Trong 30 ngày đầu khởi sự kinh doanh, việc quan trọng nhất không phải là làm nhiều mà là làm đúng thứ tự: tuần một khoá tiền và giấy tờ, tuần hai chốt nguồn hàng và cách làm ra sản phẩm, tuần ba dựng nhịp vận hành hằng ngày và sổ sách, tuần bốn chạy thật và rà lại. Người mới làm chủ thường làm ngược — trang trí, đặt tên, in danh thiếp trước, rồi mới lo dòng tiền và quy trình — và trả giá bằng tháng thứ hai rối tung.
Bài này đưa danh sách việc theo bốn tuần, giải thích vì sao việc này phải xong trước việc kia, và dừng ở những chỗ người mới hay bỏ sót. Phần giấy phép, thuế, mặt bằng và khai trương chỉ được nhắc ở mức đặt vào lịch, vì mỗi phần cần một hướng dẫn riêng theo quy định hiện hành.
Vì sao thứ tự quan trọng hơn tốc độ
Việc khởi sự có nhiều phụ thuộc: không chốt được nguồn hàng thì không tính được giá bán; không tính được giá bán thì không biết cần bán bao nhiêu mỗi ngày; không biết con số đó thì không biết mở cửa mấy giờ, cần mấy người. Làm việc phía sau trước việc phía trước nghĩa là sẽ phải làm lại.
Lấy ví dụ giả định: anh Phúc ở Thái Nguyên mở tiệm bán và sửa xe đạp, xe điện nhỏ. Anh sơn biển, mua kệ, đặt bàn ghế xong mới đi tìm nguồn phụ tùng, và phát hiện nhà cung cấp gần nhất chỉ giao theo lô lớn. Tiền đã chi cho trang trí làm anh không đủ vốn nhập lô đầu, phải mở cửa với kệ hàng mỏng — đúng lúc khách đầu tiên ghé xem.
Nguyên tắc chung cho người mới: mỗi tuần chỉ có một chủ đề chính, và tuần sau chỉ bắt đầu khi các việc "phải xong" của tuần trước đã xong. Danh sách dưới đây là khung; bạn thêm việc riêng của ngành mình vào đúng tuần, không chèn lung tung.
Tuần 1: khoá tiền, giấy tờ và quyết định không đổi
Tuần đầu là tuần của những thứ mà sai thì mọi thứ sau đều lệch. Làm xong cả bảy việc trước khi chi tiền cho bất cứ thứ gì khác.
- Tách một tài khoản riêng cho việc kinh doanh. Từ ngày này, mọi khoản thu chi của tiệm đi qua tài khoản đó, không trộn với tiền nhà.
- Viết ra tổng số vốn đang có, chia ba phần: chi ban đầu, vốn quay vòng (hàng, nguyên liệu), và quỹ dự phòng đủ trang trải chi phí cố định vài tháng khi doanh thu còn thấp. Quỹ dự phòng không được động vào để trang trí.
- Liệt kê chi phí cố định hằng tháng: mặt bằng, điện nước, lương, khoản trả nợ nếu có. Con số này là "mức phải vượt" mỗi tháng.
- Tìm hiểu hình thức đăng ký kinh doanh và nghĩa vụ thuế phù hợp, đặt lịch làm hồ sơ. Kiểm quy định hiện hành qua cơ quan quản lý hoặc cổng dịch vụ công; đừng dựa vào lời truyền miệng.
- Chốt ba điều sẽ không đổi trong ba tháng đầu: bán gì, cho ai, ở đâu. Những thứ khác được phép điều chỉnh.
- Chọn một chỗ duy nhất ghi mọi việc cần làm, một sổ hoặc một bảng tính, để không có việc nằm trong đầu.
- Hẹn với một người (vợ chồng, bạn, người làm nghề lâu năm) một buổi mỗi tuần để kể lại tiến độ. Có người hỏi "xong chưa" là một cam kết trước rất hiệu quả.
Việc số hai thường bị bỏ vì người mới nghĩ "có doanh thu thì lo". Nhưng khởi sự hiếm khi có doanh thu đủ ngay tháng đầu, và tiệm đóng cửa vì hết tiền mặt trước khi kịp biết mô hình có ổn hay không là chuyện khá phổ biến.
Tuần 2: nguồn hàng và cách làm ra sản phẩm
Tuần hai biến "bán gì" thành dòng hàng thật. Các việc cần xong:
- Ít nhất hai nguồn cho mỗi nhóm hàng chính. Một nguồn chính, một nguồn dự phòng. Ghi điều kiện giao: lô tối thiểu, thời gian giao, cách trả tiền, đổi trả hàng lỗi.
- Đặt thử một lô nhỏ từ nguồn chính để thấy hàng thật, thời gian giao thật — khác xa lời chào hàng là chuyện thường.
- Tính giá vốn từng món bằng con số thật: giá nhập, vận chuyển, hao hụt, bao bì. Với dịch vụ, tính thời gian làm và vật tư.
- Đặt giá bán từ giá vốn và chi phí cố định, rồi tính ngược: mỗi ngày cần bán bao nhiêu để vượt mức phải vượt đã ghi ở tuần một.
