Lịch gia đình dùng chung là một chỗ duy nhất ghi mọi việc có giờ của các thành viên mà ảnh hưởng tới người khác: ai đi đâu, lúc nào, cần ai đưa đón hay có mặt. Nó chạy được khi có ba thứ: một chỗ ghi mà mọi người đều xem được, vài quy ước ghi lịch đơn giản, và năm phút chốt lịch mỗi tuần để mọi người cùng nhìn tuần tới.
Lịch chung không thay cho danh sách việc của từng người; nó chỉ giữ những gì có giờ và đụng tới người khác. Bài này giúp bạn chọn chỗ ghi (giấy, điện tử hoặc cả hai), quyết việc nào vào lịch, đặt quy ước, chạy buổi chốt lịch và xử lý những lần lịch vỡ.
Lịch chung giải quyết chuyện gì
Hầu hết va chạm lịch trong gia đình đều cùng một kiểu: một người biết, người kia không biết. Bố nhận lời đi liên hoan tối thứ Năm, mẹ đã hẹn học thêm cho con đúng tối đó và cần bố đón. Con có buổi tập văn nghệ sáng thứ Bảy, nhắn trong nhóm lớp từ tuần trước nhưng chỉ một người đọc. Ông có lịch tái khám, cả nhà nhớ ra vào tối hôm trước.
Khi mỗi người giữ lịch của mình trong điện thoại riêng hoặc trong đầu, gia đình thực chất vận hành bằng trí nhớ của người hay để ý nhất, và người đó luôn phải hỏi, nhắc, đối chiếu. Lịch chung chuyển phần nhớ đó ra một chỗ mà ai cũng nhìn được.
Có một lợi ích ít được để ý: ghi ra giấy làm đầu óc nhẹ đi. Các thí nghiệm của Masicampo và Baumeister năm 2011 cho thấy những mục tiêu chưa hoàn thành hay lởn vởn trong đầu và chen vào việc đang làm, nhưng khi người ta lập một kế hoạch cụ thể cho chúng, sự chen ngang đó giảm rõ. Một lịch chung đầy đủ là phiên bản gia đình của điều này: không ai phải thức dậy lúc nửa đêm tự hỏi "mai ai đón con nhỉ".
Lịch chung cũng làm lộ ra những tuần quá tải trước khi chúng xảy ra. Nhìn thấy cả bốn tối của tuần đều kín, gia đình có thể dời một việc từ sớm thay vì vỡ trận vào tối thứ Tư.
Chọn một chỗ ghi: giấy, điện tử hay cả hai
Không có lựa chọn tốt nhất cho mọi nhà. Tiêu chí quan trọng là mọi người cần biết lịch đều xem được và người hay thêm lịch thêm được dễ dàng.
| Tiêu chí | Bảng hoặc lịch giấy trong nhà | Lịch điện tử chia sẻ |
|---|---|---|
| Ai xem được | Người đang ở nhà, kể cả trẻ nhỏ và ông bà | Người có điện thoại và được chia sẻ, xem được ở mọi nơi |
| Thêm lịch từ xa | Không | Có |
| Nhắc trước giờ | Không | Có |
| Nhìn cả tuần trong một lần | Rất dễ | Tuỳ cách hiển thị |
| Hợp với | Gia đình có trẻ nhỏ, người lớn tuổi, cả nhà hay ở nhà buổi tối | Người lớn đi làm, lịch thay đổi trong ngày |
| Rủi ro | Quên cập nhật khi đang ở ngoài | Người không dùng điện thoại bị bỏ ngoài; quá nhiều thông báo |
Nhiều gia đình dùng cả hai: lịch điện tử là bản gốc cho người lớn, và mỗi tối Chủ nhật chép tuần tới lên bảng giấy ở bếp cho trẻ và ông bà xem. Điều cần tránh là hai bản cùng là bản gốc, vì sớm muộn hai bản sẽ lệch nhau. Các ứng dụng lịch phổ biến trên điện thoại đều có tính năng lịch chia sẻ; chọn loại mà mọi người lớn trong nhà đã quen dùng, đừng chọn cái mới chỉ một người thích.
Việc gì vào lịch và quy ước ghi
Lịch chung nhanh chóng trở nên vô dụng nếu chứa mọi thứ. Một quy tắc đơn giản: chỉ ghi việc có giờ cụ thể và ảnh hưởng tới ít nhất một người khác. Việc không có giờ (mua quà sinh nhật, gọi thợ) thuộc về danh sách việc, không thuộc về lịch. Vài quy ước giúp ai nhìn cũng hiểu ngay:
- Tên sự kiện bắt đầu bằng tên người: "Con lớn — học vẽ", "Bố — công tác Đà Nẵng", "Bà — tái khám".
