngày thứ ba, anh ghi "làm báo cáo quý cho khách B" — một việc cần ba ngày — và không gạch được. Từ đó anh sửa thành "xong phần doanh thu của báo cáo quý". Ngày thứ tư có hai cuộc gọi khách kéo dài, chỉ xong ba việc; ba việc còn lại chuyển sang hôm sau mà không cảm thấy thất bại, vì việc quan trọng nhất đã xong. Ngày thứ năm, anh nhận ra việc "cập nhật trang giới thiệu dịch vụ" đã bị chuyển bốn ngày liền, và quyết định chuyển nó ra khỏi danh sách hằng ngày, đưa vào danh sách việc cho buổi rà cuối tháng.
Sau một tuần, điều thay đổi lớn nhất không phải số việc làm được mà là việc khó nhất luôn được làm trước. Những gì cần sửa cũng rõ: ghi phần của ngày thay vì cả việc lớn, chừa chỗ cho cuộc gọi khách, và có chỗ riêng cho những việc không thuộc về một ngày cụ thể nào.
Câu hỏi thường gặp
Có nhất thiết phải là sáu việc không?
Không. Con số sáu đến từ câu chuyện gốc, không có cơ sở khoa học nào. Điều quan trọng là có giới hạn và giới hạn đó buộc bạn phải loại. Người có ít thời gian tự chủ có thể dùng ba việc; người có cả ngày tự chủ có thể dùng năm hay sáu. Thử một tuần rồi chỉnh.
Viết danh sách buổi tối hay sáng sớm tốt hơn?
Phương pháp gốc chọn buổi tối, vì quyết định được đưa ra khi ngày đã qua và đầu óc không bị cuốn vào việc mới. Nhiều người thấy buổi sáng sớm cũng được, miễn là trước khi mở tin nhắn và thư. Điều cần tránh là chọn việc sau khi đã bị yêu cầu của người khác kéo đi.
Phương pháp Ivy Lee khác danh sách việc thông thường thế nào?
Danh sách việc thông thường không giới hạn và không bắt xếp thứ tự, nên dễ dài ra và dễ làm việc dễ trước. Phương pháp này thêm ba ràng buộc: giới hạn số việc, đánh số thứ tự, và làm lần lượt. Chính ba ràng buộc đó là phần tạo ra khác biệt.
Việc số một bị kẹt vì chờ người khác thì sao?
Chuyển sang việc số hai, nhưng ghi rõ việc số một đang chờ ai và khi nào hỏi lại. Khi có phản hồi, quay lại việc số một. Nếu việc thường xuyên bị kẹt, khi lập danh sách tối hôm trước hãy kiểm xem nó có đủ điều kiện để làm chưa trước khi đặt nó lên đầu.
Phương pháp này có dùng cho nhóm được không?
Mỗi người có thể dùng cho mình, nhưng nhóm cần thêm một bước: thứ tự của từng người phải khớp với thứ tự của nhóm. Một buổi trao đổi ngắn cuối tuần về việc ưu tiên của nhóm giúp mỗi người chọn sáu việc của mình không lệch hướng nhau.
Làm sao biết phương pháp có hiệu quả với mình?
Sau hai tuần, xem lại các tờ danh sách: việc số một có được làm xong trong phần lớn các ngày không, có việc nào bị chuyển quá nhiều ngày không, và bạn có cảm thấy việc quan trọng tiến đều hơn trước không. Nếu việc số một hiếm khi xong, có lẽ cần giảm số việc hoặc chia việc nhỏ hơn.