- Viết công thức hoặc cách làm chuẩn nếu bạn tự làm sản phẩm: định lượng, các bước, thời gian. Để người khác đọc là làm ra cùng một kết quả.
- Chốt danh mục ngày đầu: ít món, đủ hàng, thay vì nhiều món mà món nào cũng mỏng.
Con số "mỗi ngày cần bán bao nhiêu" là sản phẩm quan trọng nhất của tuần hai. Ví dụ giả định ở tiệm anh Phúc: sau khi cộng chi phí cố định và chia cho số ngày mở cửa, anh cần khoảng tám lượt sửa hoặc ba chiếc xe bán ra mỗi ngày mới hoà. Con số này về sau quyết định giờ mở cửa, số người, cả việc có nên nhận sửa tận nhà hay không.
Tuần 3: dựng nhịp vận hành hằng ngày và sổ sách
Đến tuần ba, tiệm cần một "ngày chuẩn" viết ra giấy: mở cửa làm gì, trong ngày làm gì, đóng cửa làm gì, ai làm. Kèm theo là bộ sổ tối thiểu. Đừng đợi khách đông mới dựng — lúc đó không ai có thời gian.
| Thứ cần dựng | Tối thiểu gồm gì | Dấu hiệu đã dùng được |
|---|---|---|
| Lịch mở – đóng cửa | Giờ mở, giờ đóng, ngày nghỉ, việc trước và sau giờ bán | Người khác mở tiệm thay được một ngày |
| Sổ thu chi | Mỗi khoản thu, chi trong ngày, kèm lý do | Cuối ngày khớp với tiền thật và tài khoản |
| Sổ hàng | Nhập bao nhiêu, bán bao nhiêu, còn bao nhiêu với nhóm hàng chính | Biết món nào sắp hết trước khi hết |
| Danh sách khách và đơn hẹn | Tên, liên hệ, hẹn gì, ngày nào | Không quên hẹn trả đồ, trả xe |
| Danh sách nhà cung cấp | Tên, đầu mối, điều kiện, ngày đặt hàng định kỳ | Đặt hàng đúng lịch, không đặt gấp |
| Cách xử lý ba tình huống hay gặp | Khách đổi trả, hàng lỗi, mất điện hoặc mất mạng | Nhân viên tự xử lý không phải gọi chủ |
Các ghi chép ở bảng trên là ghi chép quản lý cho chính bạn. Nghĩa vụ kế toán, hoá đơn, chứng từ theo quy định có thể đòi hỏi nhiều hơn tuỳ hình thức đăng ký — hỏi người làm kế toán hoặc cơ quan thuế để biết phần nào bắt buộc.
Tuần 4: chạy thật và buổi rà soát đầu tiên
Tuần bốn là tuần chạy theo "ngày chuẩn" đã viết, bất kể có khai trương rầm rộ hay chưa. Mỗi tối dành mười phút ghi ba thứ: hôm nay bán được bao nhiêu so với con số cần bán, việc gì trong ngày chuẩn không làm được và vì sao, khách hỏi gì mà tiệm chưa có.
Cuối tuần là buổi rà soát đầu tiên, khoảng 45 phút, nên làm cùng người đã hẹn ở tuần một. Thứ tự rà: tiền trước (đã chi gì ngoài kế hoạch, quỹ dự phòng còn nguyên không), rồi hàng (món nào bán chạy, món nào nằm im), rồi vận hành (khâu nào luôn chậm), cuối cùng mới đến ý tưởng mới. Đặt ý tưởng mới cuối cùng vì người mới làm chủ rất dễ dành cả buổi bàn món mới thay vì sửa chỗ đang hỏng.
Kết thúc buổi rà bằng tối đa ba việc cho tuần sau, mỗi việc có ngày xong. Nhiều hơn ba thì gần như chắc chắn không làm hết, và cảm giác "tuần nào cũng không xong" bắt đầu gặm dần sức lực.
Từ tuần năm trở đi, nhịp này lặp lại: một buổi rà mỗi tuần, một buổi xem lại tiền mỗi tháng. Đó là bộ khung nhỏ nhất giữ cho tiệm không chạy theo cảm tính.
Những việc người mới hay làm sớm quá hoặc muộn quá
Làm sớm quá: trang trí và nhận diện. Biển hiệu đẹp, đồng phục, bao bì in tên — chúng có giá trị, nhưng không giúp gì nếu tuần hai phát hiện nguồn hàng không ổn và phải đổi mặt hàng. Đặt chúng sau khi danh mục đã chốt.
Làm sớm quá: mua thiết bị cho quy mô tương lai. Mua máy công suất lớn "để sau này khỏi mua lại" khoá một phần vốn vào thứ chưa cần. Thuê, mượn hoặc mua loại vừa đủ cho ba tháng đầu.
Làm muộn quá: tách tiền. Trộn tiền tiệm và tiền nhà vài tháng thì gần như không thể biết tiệm lãi hay lỗ. Tách ngay ngày đầu.