- Ghi luôn điều cần ở người khác: "cần đón 17:30", "cần xe", "cả nhà có mặt".
- Mỗi người một màu, cả nhà một màu riêng; nhìn lướt là biết tuần này ai bận.
- Việc lặp lại đặt chế độ lặp: lớp học thêm, ca làm, lịch đổ rác, để không phải ghi lại mỗi tuần.
- Hạn chót cũng vào lịch nếu ảnh hưởng người khác: hạn đóng học phí, hạn nộp giấy tờ cho trường, ghi dạng việc cả ngày.
- Địa điểm ghi đủ để người khác tìm được nếu họ phải đi thay.
- Không ghi chi tiết riêng tư không cần thiết; lịch chung là để phối hợp, không phải để báo cáo.
Một quy ước nhỏ mà hữu ích: "đã ghi vào lịch" không có nghĩa là "người kia đã đồng ý". Việc nào cần người khác đưa đón hay có mặt thì phải hỏi người đó trước, rồi mới ghi; hoặc ghi kèm dấu hỏi cho tới khi người kia xác nhận.
Dựng lịch lần đầu trong một buổi tối
Lịch chung hay chết yểu vì được dựng dở dang: tạo xong một lịch trống rồi chờ mọi người tự điền. Dựng lần đầu nên làm trọn trong một buổi, khoảng một giờ, có mặt các người lớn:
- Chọn bản gốc (giấy hay điện tử) và người giữ việc chép sang bản phụ nếu có.
- Nhập mọi việc lặp lại trước: giờ học của con, lớp học thêm, ca làm, lịch trực, lịch đổ rác, lịch họp cố định của mỗi người nếu nó ảnh hưởng giờ về nhà.
- Nhập các mốc đã biết trong ba tháng tới: hạn học phí, lịch tái khám, ngày giỗ, sinh nhật trong nhà, chuyến công tác, ngày nghỉ lễ của trường.
- Đặt màu cho từng người và màu chung của cả nhà.
- Chia sẻ lịch cho mọi người lớn, kiểm trên điện thoại từng người xem đã thấy đủ chưa.
- Thống nhất ba quy ước: ai có việc người đó tự ghi; việc cần người khác phải hỏi trước; thay đổi trong vòng một ngày thì nhắn trực tiếp.
- Chọn giờ chốt lịch hằng tuần và ghi luôn nó vào lịch như một việc lặp lại.
Sau buổi này, lịch đã có đủ nền để dùng ngay từ tuần đầu, và mọi người thấy được giá trị của nó thay vì phải tin rằng sau này nó sẽ có ích. Hai tuần đầu, người khởi xướng nên nhẹ nhàng nhắc những ai quên tự ghi; tới tuần thứ ba, thói quen thường đã hình thành.
Năm phút chốt lịch mỗi tuần
Lịch chỉ có ích khi mọi người cùng nhìn. Cách đơn giản nhất là một buổi chốt lịch ngắn mỗi tuần, thường vào tối Chủ nhật, người lớn trong nhà (và con lớn nếu có lịch riêng) cùng mở lịch tuần tới. Năm tới mười phút là đủ nếu đi theo đúng mấy câu hỏi.
Câu thứ nhất: tối nào ai vắng, ai về muộn? Câu thứ hai: mỗi buổi đưa đón trong tuần đã có tên người chưa, có người dự phòng chưa? Câu thứ ba: có hạn chót nào trong tuần (học phí, giấy tờ, quà sinh nhật bạn của con)? Câu thứ tư: có khách tới, có việc họ hàng, có buổi nào cả nhà cần có mặt? Câu thứ năm: tuần này có tối nào quá kín, cần dời bớt việc không?
Kết thúc buổi chốt, mọi ô cần người đều có tên. Ô nào chưa có thì ghi rõ "chưa có người" và giao một người đi tìm cách trong ngày mai. Nếu dùng bảng giấy, đây cũng là lúc chép tuần tới lên bảng.
Gia đình có con lớn nên mời con tham gia, ít nhất là phần lịch của con. Con tự đọc lịch của mình, tự báo khi có thay đổi, là cách giảm bớt phần cha mẹ phải nhớ thay. Nếu buổi chốt lịch dễ biến thành giờ phàn nàn về tuần cũ, nên giữ nó thật ngắn và tách chuyện rút kinh nghiệm sang một dịp khác.
