Sổ tay nhà mình là vài trang ghi lại cách gia đình vận hành hằng ngày: lịch một ngày của trẻ, ăn uống và những điều cần tránh, thuốc theo đơn của ai, nhà cửa (cầu dao, van nước, rác), đưa đón, liên hệ khẩn cấp và cách xử lý sự cố thường gặp. Nó giúp người thay bạn (ông bà lên trông cháu, người giúp việc mới, người thân trông nhà khi cả nhà vắng) làm được mà không phải gọi hỏi từng việc.
Hầu hết gia đình vận hành bằng thói quen nằm trong đầu một hai người. Mọi thứ trôi chảy cho tới ngày người đó vắng: đi công tác, nằm viện, về quê có việc. Sổ tay là cách đưa những thói quen đó ra giấy trước khi cần. Bài này đưa ra mục lục mẫu, cách viết cho người khác dùng được, và cách thử trước.
Khi nào một gia đình cần sổ tay
Có những lúc rõ ràng cần: ông bà từ quê lên trông cháu vài tháng, gia đình thuê người giúp việc mới, bố mẹ cùng đi công tác và nhờ người thân ở lại, một người lớn chuẩn bị nhập viện hoặc sinh em bé. Những lúc đó, mọi người thường cố gắng dặn dò bằng lời trong một buổi, và người nghe nhớ được một phần.
Có những lúc không báo trước: người lớn chính trong nhà ốm đột ngột, phải đi xa gấp. Khi đó không còn thời gian để dặn, và người thay phải đoán. Sổ tay viết từ lúc bình thường là sự chuẩn bị cho những ngày không bình thường.
Ý tưởng không mới. Trong cuốn sách năm 2009 về checklist, bác sĩ phẫu thuật Atul Gawande cho rằng ngay cả người giỏi cũng bỏ sót những bước đơn giản khi bị áp lực hoặc gián đoạn, và một danh sách ngắn, đúng chỗ giúp giảm sai sót. Ở nhà, người thay bạn thường đang làm một việc lạ trong một ngôi nhà lạ, với trẻ con không quen họ; áp lực đó còn lớn hơn.
Sổ tay cũng có ích cho chính gia đình mình: viết ra lịch một ngày của con thường làm lộ ra những việc không ai biết là đang do một người âm thầm làm, và đó là dịp chia lại.
Mục lục mẫu cho sổ tay nhà mình
Không cần viết hết một lần. Bắt đầu với những mục người thay cần nhất, bổ sung dần. Mục lục gợi ý:
- Liên hệ khẩn cấp: tên và cách liên lạc của bố mẹ, người thân gần nhất, hàng xóm tin cậy, bác sĩ hoặc phòng khám quen, ban quản lý toà nhà; các số khẩn cấp công cộng 115 (cấp cứu), 114 (cứu hoả, cứu nạn), 113 (công an).
- Lịch một ngày: từng thành viên cần chăm sóc (trẻ nhỏ, người già), từ lúc dậy tới lúc ngủ.
- Ăn uống: bữa nào ăn gì kiểu chung chung, những thứ không được ăn (dị ứng, kiêng theo chỉ dẫn của bác sĩ), đồ ăn vặt được phép.
- Thuốc theo đơn: ai đang dùng thuốc gì, để ở đâu, uống theo đơn lúc nào; ghi rõ "chỉ theo đơn, không tự thay đổi".
- Đưa đón: trường, lớp, giờ, cổng nào, người đón đã đăng ký với trường.
- Nhà cửa: cầu dao điện tổng, van nước, van gas, cách mở khoá cửa, lịch đổ rác, mạng wifi (tên mạng; mật khẩu đưa riêng).
- Quy tắc trong nhà: thời gian dùng màn hình của trẻ, giờ ngủ, khách được tới hay không, ra ngoài chơi ở đâu.
- Thú cưng và cây cối: cho ăn lúc nào, bao nhiêu, ai cần gọi khi thú cưng có vấn đề.
- Tiền chợ và chi tiêu nhỏ: để ở đâu, ghi chép thế nào.
- Khi có sự cố: một trang riêng, xem mục dưới.
Mỗi mục nên ngắn, lý tưởng là một trang hoặc ít hơn. Sổ tay dày ba mươi trang thì không ai đọc; sổ tay mười trang, mỗi trang một chủ đề, thì người thay giở đúng trang khi cần.
