Nguyên tắc 80/20 nói rằng trong nhiều tình huống, một phần nhỏ nguyên nhân tạo ra phần lớn kết quả: một số ít mặt hàng làm nên phần lớn doanh thu, một số ít khách gây ra phần lớn phàn nàn, một số ít việc tạo ra phần lớn giá trị. Con số 80 và 20 chỉ là hình ảnh; tỉ lệ thật có thể là 70/30 hay 90/10, và hai số không cần cộng lại thành 100.
Dùng đúng, nguyên tắc này giúp chọn việc: tìm ra số ít đáng dồn sức và số nhiều có thể làm nhẹ đi. Dùng sai, nó thành cái cớ để bỏ những thứ đang âm thầm giữ cho mọi thứ chạy. Bài này kể ngắn nguồn gốc, hướng dẫn tự đếm bằng số liệu của bạn, ví dụ giả định một tiệm tạp hoá, năm cái bẫy hay gặp, và cách biến con số thành quyết định cắt việc.
Nguồn gốc: từ Pareto đến Juran
Cuối thế kỷ 19, nhà kinh tế học Vilfredo Pareto ghi nhận rằng ở Ý, phần lớn đất đai và của cải nằm trong tay một phần nhỏ dân số. Ông quan tâm tới phân phối của cải, không viết gì về cách chọn việc hay quản lý thời gian.
Ý tưởng được chuyển sang quản lý nhờ Joseph Juran, chuyên gia quản lý chất lượng người Mỹ, vào giữa thế kỷ 20. Juran thấy trong sản xuất, phần lớn lỗi thường đến từ một số ít nguyên nhân, và ông gọi đó là phân biệt "số ít quan trọng" với "số nhiều tầm thường" (về sau ông sửa thành "số nhiều hữu ích" vì phần đông đó không hề vô dụng). Chính Juran gắn tên Pareto vào nguyên tắc này. Biểu đồ Pareto trong bộ công cụ chất lượng là một hình thức trình bày của nó.
Điều cần giữ từ lịch sử này: đây là một quan sát thực nghiệm hay đúng, không phải định luật tự nhiên. Không có gì bảo đảm dữ liệu của bạn sẽ ra đúng 80/20, và cũng có trường hợp phân bố khá đều, khi đó nguyên tắc không giúp được gì. Vì thế việc đầu tiên luôn là đếm, không phải giả định.
Tự đếm bằng số liệu của bạn
Bạn chỉ cần dữ liệu của ba tháng gần nhất và một bảng tính. Ví dụ dưới đây dùng doanh thu theo mặt hàng; làm tương tự với giờ làm theo khách, phàn nàn theo loại, đơn hàng theo kênh.
- Chọn câu hỏi. "Mặt hàng nào làm nên phần lớn lãi gộp?" hay "khách nào chiếm phần lớn thời gian của mình?" Mỗi lần chỉ một câu hỏi.
- Lấy số liệu. Xuất từ phần mềm bán hàng, chép từ sổ, hoặc ghi tay trong hai tuần nếu chưa có gì. Số liệu thô có sai số vẫn hơn không có.
- Xếp từ lớn đến nhỏ. Mỗi dòng một mặt hàng (hoặc một khách, một loại việc) với con số tương ứng.
- Tính tỉ lệ cộng dồn. Cột bên cạnh ghi phần trăm cộng dồn của tổng. Dòng nào chạm mốc khoảng 80% thì dừng lại đếm số dòng phía trên.
- So số dòng với tổng số dòng. Nếu 12 trên 60 mặt hàng làm nên 80% lãi gộp, bạn có một phân bố lệch rõ. Nếu cần 45 trên 60 mặt hàng mới tới 80%, phân bố khá đều và nguyên tắc này không phải công cụ phù hợp.
- Đếm thêm một chiều khác. Mặt hàng bán chạy có phải cũng tốn nhiều công nhất? Khách mang nhiều tiền nhất có phải cũng đòi hỏi nhiều nhất? Quyết định tốt cần cả hai chiều.
Ví dụ giả định: tiệm tạp hoá đếm theo nhóm hàng
Một tiệm tạp hoá ở Nghệ An (ví dụ giả định) chia 300 mã hàng thành 10 nhóm và đếm ba tháng. Số dưới đây là tỉ lệ, không phải doanh thu thật.
| Nhóm hàng | Phần trăm lãi gộp | Cộng dồn | Phần trăm thời gian sắp xếp, nhập hàng |
|---|---|---|---|
| Đồ uống đóng chai | 28% | 28% | 15% |
| Gạo, dầu ăn, gia vị | 22% | 50% | 10% |
| Mì, đồ khô | 16% | 66% | 8% |
| Đồ dùng vệ sinh | 12% | 78% | 12% |
| Bánh kẹo | 8% | 86% | 20% |
| Văn phòng phẩm | 4% | 90% | 15% |
| Năm nhóm còn lại | 10% | 100% | 20% |
Bốn nhóm đầu làm nên gần 80% lãi gộp mà chỉ chiếm khoảng 45% thời gian sắp xếp, nhập hàng. Bánh kẹo và văn phòng phẩm thì ngược lại: chiếm hơn một phần ba thời gian mà chỉ đóng góp 12%.
