Nên nhận thêm việc khi bạn chỉ ra được nó lấy giờ từ buổi nào, công sức thật (kể cả phần chìm) vừa với khoảng trống đó, và cái nó đẩy lùi đáng giá thấp hơn cái nó mang lại. Nếu một trong ba điều này không rõ, câu trả lời an toàn là chưa nhận, hoặc nhận có điều kiện.
Cái khó là chi phí của việc nhận thêm không nằm ở chính việc đó mà ở những thứ bị đẩy đi: một đơn hàng giao trễ, một dự án riêng lại hoãn, một buổi tối gia đình. Kinh tế học gọi đó là chi phí cơ hội; bài này không giảng lại khái niệm mà biến nó thành năm câu hỏi dùng được trong mười phút, kèm cách tính công sức thật, bẫy "tháng sau chắc rảnh" và ba cách nhận mà không trả giá quá đắt.
Mỗi lần nhận thêm là một lần chọn bỏ thứ gì
Một tuần chỉ có một số buổi làm việc nhất định. Khi tuần đã đầy, mọi việc mới đều phải chiếm chỗ của một việc cũ — hoặc chiếm thời gian nghỉ. Không có lựa chọn thứ ba là "cố thêm một chút" kéo dài mãi được. Người hay nhận thêm việc không sai ở chỗ nhận; họ sai ở chỗ không nói ra việc gì sẽ bị đẩy đi, nên thứ bị đẩy đi thường là thứ không ai đòi: việc cải tiến của chính mình, sức khoẻ, gia đình.
Vì vậy câu hỏi đúng không phải "việc này có tốt không" mà là "việc này có tốt hơn thứ nó sẽ thay thế không". Một đơn hàng lớn từ khách mới là tốt. Nhưng nếu để làm nó, bạn phải lùi việc hoàn thiện quy trình đóng gói vốn đang gây lỗi giao hàng mỗi tuần, thì phép so sánh khác hẳn.
Với người tự chủ lịch, không ai làm phép so sánh này thay mình. Nhân viên có cấp trên hỏi "nhận việc này thì việc kia lùi đến bao giờ"; chủ tiệm và người làm tự do phải tự hỏi câu đó. Năm câu hỏi dưới đây là cách hỏi có hệ thống, để quyết định không phụ thuộc vào tâm trạng lúc được mời.
Năm câu hỏi trước khi gật đầu
Trả lời bằng chữ, không trả lời trong đầu. Viết ra buộc bạn cụ thể hơn.
| Câu hỏi | Vì sao cần hỏi | Dấu hiệu nên chưa nhận |
|---|---|---|
| 1. Việc này lấy giờ từ buổi nào cụ thể? | Buộc đặt việc lên lịch thật thay vì lên "lúc rảnh" | Không chỉ ra được buổi nào, hoặc chỉ ra buổi tối và cuối tuần |
| 2. Nếu đề nghị này đến vào tuần sau, mình có nhận không? | Lịch tương lai luôn trông trống hơn thật | Tuần sau đã kín mà vẫn nhận cho tháng sau vì "chắc rảnh" |
| 3. Công sức thật là bao nhiêu, kể cả phần chìm? | Trao đổi, sửa, đi lại, giấy tờ thường gấp đôi phần làm chính | Công sức thật vượt khoảng trống đã chỉ ra ở câu 1 |
| 4. Việc này dẫn tới đâu? | Có việc mở ra khách mới, kỹ năng mới; có việc chỉ là một lần | Không dẫn tới đâu, lại không mang lại đủ để bù phần bị đẩy lùi |
| 5. Nếu từ chối, điều tệ nhất là gì? | Đo cái giá thật của việc nói không | Điều tệ nhất chỉ là người kia hơi tiếc và tìm người khác |
Không cần cả năm câu cùng chỉ một hướng. Nhưng nếu câu 1 và câu 3 đều cho thấy không đủ chỗ, các câu còn lại gần như không cứu được: việc tốt mấy cũng không làm được trong thời gian không có.
Bẫy "tháng sau chắc rảnh"
Khi nhìn lịch của tháng sau, bạn thấy nhiều ô trống. Đó không phải vì tháng sau rảnh mà vì việc của tháng sau chưa kịp đến. Những đơn hàng, cuộc gọi, sự cố, đám cưới, ngày giỗ sẽ lấp vào dần dần, như mọi tháng trước. Đây là lý do việc nhận cho tương lai luôn dễ hơn việc nhận cho tuần này, và cũng là lý do nhiều người tới tháng sau thì thấy mình đã hứa quá nhiều.
Hiện tượng này liên quan tới cái mà Daniel Kahneman và Amos Tversky năm 1979 gọi là ngụy biện kế hoạch (planning fallacy): khi dự đoán việc của mình, người ta có xu hướng nhìn vào kịch bản thuận lợi và bỏ qua kinh nghiệm những lần trước. Các nghiên cứu sau đó, như của Buehler, Griffin và Ross năm 1994 với sinh viên làm luận văn, cho thấy người ta trễ hơn dự đoán của chính mình kể cả khi được hỏi trước về lần trễ cũ.