Phần lịch một ngày: viết theo giờ, ghi cả chi tiết nhỏ
Phần dùng nhiều nhất của sổ tay là lịch một ngày của trẻ (hoặc của người lớn tuổi cần chăm). Viết theo giờ, kèm những chi tiết mà người trong nhà coi là hiển nhiên nhưng người ngoài không biết. Ví dụ giả định cho một bé năm tuổi đi mẫu giáo:
| Giờ | Việc | Chi tiết người thay cần biết |
|---|---|---|
| 6:30 | Dậy, vệ sinh | Bé tự đánh răng nhưng cần người bóp kem; khăn mặt màu xanh là của bé |
| 6:50 | Ăn sáng | Bé ăn chậm, cho ngồi bàn, không cho xem điện thoại khi ăn |
| 7:20 | Đi học | Cổng phụ phía sau trường mở sớm hơn; đưa tới tận lớp, chào cô |
| 16:30 | Đón | Mang theo nước và một món ăn nhẹ; người đón đã đăng ký tên với trường |
| 17:00–18:00 | Chơi | Được chơi ở sân chung cư nếu có người lớn ngồi nhìn |
| 18:15 | Tắm | Kiểm nước ấm bằng tay trước; bé sợ gội đầu, dùng ca dội từ sau ra |
| 18:45 | Ăn tối | Bé không ăn được tôm |
| 20:00 | Đọc sách, đi ngủ | Bé ngủ với đèn ngủ nhỏ và con gấu nâu; nếu thức giữa đêm, vỗ lưng, không bật đèn lớn |
Những dòng như "bé sợ gội đầu" hay "bé ngủ với con gấu nâu" nghe nhỏ, nhưng chính chúng làm người thay bớt lúng túng nhất. Hỏi người đang chăm hằng ngày: điều gì mà người mới tới hay làm sai? Câu trả lời thường là phần quý nhất của sổ tay.
Viết sao cho người khác dùng được
Sổ tay viết cho người lần đầu bước vào nhà bạn, không phải cho chính bạn. Vài nguyên tắc giúp viết đúng tinh thần đó. Câu ngắn, bắt đầu bằng động từ: "Tắt bếp ga bằng van dưới bồn rửa" thay vì "Van ga thì ở dưới bồn rửa, khi nào không dùng thì nên khoá lại cho an toàn". Mỗi ý một dòng. Dùng chữ to và rõ nếu người đọc là ông bà.
Ảnh giúp nhiều hơn chữ với những thứ liên quan vị trí: cầu dao ở đâu, van nước trông thế nào, cổng phụ của trường ở chỗ nào. Chụp ảnh, in nhỏ dán cạnh dòng chữ, hoặc nếu sổ tay là bản điện tử thì chèn ảnh ngay đó. Với những thao tác vài bước như bật bình nóng lạnh, đặt máy giặt, một video ngắn trên điện thoại kèm theo dòng chữ là đủ.
Tránh viết những điều chỉ người trong nhà hiểu: "để chỗ cũ", "như mọi khi", "hỏi chị Hoa" mà không nói chị Hoa là ai. Mỗi khi viết tên người, viết kèm quan hệ và cách liên lạc.
Phân biệt rõ điều bắt buộc với điều nên làm. Bắt buộc là an toàn, sức khoẻ, đưa đón; nên làm là thói quen ưa thích của gia đình. Người thay cần biết chỗ nào được linh hoạt, để họ không căng thẳng vì sợ làm sai mọi thứ, và để những điều thật sự quan trọng không lẫn giữa hàng chục dặn dò nhỏ.
Ăn uống, thuốc và sức khoẻ: ghi gì và không ghi gì
Phần ăn uống và sức khoẻ là phần người thay lo nhất và cũng là phần dễ sai nhất, nên cần viết rõ ràng hơn các mục khác. Với ăn uống, ghi những điều bắt buộc trước: dị ứng (tên thực phẩm, cả những dạng ẩn trong món khác nếu biết), những món bác sĩ dặn tránh, những món trẻ nhỏ dễ hóc mà gia đình chưa cho ăn. Sau đó mới tới thói quen: bé thích ăn gì, không thích gì, ăn sáng ở đâu.
Với thuốc, sổ tay chỉ làm một việc: chép lại đúng những gì bác sĩ đã kê. Mỗi người đang dùng thuốc thường xuyên có một dòng: tên thuốc như trên hộp, dùng lúc nào, liều theo đơn, để ở đâu, ai kê. Ghi kèm câu "chỉ dùng theo đơn, không tự thêm, bớt hay đổi; có thắc mắc thì hỏi người lớn của gia đình hoặc bác sĩ". Thuốc không theo đơn mà gia đình hay để sẵn trong tủ thì ghi rõ người thay có được tự dùng cho trẻ hay không; nhiều gia đình chọn "không, gọi bố mẹ trước".
Những gì không nên ghi: lời khuyên điều trị tự nghĩ ra, liều thuốc ước lượng, những "mẹo" xử lý bệnh không có chỉ dẫn của nhân viên y tế. Sổ tay là để người thay biết ai cần được báo và việc gì đã được bác sĩ dặn, không phải để thay chỉ dẫn y tế.