Kết luận vội sẽ là bỏ bánh kẹo. Kết luận cẩn thận hơn là hỏi thêm: bánh kẹo có kéo trẻ con và phụ huynh vào tiệm rồi mua thêm thứ khác không? Nếu có, nên giữ nhưng thu gọn số mã và gộp ngày nhập. Văn phòng phẩm mùa khai giảng có thể đáng giữ, còn ngoài mùa thì cắt bớt mã.
Dùng đúng: những chỗ 80/20 giúp chọn việc
Tìm nguồn phàn nàn lặp lại. Đếm phàn nàn của khách theo loại trong một tháng. Thường vài loại chiếm phần lớn, như giao trễ hoặc sai món. Sửa đúng vài loại đó giảm phàn nàn nhiều hơn sửa đều mọi thứ.
Tìm việc ăn thời gian nhất. Ghi lại thời gian theo loại việc trong hai tuần. Nếu trả lời tin nhắn hỏi giá chiếm phần lớn buổi chiều, một bảng giá gửi sẵn hay một câu trả lời mẫu là việc có tác động lớn nhất bạn làm được.
Chọn phần cần làm kỹ trong một sản phẩm. Trong một bài thuyết trình, phần mở đầu và phần kết luận quyết định phần lớn ấn tượng. Trong một bản báo giá, dòng tổng và điều kiện thanh toán được đọc kỹ nhất. Dồn công vào đó trước.
Chăm đúng nhóm khách. Biết nhóm khách quay lại thường xuyên nhất giúp bạn ưu tiên giữ chất lượng cho họ, như giữ hàng cho đơn quen, nhắn trước khi hết món họ hay mua.
Chọn kỹ năng cần học. Trong một phần mềm có hàng trăm tính năng, bạn chỉ dùng hằng ngày vài chục. Học kỹ đúng vài chục đó trước, phần còn lại học khi cần.
Dọn kho và chỗ làm việc. Vài dụng cụ, vài mã hàng được lấy ra nhiều lần mỗi ngày. Đặt chúng ở chỗ gần tay nhất và để những thứ ít dùng lên cao hoặc vào trong. Thay đổi nhỏ này tiết kiệm nhiều bước đi hơn bất kỳ cách sắp xếp đẹp mắt nào.
Dùng sai: năm cái bẫy hay gặp
Bỏ hết phần "80% kém hiệu quả". Số nhiều có thể đang giữ vai trò không hiện trong con số: mặt hàng kéo khách vào tiệm, khách nhỏ hôm nay thành khách lớn năm sau, việc bảo trì giữ cho mọi thứ không hỏng. Cắt phần này phải từng bước và xem lại sau mỗi bước.
Lấy 80/20 làm cớ làm ẩu. "Hai mươi phần trăm công sức cho tám mươi phần trăm kết quả" không có nghĩa phần hoàn thiện là thừa. Với việc liên quan tới an toàn, tiền bạc của khách hay cam kết pháp lý, phần còn lại chính là phần bắt buộc.
Tin con số tròn mà không đếm. Nói "chắc 20% khách mang lại 80% doanh thu" rồi hành động theo đó là đoán, không phải phân tích. Phân bố thật có thể lệch hơn hoặc đều hơn nhiều.
Đếm sai thứ. Doanh thu không phải lãi. Khách mang doanh thu cao nhất có thể đòi giảm giá, đòi giao gấp và nợ lâu, nên phần đóng góp thật thấp hơn nhiều. Đếm theo thứ bạn thật sự muốn tối ưu.
Phân tích một lần rồi thôi. Phân bố đổi theo mùa và theo năm. Mặt hàng chủ lực mùa Tết khác mùa hè. Đếm lại mỗi quý hoặc mỗi mùa kinh doanh để không dựa vào bức tranh đã cũ.
Từ con số đến quyết định
Sau khi có hai chiều — đóng góp và công sức — xếp mỗi mặt hàng, khách hay loại việc vào một trong bốn ô dưới đây.
| Công sức thấp | Công sức cao | |
|---|---|---|
| Đóng góp cao | Giữ và bảo vệ: đừng để thiếu hàng, đừng để chất lượng tụt | Giữ nhưng tìm cách làm nhẹ: mẫu, quy trình, gom lô |
| Đóng góp thấp | Để yên, không đầu tư thêm, không cần cắt vội | Ứng viên để cắt, thu nhỏ hoặc tính lại giá; hỏi trước xem có vai trò ẩn không |
Ô dưới bên phải là nơi tìm thời gian lấy lại. Nhưng trước khi cắt, kiểm một câu: nếu bỏ hẳn, điều gì xấu có thể xảy ra mà con số không cho thấy? Nếu không nghĩ ra gì, cắt thử trong một tháng và theo dõi.