Cách phòng đơn giản là câu hỏi số 2: đặt đề nghị vào tuần sau thay vì tháng sau. Nếu tuần sau bạn sẽ từ chối vì đã kín, thì tháng sau nhiều khả năng cũng kín như vậy. Một cách khác là nhìn lại lịch thật của ba tháng trước: trung bình mỗi tuần có bao nhiêu buổi bị việc phát sinh lấp vào, rồi trừ đi chừng ấy từ khoảng trống của tháng tới trước khi tính chuyện nhận thêm.
Tính công sức thật: phần nổi và phần chìm
Ví dụ giả định: một người làm thiết kế được mời làm bộ ảnh quảng cáo cho một quán nước, ước lượng ban đầu "hai buổi". Khi kê ra đủ, con số khác hẳn.
| Phần việc | Ước lượng ban đầu | Thực tế thường gặp |
|---|---|---|
| Làm phần chính (chụp, chỉnh, xuất ảnh) | 2 buổi | 2 buổi |
| Trao đổi trước: hỏi yêu cầu, gửi ví dụ, chốt ý | Không tính | Nửa buổi |
| Đi lại, dựng đồ, chờ quán vắng khách | Không tính | Nửa buổi |
| Sửa theo góp ý, thường hai vòng | Không tính | 1 buổi |
| Gửi tệp, viết hoá đơn, nhắc thanh toán | Không tính | Một phần tư buổi |
| Tổng | 2 buổi | Khoảng 4 buổi |
Phần chìm gần bằng phần nổi, và đây không phải trường hợp hiếm. Việc càng nhỏ, phần chìm càng chiếm tỉ lệ lớn, vì phần trao đổi và giấy tờ gần như cố định. Đó là lý do nhiều việc nhỏ cộng lại ăn nhiều thời gian hơn một việc lớn có cùng tổng giá trị.
Một quy tắc thô dùng được: với loại việc bạn làm lần đầu, nhân ước lượng ban đầu lên gấp đôi; với loại việc đã làm nhiều lần, lấy số buổi thật của lần gần nhất, đừng lấy số đã ước lượng cho lần đó. Nếu chưa từng ghi số buổi thật, đây là lúc bắt đầu ghi: chỉ cần một dòng sau mỗi việc, và sau vài lần bạn sẽ có cơ sở tốt hơn mọi quy tắc nhân hệ số.
Ba cách nhận mà không trả giá quá đắt
Nhận có điều kiện về thời gian. Đồng ý nhưng đặt ngày bắt đầu sau khi việc hiện tại xong: "em nhận, bắt đầu từ ngày 15". Người kia được biết sớm và tự quyết có chờ được không. Bạn không phải chen việc mới vào giữa việc cũ, và phép tính ở câu hỏi số 1 trở nên khả thi.
Nhận một phần. Thay vì làm trọn, nhận phần bạn làm tốt nhất và nhanh nhất, phần còn lại để người khác. Ví dụ nhận chụp ảnh nhưng không nhận viết lời quảng cáo. Phần bạn bỏ ra thường lại là phần chìm tốn công nhất.
Nhận nhưng bỏ một việc khác. Luật vào một, ra một: nhận việc mới thì chủ động gạch hoặc hoãn một việc cũ có giá trị thấp hơn, và báo cho người liên quan đến việc cũ. Như vậy chi phí cơ hội được trả bằng thứ bạn chọn, không phải bằng thứ tự rơi rụng.
Tránh: nhận rồi tính sau. Đây là cách phổ biến nhất và tốn kém nhất. Việc được nhận khi lịch chưa có chỗ sẽ tự tìm chỗ — thường là giờ ngủ hoặc việc đang làm dở của người khác. Khi đã thấy mình đang nghĩ "nhận đã rồi tính", đó là lúc nên dừng lại hỏi câu số 1.
Ví dụ giả định: chủ quán cà phê được mời bán ở hội chợ cuối tuần
Chị chủ một quán cà phê nhỏ ở Lâm Đồng được mời đặt quầy ở hội chợ nông sản hai ngày cuối tuần, ba tuần nữa. Lời mời hấp dẫn: đông khách, có thể quảng bá cà phê rang của quán. Chị viết ra năm câu trả lời.
Câu 1: giờ lấy từ đâu? Hai ngày cuối tuần là lúc quán đông nhất, nên phải có người đứng quầy hội chợ và người giữ quán cùng lúc; chị chỉ có một nhân viên bán thời gian. Câu 2: nếu hội chợ là tuần sau? Chị sẽ từ chối vì chưa sắp được người. Câu 3: công sức thật? Ngoài hai ngày đứng quầy còn một buổi chuẩn bị bao bì, một buổi chở đồ và dựng quầy, nửa buổi dọn dẹp — tổng gần bốn ngày công. Câu 4: dẫn tới đâu? Có thể có vài khách sỉ quan tâm cà phê rang. Câu 5: từ chối thì sao? Ban tổ chức sẽ mời quán khác.
