Lịch tuần của chủ tiệm kiêm nhiều vai: chia buổi cho bán, nhập hàng, sổ sách

Chủ tiệm kiêm nhiều vai nên lập lịch tuần theo khối việc thay vì theo danh sách: gom việc cùng loại (nhập hàng, sổ sách, việc với nhân viên, việc phát triển) vào những buổi cố định trong tuần, đặt chúng vào giờ tiệm vắng nhất, và giữ một khối nhỏ mà việc gấp không được lấn vào. Một ngày nhảy qua lại giữa bán hàng, gọi nhà cung cấp, cộng sổ và trả lời nhân viên là một ngày rất bận mà ít việc xong.

Bài này đi từ liệt kê vai và việc, qua cách gom khối, đến một lịch tuần mẫu và cách giữ lịch khi tuần bị phá. Dành cho chủ tiệm, hộ kinh doanh có từ không đến vài nhân viên, nơi chủ vẫn đứng quầy. Lịch mẫu là ví dụ giả định, cần chỉnh theo nhịp khách của tiệm bạn.

Chủ tiệm nhỏ có ít nhất năm vai

Người làm chủ tiệm nhỏ thường nói "việc gì cũng một tay mình làm" — chính xác hơn là họ đang giữ năm vai mà ở doanh nghiệp lớn là năm người. Mỗi vai cần một kiểu thời gian khác nhau, và đó là lý do lịch theo danh sách việc hay vỡ.

Nhìn cột cuối, thấy ngay vấn đề: vai người bán cần thời gian bị ngắt liên tục, còn sổ sách và phát triển cần thời gian không bị ngắt. Làm chúng xen kẽ trong cùng một buổi nghĩa là sổ sách bị cộng sai và việc phát triển không bao giờ bắt đầu.

Các nghiên cứu về chuyển đổi giữa các việc, trong đó có công trình của Sophie Leroy (2009) về "phần chú ý còn sót lại", cho thấy khi chuyển từ việc dở dang sang việc khác, một phần sự chú ý vẫn kẹt lại ở việc trước. Với chủ tiệm, mỗi lần bị khách gọi ra quầy giữa lúc cộng sổ là một lần như vậy.

Bước 1: liệt kê việc trong một tuần thật

Trước khi dựng lịch, ghi lại một tuần bình thường: mỗi khi xong một việc không phải bán hàng, ghi một dòng — việc gì, mất bao lâu, thuộc vai nào. Không cần chính xác đến phút; khoảng là đủ. Mục đích là thấy tuần của bạn thật sự đi đâu, thay vì tuần bạn tưởng.

Ví dụ giả định: anh Quân có cửa hàng văn phòng phẩm và photocopy ở Đồng Nai, một nhân viên ca chiều. Sau một tuần ghi, anh thấy: gọi đặt hàng rải rác mỗi ngày, tổng gần năm giờ, vì mỗi lần thấy món nào sắp hết là gọi ngay; cộng sổ cuối ngày mất trung bình bốn mươi phút vì hay bị gián đoạn; việc nghĩ thêm dịch vụ in ấn cho trường học, điều anh muốn làm từ đầu năm, không có dòng nào cả.

Phát hiện này phổ biến ở chủ tiệm: việc mua hàng và sổ sách bị chia nhỏ ra khắp tuần nên tốn nhiều hơn mức cần, còn việc phát triển thì không bao giờ được chỗ. Tuần ghi chép cũng cho bạn danh sách đầy đủ các việc lặp lại, làm nguyên liệu để gom khối ở bước sau.

Phân loại các dòng đã ghi theo nhịp: việc hằng ngày (chốt két, mở cửa), việc hằng tuần (đặt hàng, xếp ca), việc hằng tháng (trả lương, trả tiền thuê, kê khai theo kỳ). Việc hằng tháng hay bị quên nhất vì chúng không lặp đủ dày để thành thói quen — ghi chúng vào lịch theo ngày cụ thể.

Bước 2: gom việc cùng loại vào khối

Nhập hàng: một hoặc hai buổi cố định mỗi tuần. Thay vì gọi đặt mỗi khi thấy thiếu, giữ một tờ "sắp hết" ở quầy, ai thấy thì ghi. Đến buổi nhập hàng, xem tờ đó, kiểm tồn, đặt một lần cho mỗi nhà cung cấp. Anh Quân gom vào sáng thứ Hai và sáng thứ Năm; tổng thời gian giảm còn khoảng một nửa.

