Làm nhiều việc cùng lúc không giúp xong sớm hơn; nó làm mọi việc xong muộn hơn. Khi bạn xen kẽ năm việc, việc nào cũng phải chờ bốn việc kia chia thời gian, nên ngày hoàn thành của từng việc bị kéo lùi, chưa kể mỗi lần đổi việc lại mất thêm thời gian khởi động. Làm lần lượt, cùng tổng công sức, thì việc đầu xong sớm hẳn và trung bình các việc xong sớm hơn.
Đây không phải lời khuyên tinh thần mà là phép tính. Bài này đi qua một phép tính ba việc, định luật Little về thời gian chờ, bằng chứng về chi phí chuyển việc, những trường hợp làm song song là đúng, và cách đặt trần số việc đang dở cho chính mình — kèm ví dụ giả định của một người làm tự do có năm khách.
Phép tính ba việc: xen kẽ và lần lượt
Giả sử bạn có ba việc, mỗi việc cần đúng năm ngày công, và mỗi ngày chỉ làm được một ngày công. Tổng là mười lăm ngày, cách nào cũng vậy. Khác nhau ở chỗ từng việc xong vào ngày nào (ví dụ giả định, chưa tính chi phí chuyển việc).
| Cách làm | Việc A xong | Việc B xong | Việc C xong | Trung bình |
|---|---|---|---|---|
| Lần lượt: A rồi B rồi C | Ngày 5 | Ngày 10 | Ngày 15 | Ngày 10 |
| Xen kẽ mỗi ngày một việc | Ngày 13 | Ngày 14 | Ngày 15 | Ngày 14 |
| Xen kẽ, mỗi lần đổi việc mất thêm nửa giờ | Khoảng ngày 14 | Khoảng ngày 15 | Khoảng ngày 16 | Khoảng ngày 15 |
Làm xen kẽ không làm việc C xong muộn hơn, nhưng kéo A và B lùi lại gần hai tuần. Nếu A là đơn của một khách đang chờ, khách đó chờ 13 ngày thay vì 5 ngày mà chẳng ai được lợi gì. Dòng thứ ba cho thấy khi tính thêm thời gian nạp lại đầu óc mỗi lần đổi việc, tổng thời gian còn dài ra.
Phép tính này giải thích một cảm giác quen thuộc: làm suốt mà không có gì xong. Việc vẫn tiến, nhưng tiến đều nhau, nên phải tới rất muộn mới có việc đầu tiên chạm vạch đích.
Định luật Little: số việc đang dở quyết định thời gian chờ
Năm 1961, nhà nghiên cứu vận trù John Little chứng minh một quan hệ đơn giản cho mọi hệ thống có việc đi vào và đi ra ổn định: số việc trung bình nằm trong hệ thống bằng tốc độ hoàn thành nhân với thời gian trung bình mỗi việc nằm trong đó. Viết lại theo cách dùng được: thời gian một việc nằm chờ từ lúc bắt đầu đến lúc xong bằng số việc đang dở chia cho số việc xong mỗi tuần.
Ví dụ giả định: bạn xong trung bình hai việc mỗi tuần và đang có mười việc dở. Trung bình mỗi việc mất năm tuần từ lúc bắt tay đến lúc xong. Nếu chỉ giữ bốn việc dở và để sáu việc còn lại nằm ở hàng chờ chưa bắt đầu, việc đã bắt đầu sẽ xong trong khoảng hai tuần — với đúng tốc độ làm như cũ. Bạn không làm nhanh hơn; bạn chỉ thôi rải công sức mỏng ra.
Định luật có điều kiện: nó nói về trung bình dài hạn khi luồng việc tương đối ổn định, không dự báo chính xác một việc cụ thể. Nó cũng không nói hàng chờ biến mất; việc chưa bắt đầu vẫn phải chờ. Lợi ích nằm ở chỗ khác: việc đã bắt đầu xong sớm, khách nhận được hàng sớm, tiền về sớm, và bạn hứa ngày giao chính xác hơn vì nhìn rõ hàng chờ. Đây cũng là lý do các hệ thống sản xuất theo kiểu Toyota đặt giới hạn số hàng dở dang trên chuyền.
Cái giá của mỗi lần chuyển việc
Phép tính ở trên còn lạc quan vì giả định đổi việc không tốn gì. Thực tế mỗi lần quay lại một việc, bạn phải tìm lại tệp, nhớ lại mình đã dừng ở đâu, đọc lại tin nhắn cũ, dựng lại trong đầu bức tranh đang làm dở. Việc càng phức tạp, phần khởi động này càng dài.