Làm muộn quá: viết cách làm chuẩn. Khi mọi thứ chỉ nằm trong đầu chủ, ngày chủ ốm là ngày tiệm đóng cửa. Viết ngay từ tuần hai, dù chỉ vài dòng.
Làm muộn quá: hỏi về giấy tờ. Để đến khi có người đến kiểm tra mới tìm hiểu thì mất thế chủ động. Đặt lịch tìm hiểu ngay tuần một.
Không bao giờ làm: buổi rà soát. Người mới bận đến mức bỏ buổi rà tuần, và vì không rà nên không thấy mình đang bận vì những việc không đáng. Buổi rà là việc cuối cùng nên cắt.
Ví dụ giả định: một ngày chuẩn của tiệm anh Phúc
Đây là "ngày chuẩn" anh Phúc viết ra ở tuần ba, dán sau quầy. Nó không phải nội quy, mà là bản mô tả một ngày bình thường để ai mở tiệm thay cũng biết làm gì trước, gì sau.
- 7:00 – trước giờ mở: mở cửa, bật đèn, dắt hai xe trưng bày ra, kiểm tiền lẻ trong két theo mức cố định, xem sổ hẹn trong ngày.
- 7:30 – mở cửa: nhận xe sửa theo thứ tự đến, ghi phiếu mỗi xe gồm tên khách, liên hệ, việc cần làm, hẹn giờ trả.
- 10:00 – giữa buổi: xem sổ hàng, ghi món phụ tùng sắp hết vào danh sách đặt hàng; nhà cung cấp chính nhận đơn trước 11 giờ để giao chiều hôm sau.
- 12:00–13:30 – nghỉ trưa luân phiên: một người trực quầy, chỉ nhận xe, không nhận việc sửa lớn trong giờ này.
- 16:00 – trả xe: gọi báo khách những xe đã xong; xe chưa xong thì báo lý do và giờ mới, không để khách tự hỏi.
- 18:30 – trước khi đóng cửa: ghi sổ thu chi trong ngày, so với tiền mặt và tài khoản, cất dụng cụ về đúng chỗ.
- Sau khi đóng cửa, 10 phút: ghi ba dòng cho buổi rà cuối tuần — số lượt bán và sửa so với con số cần, việc trong ngày chuẩn bị trượt, khách hỏi gì mà tiệm chưa có.
Bản này sẽ đổi nhiều lần trong tháng đầu, và đó là điều tốt. Mỗi lần thấy một bước luôn bị bỏ hoặc luôn trễ, sửa ngay trên tờ giấy, ghi ngày sửa. Sau vài tuần, nó trở thành sổ tay vận hành đầu tiên của tiệm.
Câu hỏi thường gặp
Nếu đã lỡ mở cửa mà chưa làm các việc tuần một thì sao?
Dừng lại một buổi để làm ngay ba việc: tách tài khoản, ghi chi phí cố định hằng tháng và đếm quỹ dự phòng còn lại. Ba con số này cho biết bạn còn bao nhiêu thời gian để điều chỉnh. Các việc khác có thể làm bù dần trong lúc vẫn mở cửa.
Quỹ dự phòng nên đủ cho bao lâu?
Không có con số chung cho mọi ngành. Cách nghĩ hợp lý là: nếu doanh thu chỉ bằng một nửa dự kiến, quỹ đủ giữ tiệm mở cửa trong bao lâu để bạn kịp điều chỉnh? Ngành có thời gian gây dựng khách lâu thì cần quỹ dài hơn.
Làm sao biết mình đang làm việc "phía sau" trước việc "phía trước"?
Hỏi: việc này có cần thay đổi nếu tuần sau mình đổi mặt hàng, đổi giá hoặc đổi nguồn hàng không? Nếu có, nó là việc phía sau, hãy dời lại. Trang trí, in ấn, quảng cáo thường rơi vào nhóm này.
Có cần viết kế hoạch kinh doanh đầy đủ trước khi khởi sự?
Với tiệm nhỏ, một trang ghi rõ bán gì, cho ai, giá vốn, giá bán, chi phí cố định, số cần bán mỗi ngày và quỹ dự phòng thường hữu ích hơn một tập kế hoạch dài không ai đọc lại. Nếu cần vay vốn, bên cho vay có thể đòi bản đầy đủ hơn.
Một mình làm chủ thì buổi rà soát tuần làm với ai?
Có thể làm một mình theo bộ câu hỏi cố định, nhưng hiệu quả hơn khi kể lại cho một người khác, dù họ không làm cùng nghề. Việc phải nói thành lời buộc bạn nhìn thẳng con số thay vì ấn tượng chung chung về một tuần bận rộn.
Tháng đầu bán ít hơn con số cần bán có phải nên dừng?
Chưa hẳn. Tháng đầu thường thấp vì khách chưa biết tiệm. Điều cần xem là xu hướng qua các tuần, tỷ lệ khách quay lại và quỹ dự phòng còn đủ cho bao lâu. Đặt trước một mốc kiểm, ví dụ cuối tháng thứ ba, để quyết định có điều chỉnh lớn hay không.