Lịch cho trẻ nhỏ và người lớn tuổi
Trẻ chưa biết đọc vẫn dùng được lịch, nếu lịch nói bằng hình. Một bảng tuần đơn giản với hình vẽ hoặc nam châm hình: cặp sách cho ngày đi học, quả bóng cho buổi học bơi, ngôi nhà cho ngày ở nhà bà. Mỗi tối trước khi ngủ, cùng con xem ngày mai có gì. Trẻ biết trước lịch thường đỡ lề mề buổi sáng hơn, và đó là lợi ích thực tế cho cả nhà, không cần thêm giải thích.
Với ông bà, lịch giấy cỡ chữ to đặt ở chỗ ông bà hay ngồi thường hiệu quả hơn mọi ứng dụng. Ghi những gì liên quan trực tiếp tới ông bà: ngày ai đưa đi khám, ngày con cháu về, ngày có khách. Nếu ông bà đang giúp đưa đón cháu, lịch của ông bà cần rõ giờ và có số liên lạc của người lớn phụ trách ngày đó.
Với trẻ lớn hơn, khoảng từ lớp bốn, lớp năm, có thể giao cho con tự giữ lịch học thêm, lịch tập luyện của mình trên bảng hoặc trên điện thoại, và tự báo cho người lớn những thay đổi. Ban đầu con sẽ quên vài lần; điều đó bình thường. Thay vì nhắc từng việc, người lớn chỉ cần hỏi trong buổi chốt lịch: tuần tới con có gì cần bố mẹ biết không.
Một lưu ý: lịch của trẻ và của ông bà là phiên bản rút gọn, chép từ bản gốc. Người chịu trách nhiệm chép là một việc trọn gói trong bảng chia việc nhà, không để mặc ai rảnh thì làm.
Những chỗ lịch chung hay vỡ
Hai bản gốc song song. Bảng giấy và lịch điện tử cùng được sửa, sau vài tuần không ai biết bản nào đúng. Chọn một bản gốc, bản kia chỉ chép từ bản gốc.
Chỉ một người cập nhật. Lịch chung thành lịch của người đó, những người khác chỉ đọc. Quy ước: ai có việc thì người đó tự ghi.
Ghi quá nhiều. Lịch đầy những việc lặt vặt không giờ, không ai muốn mở. Giữ đúng quy tắc: có giờ và ảnh hưởng người khác.
Thông báo quá dày. Mọi sự kiện đều nhắc trên điện thoại của mọi người, sau vài tuần ai cũng tắt hết. Chỉ đặt nhắc cho người liên quan, và chỉ cho việc cần nhắc.
Thay đổi phút chót không báo. Sửa trên lịch mà không nhắn cho người bị ảnh hưởng. Quy ước: thay đổi trong vòng hai mươi bốn giờ thì vừa sửa lịch vừa nhắn trực tiếp.
Bỏ buổi chốt lịch khi bận. Đúng những tuần bận là lúc cần chốt nhất. Nếu không ngồi được, chốt qua tin nhắn với năm câu hỏi trên.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng lịch giấy hay lịch điện tử cho gia đình?
Tuỳ thành viên. Gia đình có trẻ nhỏ và người lớn tuổi thường cần một bảng giấy ở nơi dễ thấy; người lớn đi làm cần lịch điện tử để cập nhật từ xa. Dùng cả hai được, miễn chỉ một bản là bản gốc.
Những việc gì nên đưa vào lịch chung?
Việc có giờ cụ thể và ảnh hưởng tới ít nhất một người khác: đưa đón, lịch học, lịch khám, công tác, khách tới, hạn chót cần người khác biết. Việc không có giờ để ở danh sách việc.
Làm sao để vợ hoặc chồng chịu dùng lịch chung?
Bắt đầu nhỏ: chỉ các buổi đưa đón và các tối vắng nhà. Chọn ứng dụng người đó đã quen, và duy trì buổi chốt lịch ngắn mỗi tuần để lịch thật sự có ích. Khi thấy lợi ích, người ta tự ghi nhiều hơn.
Có cần cho con xem lịch gia đình không?
Nên, ở mức phù hợp tuổi. Trẻ nhỏ xem lịch bằng hình về ngày mai; trẻ lớn tự ghi lịch của mình và tham gia buổi chốt lịch. Việc này giảm phần cha mẹ phải nhớ thay.
Thay đổi lịch phút chót thì báo thế nào?
Sửa trên lịch và nhắn trực tiếp cho người bị ảnh hưởng, nhất là khi thay đổi trong vòng một ngày. Đừng chỉ sửa lịch rồi giả định người kia sẽ tự thấy.
Buổi chốt lịch hằng tuần nên kéo dài bao lâu?
Năm tới mười phút, đi theo vài câu hỏi cố định: ai vắng tối nào, đưa đón đã có người chưa, có hạn chót gì, có khách hay việc họ hàng, tối nào quá kín. Dài hơn thường là đã lẫn sang chuyện khác.