Kèm theo phần này là thông tin của cơ sở y tế quen: tên phòng khám hoặc bệnh viện gia đình hay đến, địa chỉ, cách liên lạc, giấy tờ bảo hiểm y tế của từng người để ở đâu. Khi phải đưa ai đi khám gấp, người thay biết ngay mang theo gì và đi đâu.
Trang "khi có sự cố"
Mất điện. Cầu dao tổng ở đâu, kiểm thế nào; đèn pin để ở đâu; báo ai nếu cả toà nhà mất điện.
Rò nước, tắc cống. Van nước tổng ở đâu, khoá thế nào; gọi ai (ban quản lý, thợ quen).
Mùi gas. Không bật tắt công tắc điện, mở cửa, khoá van gas nếu tiếp cận được an toàn, ra khỏi nhà và gọi hỗ trợ.
Trẻ hoặc người già bị sốt, ngã, khó thở. Gọi ngay người lớn của gia đình và cơ sở y tế theo mức độ; khi nghi ngờ nguy hiểm, gọi 115. Sổ tay không thay chỉ dẫn y tế; chỉ ghi ai cần được báo và phòng khám quen ở đâu.
Không đón được trẻ. Người dự phòng thứ nhất, thứ hai là ai; báo trường bằng cách nào.
Mất chìa khoá, khoá ngoài cửa. Chìa dự phòng gửi ở đâu; thợ khoá quen nếu có.
Khách lạ, người tự xưng nhân viên tới kiểm tra. Không mở cửa nếu không được báo trước; gọi người lớn của gia đình hoặc ban quản lý để xác minh.
Thử bằng người thật, cập nhật và cất ở đâu
Cách duy nhất để biết sổ tay có dùng được không là cho một người chưa từng ở nhà bạn đọc và làm theo, khi bạn vẫn còn ở đó. Nhờ ông bà hoặc người thân đọc phần lịch một ngày, rồi thử chăm trẻ một buổi trong lúc bạn ở phòng bên. Mỗi lần họ phải hỏi bạn là một chỗ sổ tay còn thiếu. Ghi lại, sửa ngay.
Sổ tay cũ còn nguy hiểm hơn không có sổ tay, vì người thay tin vào nó. Đặt lịch rà lại mỗi quý, và luôn rà khi có thay đổi lớn: con chuyển trường, đổi giờ học, có thuốc mới theo đơn, chuyển nhà, đổi người giúp việc. Ghi ngày cập nhật lần cuối ở trang đầu.
Nên có hai bản: một bản giấy để ở chỗ cố định, dễ thấy (gần tủ lạnh, trong ngăn kéo bếp) và một bản điện tử chia sẻ cho những người có thể phải thay bạn. Bản giấy không ghi mật khẩu, số tài khoản hay thông tin nhạy cảm; những thứ đó đưa riêng cho người cần biết, khi cần.
Khi người thay đã ở nhà bạn một thời gian, hỏi họ những gì nên thêm. Họ thường nhìn ra những điều người trong nhà không thấy, và phần góp ý đó làm sổ tay tốt hơn cho lần sau.
Câu hỏi thường gặp
Sổ tay gia đình nên có những gì?
Liên hệ khẩn cấp, lịch một ngày của người cần chăm, ăn uống và điều cần tránh, thuốc theo đơn, đưa đón, thông tin nhà cửa như cầu dao và van nước, quy tắc trong nhà, thú cưng và cây, tiền chi tiêu nhỏ, và một trang xử lý sự cố.
Viết sổ tay mất bao lâu?
Bản đầu tiên có thể viết trong một hai buổi tối nếu tập trung vào các mục người thay cần nhất. Phần còn lại bổ sung dần sau mỗi lần có người dùng thử và hỏi lại.
Có nên ghi mật khẩu vào sổ tay không?
Không nên ghi vào bản giấy để ở chỗ dễ thấy. Mật khẩu wifi, mã khoá và thông tin tài khoản đưa riêng cho người cần biết, khi họ cần.
Ông bà không quen đọc nhiều chữ thì sao?
Viết ngắn, chữ to, dùng ảnh cho vị trí đồ vật, quay video ngắn cho các thao tác, và đọc cùng ông bà một lượt trước khi đi. Phần quan trọng nhất có thể in riêng một trang dán ở chỗ ông bà hay ngồi.
Sổ tay khác gì so với dặn dò bằng lời?
Dặn dò bằng lời dễ quên và chỉ có trong một lúc. Sổ tay có sẵn khi người thay cần, kể cả khi bạn không nghe máy được, và giúp không bỏ sót những chi tiết nhỏ mà người trong nhà coi là hiển nhiên.
Bao lâu nên cập nhật sổ tay?
Rà lại mỗi quý và mỗi khi có thay đổi lớn như con chuyển trường, có thuốc mới theo đơn, chuyển nhà hay đổi người giúp việc. Ghi ngày cập nhật lần cuối ở trang đầu.