Có một chi phí khó thấy hơn. Năm 2009, nhà nghiên cứu quản trị Sophie Leroy mô tả hiện tượng mà bà gọi là dư âm chú ý (attention residue): khi chuyển sang việc mới trong lúc việc cũ còn dang dở, một phần sự chú ý vẫn mắc lại ở việc cũ, và người ta làm việc mới kém hơn. Các thí nghiệm của bà cho thấy hiệu ứng rõ hơn khi việc trước bị bỏ ngang chứ không phải đã xong. Đây là nghiên cứu trong điều kiện thí nghiệm, nên không nên quy ra một con số phần trăm cho mọi người; nhưng hướng của nó khớp với trải nghiệm thường ngày.
Hai chi phí này cộng lại giải thích vì sao người làm xen kẽ thấy mệt hơn mà không làm được nhiều hơn. Cách giảm không phải là cố tập trung hơn mà là giảm số lần phải đổi: làm một việc đến điểm dừng tự nhiên rồi mới chuyển, gom việc nhỏ cùng loại làm một lượt, và trước khi buộc phải bỏ ngang thì ghi một dòng "đang ở đâu, bước tiếp theo là gì" để lúc quay lại khỏi phải dựng lại từ đầu.
Khi nào làm song song là đúng
Khi một việc đang phải chờ. Đợi khách phản hồi, đợi bột nở, đợi sơn khô, đợi hàng về. Thời gian chờ không cần bạn, nên dùng nó cho việc khác là hợp lý. Điều kiện là việc đang chờ phải được đánh dấu rõ là đang chờ ai, chờ gì, đến khi nào, để không lẫn với việc bị bỏ quên.
Khi việc rất nhỏ. Trả lời một tin nhắn hai phút, ký một tờ giấy. Chúng không đáng xếp hàng. Nhưng nên gom lại làm một lượt vào giờ cố định thay vì để chúng chen ngang việc chính suốt ngày.
Khi có nhiều người. Một nhóm năm người làm năm việc cùng lúc không phải là dàn trải, miễn mỗi người giữ một việc. Dàn trải là khi một người ôm năm việc, hoặc năm người cùng nhảy qua lại giữa năm việc.
Khi cần giữ một phương án dự phòng. Ví dụ vừa chuẩn bị nhà cung cấp chính vừa giữ liên lạc với nhà cung cấp thứ hai. Phần dự phòng nên giữ ở mức tối thiểu, không phát triển song song đầy đủ.
Khi hai việc khác hẳn loại sức. Việc tay chân nhẹ và việc cần suy nghĩ đôi khi xen được với nhau, như vừa gấp hàng vừa nghĩ cách viết mô tả. Nhưng hai việc cùng đòi suy nghĩ thì gần như luôn ăn vào nhau.
Đặt trần số việc đang dở cho chính mình
Trần số việc đang dở là con số tối đa những việc bạn cho phép mình đã bắt đầu mà chưa xong. Bảng cột với cột "Đang làm" là một cách hiển thị nó, nhưng không bắt buộc; một tờ giấy cũng đủ.
- Đếm số việc đang dở thật. Tính mọi việc đã đụng tay mà chưa xong, kể cả việc bạn tự nhủ "tuần sau làm tiếp". Con số thường cao hơn bạn nghĩ.
- Tách việc đang chờ người khác. Ghi riêng vào nhóm "chờ", kèm tên người và ngày hỏi lại. Nhóm này có trần riêng, vì chờ quá nhiều cũng là dấu hiệu hỏng.
- Chọn trần thấp hơn hiện tại. Nếu đang có tám việc dở, thử trần ba hoặc bốn. Người làm tự do thường hợp với hai đến ba dự án khách cùng lúc; chủ tiệm có thể dùng trần riêng cho việc cải tiến, tách khỏi việc vận hành hằng ngày.
- Đưa phần dư về hàng chờ chưa bắt đầu. Việc trong hàng chờ không bị bỏ; nó chỉ chưa được phép chiếm chỗ.
- Chỉ kéo việc mới khi một việc xong hoặc bị đóng. Đây là quy tắc cốt lõi; mọi thứ khác chỉ là cách ghi chép.
- Xem lại sau hai tuần. Nếu việc đã bắt đầu xong nhanh hơn rõ, giữ trần. Nếu thường xuyên ngồi không vì mọi việc đều đang chờ, nới trần thêm một.
Ví dụ giả định: người dựng video tự do có năm khách
Một người dựng video tự do ở Hà Nội nhận năm đơn, mỗi đơn cần khoảng bốn ngày công. Trước đây anh mở cả năm đơn cùng lúc để khách nào cũng "thấy đang làm". Bảng so sánh hai cách trong một tháng (ví dụ giả định):
| Tiêu chí | Mở cả năm đơn | Trần hai đơn đang làm |
|---|---|---|
| Hai đơn đầu tiên giao | Khoảng ngày 17–18 | Khoảng ngày 8 |
| Đơn cuối cùng giao | Khoảng ngày 22 | Khoảng ngày 21 |
| Số lần khách hỏi "tới đâu rồi" | Nhiều, vì không ai thấy kết quả | Ít, vì khách biết ngày bắt đầu của mình |
| Tiền thanh toán đợt cuối về | Dồn vào tuần thứ ba, thứ tư | Rải đều từ tuần đầu |
| Lỗi phải sửa do lẫn yêu cầu giữa các khách | Có vài lần | Hiếm |
Đơn cuối cùng xong gần như cùng lúc ở hai cách, vì tổng công sức không đổi. Khác biệt nằm ở bốn đơn còn lại: chúng xong sớm hơn nhiều, khách bớt sốt ruột, dòng tiền đều hơn. Điều kiện để cách thứ hai chạy là báo trước cho khách ngày bắt đầu thật, thay vì nhận đơn rồi im lặng.