Chị quyết định nhận có điều kiện: chỉ đứng quầy một ngày Chủ nhật, mang theo cà phê rang đóng gói sẵn chứ không pha tại chỗ, nhờ người em họ giữ quán hôm đó. Công sức giảm xuống khoảng hai ngày công, phần quảng bá với khách sỉ vẫn giữ được. Quyết định này không phải đúng duy nhất; điều đáng học là nó được đưa ra sau khi nhìn rõ phần chìm, chứ không phải lúc vừa nhận lời mời.
Ghi lại mỗi lần nhận để lần sau quyết nhanh hơn
Năm câu hỏi ở trên tốn khoảng mười phút mỗi lần. Sau vài tháng, bạn có thể rút ngắn nếu có một thứ: sổ ghi lại những việc đã nhận, công sức ước lượng, công sức thật và cảm nhận sau khi xong. Không cần cầu kỳ; một dòng mỗi việc trong bảng tính là đủ. Sau chừng mười dòng, bạn sẽ thấy quy luật của chính mình — loại việc nào luôn tốn gấp đôi dự tính, loại khách nào luôn kéo dài phần sửa, loại lời mời nào luôn khiến bạn hối tiếc.
Cột cảm nhận sau khi xong quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Một việc có thể mang lại tiền đúng như dự tính mà vẫn để lại cảm giác nặng nề vì đã lấy mất những buổi tối, hoặc vì người giao việc khó làm việc cùng. Ghi lại điều đó giúp câu hỏi số 4 — việc này dẫn tới đâu — có câu trả lời dựa trên trải nghiệm, không chỉ dựa trên hy vọng.
Với trưởng nhóm, sổ này còn có ích khi phải trả lời cấp trên hoặc đối tác. Thay vì nói "nhóm đang bận", bạn đưa ra được con số: những việc cùng loại trước đây tốn khoảng bao nhiêu buổi, hiện nhóm còn bao nhiêu buổi trống trong tháng. Lời từ chối hoặc lời đề nghị lùi hạn dựa trên số liệu thường được chấp nhận dễ hơn nhiều so với lời than bận.
Câu hỏi thường gặp
Người làm tự do mới vào nghề có nên nhận mọi việc không?
Giai đoạn đầu, nhận nhiều việc giúp có kinh nghiệm và khách, nên ngưỡng nhận có thể thấp hơn. Nhưng vẫn nên tính công sức thật và đặt ngày bắt đầu rõ ràng, vì làm trễ hoặc làm vội ngay từ những khách đầu tiên gây hại cho uy tín lớn hơn việc từ chối vài đơn.
Làm sao biết một việc thật sự "dẫn tới đâu"?
Hỏi ba điều: người giao việc có khả năng giao tiếp không, việc này có giúp bạn học được kỹ năng bạn đang muốn có không, và kết quả có dùng làm ví dụ cho khách khác được không. Nếu cả ba đều không, đó là việc một lần, và nên được tính đúng như việc một lần.
Nhận thêm việc vì cần tiền thì tính thế nào?
Khi cần tiền, giá trị của việc mới tăng lên, và nhận là hợp lý. Nhưng vẫn cần làm câu hỏi số 1 và số 3 để biết việc gì sẽ bị đẩy lùi. Nếu thứ bị đẩy lùi là việc của khách cũ đang trả tiền, nhận thêm có thể làm mất khoản thu cũ để đổi lấy khoản thu mới.
Nhân hệ số gấp đôi có quá thận trọng không?
Với việc làm lần đầu, thường không. Phần chìm như trao đổi, sửa và giấy tờ dễ bị quên khi ước lượng. Sau vài lần làm cùng loại việc, hãy thay hệ số bằng số buổi thật đã ghi lại. Ghi lại thời gian thật vài lần là cách tốt nhất để ước lượng chính xác dần.
Có nên nhận việc vì ngại từ chối người quen không?
Ngại là lý do phổ biến nhất nhưng là lý do kém nhất. Nếu câu hỏi "người lạ nhờ thì có nhận không" cho câu trả lời là không, thì việc nhận vì ngại sẽ dẫn tới làm miễn cưỡng, dễ trễ, và quan hệ lại tổn thương theo cách khác. Một lời từ chối tử tế kèm phương án nhỏ hơn thường giữ quan hệ tốt hơn.
Nhận thêm rồi mới thấy quá tải thì làm gì?
Liệt kê mọi việc đang có, chấm theo tác động và hạn, rồi báo sớm cho những người có việc sẽ bị lùi hạn, kèm ngày mới cụ thể. Báo sớm luôn tốt hơn báo muộn. Rút kinh nghiệm bằng cách ghi lại phần chìm đã bỏ sót để lần sau ước lượng sát hơn.