Kanban cho nhóm nhỏ là một bảng chia cột theo trạng thái — thường là cần làm, đang làm, chờ, xong — trong đó mỗi việc là một tấm thẻ di chuyển từ trái sang phải; cả nhóm nhìn bảng là biết việc đang tắc ở đâu. Kèm theo là một luật then chốt: giới hạn số thẻ ở cột đang làm, để nhóm làm xong việc trước khi mở việc mới.
Cách làm này bắt nguồn từ nhà máy và nổi tiếng trong ngành phần mềm, nhưng dùng tốt cho xưởng mộc, tiệm sửa đồ, nhóm làm nội dung hay nhóm tình nguyện. Bài này không định nghĩa lại khái niệm mà đi thẳng vào áp dụng: dựng bảng và ghi thẻ, cột chờ, giới hạn việc đang làm cho cả nhóm, chạy theo đợt hai tuần, ví dụ giả định một nhóm nội dung ba người của một hợp tác xã nông sản, và chọn bảng giấy hay bảng tính.
Bảng cột dùng vào việc gì ngoài ngành phần mềm
Kanban có nguồn gốc ở Toyota, nơi Taiichi Ohno phát triển hệ thống thẻ để điều phối sản xuất: công đoạn sau chỉ lấy hàng từ công đoạn trước khi cần, và thẻ là tín hiệu cho việc đó. Về sau, các nhóm làm việc trí óc mượn ý tưởng này thành bảng cột trực quan. Điểm chung giữa hai cách dùng là làm cho dòng chảy của việc hiện ra trước mắt, và hạn chế lượng việc dở dang.
Với nhóm nhỏ không làm phần mềm, bảng cột hữu ích khi có nhiều việc cùng loại chảy qua những bước giống nhau. Một xưởng mộc nhận đơn đóng tủ: mỗi đơn đi qua đo đạc, vẽ, chờ khách duyệt, cắt gỗ, lắp, sơn, giao. Một tiệm sửa điện thoại: mỗi máy đi qua nhận, kiểm lỗi, chờ linh kiện, sửa, thử, trả. Một nhóm làm nội dung: mỗi bài đi qua lên ý, viết, chờ duyệt, chỉnh, đăng. Khi có hàng chục việc như vậy cùng lúc, bảng cột cho thấy ngay bước nào đang dồn ứ.
Bảng cột ít hữu ích hơn với dự án chỉ có vài việc rất khác nhau và phụ thuộc chặt theo thứ tự, như làm lại quầy pha chế. Ở đó một danh sách việc kèm ngày và người lo thường rõ hơn. Không cần chọn một cách cho mọi thứ: nhiều nhóm dùng danh sách cho dự án và bảng cột cho dòng việc lặp lại hằng ngày.
Dựng bảng: cột nào, thẻ ghi gì
Bắt đầu với bốn cột cơ bản. Chỉ thêm cột khi thấy một bước cụ thể hay bị dồn và cần nhìn riêng.
| Cột | Thẻ nằm ở đây khi | Ai được kéo thẻ vào |
|---|---|---|
| Cần làm | Việc đã được chấp nhận, đủ thông tin để bắt đầu | Người điều phối, sau khi kiểm việc đủ thông tin |
| Đang làm | Có người đang thật sự làm việc này | Người sẽ làm, khi có chỗ trống trong giới hạn |
| Chờ | Đã bắt đầu nhưng đang đợi người khác: khách duyệt, linh kiện, số liệu | Người đang làm, kèm ghi chú đợi ai |
| Xong | Đạt tiêu chí xong đã thống nhất | Người làm, hoặc người kiểm nếu có bước kiểm |
Mỗi thẻ ghi bốn thứ: tên việc ngắn bắt đầu bằng động từ, tên người đang giữ, hạn nếu có, và ngày thẻ vào cột hiện tại. Cái cuối cùng hay bị bỏ mà lại quan trọng: thẻ nằm ở cột chờ mười ngày khác hẳn thẻ vừa vào hôm qua.
Cột "Xong" nên có tiêu chí rõ. Với nhóm nội dung, xong là đã đăng, không phải đã viết. Với xưởng mộc, xong là khách đã nhận và thanh toán, không phải tủ đã sơn. Thiếu tiêu chí, thẻ sẽ vào cột xong quá sớm và bảng báo cáo một bức tranh đẹp hơn thật.
Cột "Chờ" — chỗ dự án nhỏ hay kẹt nhất
Trong phần lớn nhóm nhỏ, việc không chậm vì người làm chậm mà vì phải chờ: chờ khách duyệt bản vẽ, chờ linh kiện về, chờ người có thẩm quyền ký, chờ đồng nghiệp gửi ảnh. Nếu bảng không có cột chờ riêng, những việc này nằm lẫn trong cột đang làm, và nhóm tưởng mình đang làm mười việc trong khi thật ra chỉ làm ba, bảy việc kia đang đứng yên.