Một chi tiết nhỏ nhưng đáng chú ý ở dòng cuối của bảng: khi mở năm đơn cùng lúc, yêu cầu của khách này dễ lẫn sang sản phẩm của khách kia — màu chữ, nhạc nền, thứ tự cảnh. Sửa những lỗi ấy tốn thêm thời gian và tốn cả uy tín. Làm lần lượt không loại hẳn lỗi, nhưng đầu óc chỉ phải giữ bối cảnh của hai khách thay vì năm.
Những phản đối hay gặp và cách trả lời
"Khách nào cũng muốn thấy mình đang được làm." Thứ khách cần thật ra là biết khi nào nhận được hàng. Một ngày bắt đầu rõ ràng kèm ngày giao đáng tin làm khách yên tâm hơn một tiến độ dàn đều mà không ai biết bao giờ xong.
"Đang làm thì bị kẹt, phải có việc khác để làm." Đúng, nên mới có nhóm "chờ" riêng. Khi một việc kẹt vì người khác, chuyển nó sang chờ và kéo việc kế tiếp. Trần chỉ giới hạn việc bạn đang chủ động làm.
"Cấp trên giao nhiều việc cùng lúc." Khi đó việc cần làm là xin thứ tự, không phải nhận cả năm rồi làm mỏng. Một câu "anh muốn em xong việc nào trước" thường giải quyết được nhiều hơn cố gắng làm hết.
"Làm một việc mãi thì chán." Đổi việc theo khối nửa ngày khác hẳn với đổi việc mỗi mười phút. Bạn vẫn có thể có hai việc trong ngày; điều cần tránh là để năm việc cùng nằm dở hàng tuần.
"Việc nào cũng gấp như nhau." Hiếm khi đúng nếu hỏi lại hạn thật của từng việc. Khi thật sự cùng gấp, làm lần lượt vẫn giúp ít nhất một việc kịp hạn, còn làm xen kẽ có thể khiến cả hai cùng trễ.
Câu hỏi thường gặp
Não người có làm được hai việc cùng lúc không?
Với những việc cùng đòi suy nghĩ có chủ đích, như viết và trả lời tin nhắn, phần lớn thứ ta gọi là làm cùng lúc thực chất là chuyển qua lại rất nhanh, và mỗi lần chuyển đều có hao hụt. Việc đã thành phản xạ, như đi bộ trong lúc nói chuyện, thì kết hợp được dễ hơn.
Định luật Little có áp dụng cho một người không, hay chỉ cho nhà máy?
Quan hệ giữa số việc dở, tốc độ hoàn thành và thời gian chờ đúng với bất kỳ hệ thống nào có việc vào và ra ổn định, kể cả danh sách việc của một người. Điều kiện là nhìn trung bình trong vài tuần, không dùng nó để dự báo chính xác ngày xong của một việc.
Trần việc đang dở bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung. Điểm xuất phát tốt là thấp hơn số việc dở hiện tại khoảng một nửa, rồi chỉnh sau hai tuần. Trần quá thấp làm bạn ngồi không khi việc kẹt; trần quá cao thì không khác gì không có trần.
Làm lần lượt có làm khách cuối hàng chờ khó chịu không?
Khách cuối hàng nhận hàng gần như cùng ngày với cách làm dàn đều, nên họ không thiệt. Điều khiến họ khó chịu là không biết khi nào đến lượt. Báo ngày bắt đầu và ngày giao ngay khi nhận đơn giải quyết phần lớn chuyện này.
Việc lặt vặt cả ngày thì xử lý thế nào?
Gom vào một hai khung giờ cố định, ví dụ cuối buổi sáng và cuối buổi chiều, và xử lý một lượt. Việc lặt vặt không nên được tính vào trần việc đang dở, nhưng cũng không nên được phép chen ngang việc chính bất cứ lúc nào.
Đang làm dở mà có việc khẩn thì sao?
Trước khi chuyển, dành một phút ghi chỗ đang dừng và bước tiếp theo của việc cũ. Ghi chú này giảm thời gian khởi động khi quay lại và giúp đầu óc bớt vướng vào việc dở. Sau đó xử lý việc khẩn rồi quay lại đúng việc cũ, không mở thêm việc thứ ba.