Sổ sách: một buổi yên tĩnh mỗi tuần, cộng phần chốt hằng ngày rất ngắn. Chốt két mỗi tối chỉ đếm và ghi một dòng; đối soát chi tiết, nhập chứng từ, kiểm công nợ để vào một buổi trong tuần, ở nhà hoặc khi có người trực quầy.

Việc với nhân viên: gắn vào lúc giao ca. Mười phút giao ca là lúc chủ và nhân viên cùng có mặt. Dùng nó cho hướng dẫn, góp ý, nhắc lịch, thay vì nhắn tin rải rác cả ngày.

Việc phát triển: một khối dài nhất có thể, ít nhất một lần mỗi tuần. Đây là khối dễ bị hy sinh nhất và cũng là khối duy nhất làm tiệm khác đi theo thời gian. Mục dưới bàn riêng cách giữ nó.

Việc lặt vặt: một khối "dọn" ngắn mỗi ngày. Trả lời tin nhắn không gấp, gọi lại người đã hẹn, sắp xếp giấy tờ. Gom vào khoảng mười lăm phút cố định thay vì làm ngay khi nhớ ra.

Lịch tuần mẫu của tiệm anh Quân

Lịch dưới đây dựa trên sổ khách của tiệm: sáng sớm và chiều tan học đông, giữa trưa và đầu giờ chiều vắng, thứ Bảy đông cả ngày. Nhân viên làm ca chiều từ thứ Hai đến thứ Bảy. Ví dụ giả định, chỉnh theo tiệm bạn.

Có ba điểm cần chú ý trong lịch này. Khối phát triển và khối sổ sách nằm ở giờ vắng nhất, và khối phát triển có người trực quầy để chủ không bị gọi ra. Thứ Bảy không đặt khối nào vì đó là ngày đông, đặt vào chỉ để thất bại. Và Chủ nhật có một buổi rà ngắn — thứ giữ cho cả lịch sống.

Giữ khối phát triển khỏi bị việc gấp ăn mất

Khối phát triển là việc quan trọng mà không bao giờ gấp: nghĩ một dịch vụ mới, sửa quy trình đang làm tốn thời gian, tìm nguồn hàng tốt hơn, học một công cụ mới. Vì không gấp nên nó luôn thua những việc như khách gọi, hàng về, máy hỏng. Muốn nó tồn tại, phải bảo vệ nó bằng vài quy tắc cụ thể.

Rời quầy. Ngồi ở quầy thì khách nào đến cũng là việc của bạn. Ngồi ở phòng sau, ở quán nước gần đó, hoặc ở nhà trong giờ đó. Có người trực. Ở tiệm anh Quân, nhân viên đến sớm hai giờ vào thứ Ba, được tính công, chỉ để chủ có khối này. Có việc cụ thể trước khi bắt đầu. Khối phát triển với mục tiêu "nghĩ cách tăng doanh thu" thường trôi; khối với việc "liệt kê mười trường trong bán kính năm cây số và ghi họ hay in ấn gì" thì ra được kết quả.

Dời, đừng xoá. Khi có việc gấp thật sự chen vào khối phát triển, dời nó sang một khung khác trong tuần ngay lúc đó, ghi vào lịch. Xoá đi với ý nghĩ "tuần sau làm bù" là cách khối này biến mất vĩnh viễn.

Một khối hai giờ mỗi tuần nghe ít, nhưng sau ba tháng là khoảng hai mươi lăm giờ tập trung cho việc làm tiệm khác đi — nhiều hơn hẳn số giờ mà phần lớn chủ tiệm dành cho việc đó trong cả năm.

Lịch tuần không đứng yên cả năm

Lịch khối dựng theo nhịp khách của một tuần bình thường. Nhưng tiệm nhỏ ở Việt Nam có mùa: tựu trường, Tết, mùa cưới, mùa vụ nông sản, mùa mưa. Thay vì một lịch cho cả năm, nên có hai ba phiên bản:

• Lịch tuần thường: như bảng ở trên, dùng phần lớn thời gian trong năm.
• Lịch tuần cao điểm: bỏ khối phát triển, rút khối sổ sách xuống mức tối thiểu (chỉ chốt két và ghi thu chi), tăng khối nhập hàng lên ba buổi vì hàng đi nhanh. Ở tiệm anh Quân, đó là ba tuần trước khai giảng.
• Lịch tuần vắng: mùa khách thưa là lúc nới khối phát triển ra dài hơn, làm những việc lớn đã hoãn — sắp lại kho, sửa quy trình, huấn luyện nhân viên một việc mới.
• Lịch chuyển mùa: một hai tuần trước mỗi mùa cao điểm, thêm một khối chuẩn bị riêng (đặt hàng sớm, xếp ca, thuê người thời vụ).