Tách cột chờ làm hai điều hiện ra. Thứ nhất, nhóm thấy rõ năng lực thật: có bao nhiêu việc người đang trực tiếp làm. Thứ hai, nhóm thấy rõ ai hoặc cái gì đang giữ chân mình. Nếu cột chờ đầy thẻ "đợi khách duyệt", vấn đề không nằm ở tốc độ làm mà ở cách xin duyệt — có thể cần đặt hạn duyệt khi giao bản vẽ, hoặc gom bản duyệt để gửi một lần.
Với mỗi thẻ ở cột chờ, ghi đợi ai và ngày hỏi lại. Người giữ thẻ có trách nhiệm hỏi lại đúng ngày, không để thẻ nằm im. Trong buổi họp tuần, nhìn cột chờ trước tiên: thẻ nào nằm quá lâu, có cách nào gỡ không. Một thẻ chờ hơn hai tuần thường cần một quyết định: đổi cách làm để khỏi phải chờ, hoặc đưa việc ra khỏi bảng cho tới khi điều kiện có. Để thẻ nằm mãi ở cột chờ chỉ làm bảng trông bận rộn hơn thực tế và che mất những việc thật sự cần người làm.
Giới hạn số thẻ ở cột Đang làm cho cả nhóm
Đặt con số theo số người. Một điểm xuất phát hay dùng là số người trong nhóm, hoặc nhiều hơn một chút. Nhóm ba người có thể đặt giới hạn bốn thẻ đang làm. Con số đúng sẽ được chỉnh sau vài tuần.
Khi đầy, giúp thay vì mở mới. Khi cột đang làm đã đủ giới hạn mà ai đó rảnh, việc đầu tiên là hỏi có thể giúp thẻ nào đang làm cho xong nhanh hơn, chứ không phải kéo thẻ mới vào.
Giới hạn cả cột chờ. Nếu cột chờ có quá nhiều thẻ, đó là tín hiệu ngừng nhận việc mới cho tới khi gỡ được một phần. Nhận thêm việc khi nhiều việc đang chờ chỉ làm cột chờ dài thêm.
Ngoại lệ có chủ ý. Việc gấp thật có thể vượt giới hạn, nhưng đánh dấu khác màu và cả nhóm biết. Nếu tuần nào cũng có ngoại lệ, giới hạn đang không thật và cần xem lại.
Đo bằng thời gian từ đầu đến cuối. Sau vài tuần, ghi ngày thẻ vào cột đang làm và ngày vào cột xong. Nếu thời gian này ngắn dần sau khi đặt giới hạn, giới hạn đang có tác dụng.
Chạy theo đợt hai tuần cho nhóm nội dung, xưởng nhỏ
Một số nhóm thấy hữu ích khi kết hợp bảng cột với nhịp đợt cố định, giống cách các nhóm phần mềm chạy theo chu kỳ ngắn. Với nhóm nhỏ, đợt hai tuần là nhịp dễ giữ.
- Đầu đợt: chọn thẻ cho đợt. Nhìn cột cần làm, chọn số việc nhóm tin là làm xong trong hai tuần, dựa trên số việc đã xong ở đợt trước. Đánh dấu những thẻ này.
- Trong đợt: không nhận thêm, trừ việc gấp thật. Việc mới vào cột cần làm nhưng chờ đợt sau. Điều này cho nhóm hai tuần làm việc ít bị cắt ngang.
- Họp tuần ngắn ở giữa đợt. Nhìn cột chờ và cột đang làm, gỡ chỗ kẹt. Không chọn lại việc.
- Cuối đợt: đếm và nhìn lại. Bao nhiêu thẻ đã xong so với số đã chọn. Việc nào kẹt lâu nhất và vì sao. Một điều nhóm sẽ làm khác ở đợt sau.
- Chỉnh số việc cho đợt sau. Nếu chọn mười mà chỉ xong sáu, đợt sau chọn khoảng bảy. Mục tiêu là chọn đúng sức, không phải chọn nhiều.
Nhịp đợt không bắt buộc. Với tiệm sửa đồ nhận máy liên tục, chạy theo dòng chảy với giới hạn đang làm thường hợp hơn. Với nhóm nội dung có kế hoạch đăng bài hay xưởng nhận đơn theo đợt, nhịp hai tuần giúp chọn việc có chủ đích và cho người đặt việc một ngày cố định để đưa yêu cầu mới.