Ô trên bên phải thường bị bỏ quên: những thứ quan trọng mà tốn sức. Chúng không nên bị cắt, nhưng là chỗ đáng đầu tư để làm nhẹ đi, vì mỗi giờ tiết kiệm ở đây được nhân lên nhiều lần.
Áp vào ví dụ tiệm tạp hoá ở trên: đồ uống và gạo, dầu ăn rơi vào ô trên bên trái, việc cần làm là đừng để hết hàng. Bánh kẹo rơi vào ô dưới bên phải nhưng có vai trò kéo khách, nên quyết định hợp lý là giảm từ vài chục mã xuống những mã bán đều nhất và gộp ngày nhập về một lần mỗi tuần. Văn phòng phẩm cũng ở ô đó, nhưng có mùa; giữ đầy đủ vào tháng khai giảng và chỉ giữ vài mã thiết yếu trong phần còn lại của năm. Mỗi quyết định đều ghi ngày xem lại để biết cắt có đúng không.
Khi không có số liệu: ước lượng nhanh mà vẫn trung thực
Nhiều người làm tự do và hộ kinh doanh nhỏ không có sẵn số liệu sạch. Điều đó không ngăn bạn dùng nguyên tắc này, nhưng cần cẩn thận để không biến ấn tượng thành con số. Cách đơn giản là ghi tay trong hai tuần đúng thứ bạn muốn đo — mỗi lần bán đánh một vạch theo nhóm hàng, mỗi giờ làm ghi tên khách — rồi đếm. Hai tuần chưa đủ để kết luận chắc, nhưng đủ để thấy hình dạng: lệch mạnh, lệch vừa, hay khá đều.
Khi buộc phải ước lượng mà không ghi, hãy viết ra con số dự đoán trước rồi mới đi tìm bằng chứng. Ví dụ: "mình đoán ba khách quen chiếm khoảng một nửa doanh thu tháng". Sau đó lật lại sổ chuyển khoản hoặc hoá đơn của một tháng để kiểm. Viết dự đoán trước giúp bạn nhận ra khi trí nhớ đánh lừa mình — chúng ta thường nhớ rõ khách gây chuyện và quên khách mua đều mà ít nói.
Thêm một kiểm tra nhỏ trước khi hành động: hỏi người khác trong tiệm hoặc trong nhóm xem họ có thấy giống vậy không. Người đứng quầy, người giao hàng, người trả lời tin nhắn mỗi người nhìn thấy một mảnh khác. Khi ba người đoán gần nhau, bạn có thêm chút tự tin; khi họ đoán khác hẳn nhau, đó là dấu hiệu phải ghi số liệu thật trước khi cắt bất cứ thứ gì.
Câu hỏi thường gặp
Nguyên tắc 80/20 có được chứng minh khoa học không?
Không phải định luật được chứng minh. Đó là một quan sát thực nghiệm: nhiều phân bố trong kinh tế và vận hành bị lệch, với một phần nhỏ chiếm phần lớn. Mức độ lệch khác nhau tuỳ trường hợp. Vì vậy cách dùng đúng là đếm dữ liệu của chính mình rồi mới kết luận.
80 và 20 có phải cộng lại bằng 100 không?
Không. Hai con số đo hai thứ khác nhau: phần trăm của nguyên nhân và phần trăm của kết quả. Có thể 10% khách mang lại 60% doanh thu, hoặc 30% mặt hàng mang lại 90% lãi. Con số 80/20 chỉ là cách nói dễ nhớ về sự lệch.
Không có phần mềm bán hàng thì đếm bằng cách nào?
Ghi tay trong hai tuần là đủ để thấy hình dạng phân bố. Một tờ giấy chia cột theo nhóm hàng hoặc theo khách, mỗi lần bán đánh một vạch. Độ chính xác không cao nhưng đủ để thấy nhóm nào nổi bật và nhóm nào gần như không có.
Áp dụng 80/20 cho việc học có được không?
Được ở mức chọn thứ tự: học phần dùng nhiều nhất trước. Nhưng với kiến thức nền, phần ít dùng có thể là điều kiện để hiểu phần dùng nhiều, nên đừng bỏ hẳn. Hãy dùng nó để quyết học gì trước, không dùng để quyết bỏ gì vĩnh viễn.
Nguyên tắc 80/20 và ma trận khẩn cấp – quan trọng khác nhau thế nào?
Ma trận phân loại từng việc theo cảm nhận về độ gấp và độ quan trọng. Nguyên tắc 80/20 dựa trên số liệu đã xảy ra để thấy đâu là nguồn kết quả lớn. Một cái hợp để xử lý danh sách việc hằng ngày, cái kia hợp để quyết định hướng đầu tư công sức trong vài tháng.
Có nên cắt khách hàng thuộc nhóm đóng góp thấp?
Hiếm khi nên cắt ngay. Trước hết xem họ tốn công vì lý do gì: thiếu quy trình đặt hàng, không rõ giá, đòi hỏi ngoài thoả thuận. Sửa những điểm đó thường đủ biến họ thành khách bình thường. Chỉ khi đã thử mà vẫn lỗ công thì mới tính lại giá hoặc lịch sự ngừng nhận.