Đánh dấu trước trong sổ những tuần nào dùng phiên bản nào, dựa trên sổ bán hàng năm trước. Như vậy bạn không phải dựng lại lịch giữa lúc đang đông nhất, và không để mùa vắng trôi qua mà quên tận dụng cho việc phát triển.

Khi tuần bị phá và khi nên giao bớt vai

Sẽ có tuần nhân viên nghỉ ốm, hàng về trễ hai ngày, có khách đặt đơn lớn. Lịch tuần không phải để chống lại những chuyện đó, mà để biết cái gì bị đẩy ra và đẩy đi đâu. Quy tắc đơn giản: khi một khối bị lấn, hỏi ngay "khối này dời sang đâu trong tuần này?", và chấp nhận rằng nếu không còn chỗ, khối ít quan trọng nhất của tuần (thường là dọn việc lặt vặt) bị cắt, không phải khối phát triển hay sổ sách.

Buổi rà Chủ nhật hai mươi phút xem lại tuần qua: khối nào đã giữ được, khối nào bị lấn và vì sao. Nếu một khối bị lấn ba tuần liền vì cùng một lý do, lịch đặt sai chỗ — dời nó sang giờ khác, không phải cố gắng hơn.

Sau khoảng một tháng chạy lịch, bảng ghi chép sẽ cho thấy vai nào chiếm nhiều giờ nhất mà không cần chính bạn làm. Thường là một phần của vai người mua hàng (kiểm tồn, nhận hàng) hoặc vai sổ sách (nhập chứng từ). Đó là ứng viên đầu tiên để giao cho nhân viên hoặc thuê ngoài. Giao một vai cần thêm hướng dẫn và một trang quy trình, nhưng mỗi giờ giao được là một giờ trả lại cho khối phát triển hoặc cho gia đình.

Điều chủ tiệm nên giữ cho mình lâu nhất thường là những việc cần quyết định: chọn mặt hàng, giá, người. Những việc làm theo quy trình có thể giao dần.

Câu hỏi thường gặp

Tiệm không có nhân viên, chủ đứng quầy cả ngày thì có lập lịch khối được không?

Được, nhưng khối sẽ ngắn hơn và nằm ở giờ vắng nhất, hoặc trước giờ mở cửa, sau giờ đóng cửa. Một số chủ tiệm chọn đóng cửa một buổi cố định mỗi tuần, báo khách trước, để có khối nhập hàng và sổ sách — cách này thường hiệu quả hơn làm vụn suốt tuần.

Nên ghi lịch tuần ở đâu?

Ở chỗ bạn nhìn thấy mỗi ngày: một tờ giấy dán sau quầy, một trang sổ, hoặc lịch trên điện thoại có nhắc giờ. Nếu nhân viên cần biết giờ nào chủ không ra quầy, dán bản giấy ở nơi họ thấy.

Khách đến đúng lúc đang ở khối phát triển thì sao?

Nếu có người trực quầy, để người trực phục vụ và chỉ gọi bạn khi có việc vượt quyền họ, theo ngưỡng đã thoả thuận trước. Nếu không có ai, chọn khối đó vào giờ thật sự vắng, và chấp nhận bị ngắt vài lần thay vì bỏ hẳn khối.

Ghi chép một tuần có phiền quá không?

Có hơi phiền, nhưng chỉ cần một tuần và ghi rất ngắn, mỗi dòng vài chữ. Không ghi, bạn sẽ lập lịch theo những gì nghĩ mình làm, mà điều đó thường khác xa thực tế ở chỗ những việc nhỏ lặp lại nhiều lần.

Có nên dùng ứng dụng quản lý công việc cho lịch tuần?

Không bắt buộc. Lịch khối của tiệm nhỏ thường ổn định, ít thay đổi giữa các tuần, nên một tờ giấy hoặc lịch điện thoại là đủ. Chỉ nên thêm công cụ khi có nhiều người cùng cần xem và sửa lịch.

Làm sao biết việc nào nên giao cho nhân viên trước?

Chọn việc lặp lại đều, có thể viết thành các bước rõ ràng, và nếu làm sai thì sửa được không tốn kém. Kiểm tồn, nhận hàng theo phiếu, sắp kệ thường là lựa chọn đầu. Việc liên quan đến quyết định giá, chọn hàng, xử lý khiếu nại lớn nên giữ lâu hơn.