Ví dụ giả định: nhóm nội dung ba người của một hợp tác xã nông sản
Một hợp tác xã trồng cà phê ở Đắk Lắk (ví dụ giả định) có ba người làm nội dung bán hàng trực tuyến: viết bài, chụp ảnh, quay video ngắn. Trước đây mọi việc nằm trong nhóm chat. Sau khi dựng bảng giấy năm cột trên tường văn phòng:
| Thời điểm | Bảng cho thấy | Nhóm đã đổi gì |
|---|---|---|
| Tuần đầu | Mười hai thẻ ở đang làm cho ba người; chín thẻ thật ra đang chờ chủ nhiệm duyệt | Tách cột "Chờ duyệt" riêng, đặt giới hạn đang làm là bốn |
| Tuần thứ hai | Cột chờ duyệt dồn tám thẻ, chủ nhiệm duyệt lẻ tẻ qua tin nhắn | Hẹn chủ nhiệm duyệt gộp mỗi chiều thứ Ba và thứ Sáu |
| Tuần thứ tư | Thẻ quay video nằm lâu ở đang làm vì chỉ một người biết dựng | Người đó dạy người thứ hai các bước dựng cơ bản |
| Tuần thứ sáu | Thời gian từ lên ý đến đăng ngắn hơn rõ, cột chờ duyệt thường dưới ba thẻ | Chuyển sang chọn việc theo đợt hai tuần |
Không có công cụ mới nào trong ví dụ này ngoài giấy, băng dính và thẻ. Thay đổi lớn nhất đến từ việc nhìn thấy cột chờ duyệt: nó biến một cảm giác chung chung "nhóm làm chậm" thành một vấn đề cụ thể có thể sửa trong một cuộc nói chuyện với chủ nhiệm.
Bảng giấy hay bảng tính
Bảng giấy hợp với nhóm ngồi cùng chỗ. Ai đi qua cũng thấy, kéo thẻ mất một giây, không cần mở máy. Cảm giác cầm tấm thẻ dán sang cột xong cũng là một động lực nhỏ. Nhược điểm là người ở xa không thấy, và thẻ có thể rơi.
Bảng tính hợp với nhóm ở nhiều nơi. Mỗi dòng một việc, một cột trạng thái chọn từ danh sách, lọc theo trạng thái là ra từng cột. Ai cũng mở được trên điện thoại. Nhược điểm là không nhìn thấy cả bảng trong một liếc như bảng giấy, và dễ bị thêm cột cho tới khi rối hơn cần thiết.
Ứng dụng bảng cột trực tuyến là lựa chọn thứ ba. Hợp khi nhóm đã quen dùng và cần đính kèm tệp, nhắc hạn. Với nhóm nhỏ mới bắt đầu, nên thử bằng giấy hoặc bảng tính vài tuần trước, để biết mình thật sự cần gì rồi mới chọn công cụ.
Kết hợp được. Bảng giấy ở xưởng cho người làm hằng ngày, chụp ảnh gửi vào nhóm chat sau buổi họp tuần cho người ở xa. Đơn giản và thường đủ.
Điều quan trọng hơn công cụ. Có một bảng duy nhất, được cập nhật thật, và được nhìn trong buổi họp tuần. Bảng đẹp nhưng không ai cập nhật còn tệ hơn không có, vì nó báo sai tình trạng.
Câu hỏi thường gặp
Kanban cho nhóm khác kanban cá nhân thế nào?
Bảng cá nhân giúp một người thấy việc của mình. Bảng nhóm thêm hai thứ: tên người trên mỗi thẻ, và chỗ nối giữa các người hiện ra qua cột chờ. Giới hạn đang làm cũng tính cho cả nhóm, nên khi đầy, người rảnh được khuyến khích giúp người khác thay vì mở việc mới.
Có cần thêm cột kiểm tra hay duyệt không?
Thêm khi bước kiểm hoặc duyệt có người riêng và hay bị dồn. Như ví dụ hợp tác xã, cột chờ duyệt riêng giúp thấy vấn đề ngay. Nếu bước duyệt nhanh và không bao giờ dồn, gộp vào cột đang làm cho bảng gọn.
Làm sao để mọi người chịu kéo thẻ?
Cập nhật bảng trong buổi họp tuần cùng nhau, và đặt luật nhỏ: bắt đầu việc nào thì kéo thẻ việc đó trước. Với bảng giấy, đặt bảng ở chỗ mọi người đi qua hằng ngày. Khi bảng thật sự được dùng để quyết định, người ta sẽ tự cập nhật.
Một việc quá lớn thì xếp vào bảng thế nào?
Chia thành vài thẻ nhỏ hơn, mỗi thẻ làm xong được trong vài ngày. Một thẻ nằm ở đang làm hàng tuần làm bảng mất ý nghĩa, vì không ai biết nó đang tiến hay đang kẹt. Ghi chung một tên dự án lên các thẻ con để biết chúng thuộc cùng một việc.
Nhóm hai người có cần bảng cột không?
Không bắt buộc. Hai người ngồi cạnh nhau thường trao đổi đủ. Bảng có ích khi số việc cùng lúc nhiều tới mức hai người bắt đầu quên ai đang làm gì, hoặc khi có nhiều việc phải chờ người ngoài. Thử một bảng tính đơn giản trong hai tuần để xem có giúp không.