Dung hoà công việc ở công ty và việc nhà: điểm va chạm, ranh giới giờ, ngày bận

Dung hoà công việc ở công ty và việc nhà không phải là chia đều giờ cho hai bên, mà là làm cho hai hệ thống bớt giẫm lên nhau: tìm ra những điểm va chạm cụ thể trong tuần, đặt vài ranh giới giờ giữ được, báo trước cho nhau những mùa bận, và có sẵn chuỗi dự phòng cho ngày một người phải ở lại muộn.

Lời khuyên chung chung kiểu "biết sắp xếp thời gian" ít giúp được ai, vì va chạm giữa việc công ty và việc nhà thường rơi vào vài thời điểm rất cụ thể: giờ tan làm trùng giờ đón con, cuộc họp kéo dài, tin nhắn của sếp lúc chín giờ tối, tháng quyết toán trùng tháng con thi. Bài này đi từ những điểm cụ thể đó.

Va chạm nằm ở vài thời điểm, không phải ở cả ngày

Khi nói "không cân bằng được công việc và gia đình", nhiều người hình dung một cảm giác chung là thiếu thời gian. Nhưng nếu ghi lại một tuần, va chạm thật thường chỉ rơi vào vài khung giờ lặp lại. Buổi sáng từ sáu rưỡi tới tám giờ, khi vừa phải chuẩn bị cho con vừa phải tới công ty đúng giờ. Khoảng năm tới sáu giờ chiều, khi cuộc họp chưa kết thúc mà trường sắp tan. Buổi tối, khi tin nhắn công việc tới đúng lúc đang cho con ăn.

Ngoài những va chạm hằng ngày còn có va chạm theo mùa: cuối quý, cuối năm, mùa cao điểm của ngành, những đợt dự án gấp, trùng với mùa thi của con, tháng Chạp, tháng ông bà ốm. Những va chạm này dự báo được từ trước, nhưng ít gia đình nói với nhau sớm.

Lợi ích của việc nhìn ra điểm va chạm cụ thể là giải pháp cũng cụ thể theo. Không cần thay đổi cả cuộc sống; chỉ cần sửa ba bốn khung giờ và có kế hoạch cho hai ba mùa bận trong năm. Phần dưới đi qua cách tìm, cách đặt ranh giới, cách đồng bộ lịch bận giữa hai người và cách dự phòng.

Bản đồ điểm va chạm trong một tuần

Mỗi người lớn đi làm trong nhà tự điền bảng này cho tuần vừa qua, sau đó hai người đặt cạnh nhau. Ví dụ giả định:

Đặt hai bảng cạnh nhau sẽ thấy ngay chỗ hai người cùng bận một lúc, và đó là chỗ cần người thứ ba hoặc cần đổi việc. Thường chỉ cần đổi người phụ trách cố định một hai khung giờ là giải quyết được phần lớn. Phần đổi người phụ trách nên cập nhật ngay vào lịch gia đình dùng chung.

Vài ranh giới giờ giữ được, không phải nhiều

Ranh giới giờ là những cam kết nhỏ về thời gian mà mình thật sự giữ được, ví dụ hai buổi trong tuần rời công ty đúng giờ, không nhận họp sau năm giờ chiều vào hai ngày đó, không trả lời tin nhắn công việc trong khung giờ ăn tối trừ việc khẩn cấp. Ít mà giữ được tốt hơn nhiều mà không giữ được: một ranh giới bị phá liên tục làm cả người đặt và người xung quanh không còn tin vào nó.

Ranh giới chỉ có tác dụng khi người khác biết. Báo cho đồng nghiệp và quản lý trực tiếp bằng lời rõ ràng, đi kèm cách liên lạc khi thật sự khẩn: "Thứ Ba và thứ Năm mình phải rời lúc năm giờ để đón con. Việc gấp sau giờ đó gọi điện, tin nhắn thường thì mình trả lời sáng hôm sau." Nhiều nơi làm việc tôn trọng điều này hơn người ta nghĩ, miễn là việc của mình vẫn xong đúng hạn.

Phía công việc, ranh giới cần được bù bằng sự chủ động: xếp việc cần tập trung vào buổi sáng, báo trước khi một hạn chót có nguy cơ chạm vào ngày về sớm, bàn giao rõ cho đồng nghiệp trước khi rời. Phía nhà, ranh giới cũng cần giữ chiều ngược lại: giờ làm việc ở nhà (nếu làm từ xa) không bị cắt ngang bởi việc nhà không gấp.

Những vấn đề như giờ làm thêm, chế độ làm việc linh hoạt, làm từ xa phụ thuộc vào hợp đồng lao động, nội quy công ty và quy định pháp luật lao động hiện hành; khi cần thay đổi lâu dài, nên trao đổi chính thức với quản lý và bộ phận nhân sự thay vì tự ngầm điều chỉnh.

Đồng bộ mùa bận giữa hai người

Hai người cùng đi làm thường không bận cùng lúc, nhưng nếu không nói với nhau, mỗi người chỉ biết mùa bận của mình. Cách làm đơn giản: mỗi người tự liệt kê các mùa bận công việc dự kiến trong năm (cuối quý, kỳ kiểm toán, mùa cao điểm bán hàng, các chuyến công tác dài) và ghi vào lịch gia đình dùng chung dưới dạng một dải nhiều ngày. Đầu mỗi tháng, xem lại tháng tới.

Khi một người vào mùa bận, người kia chủ động nhận thêm những việc nhà nhạy với giờ giấc: đưa đón, nấu tối, việc học của con. Đổi lại, khi người kia vào mùa bận thì chiều ngược lại. Đây không phải là món nợ cần trả đúng từng ngày, mà là nhịp luân phiên được hai người cùng đồng ý.

Nếu cả hai cùng vào mùa bận một lúc, đó là lúc huy động người thứ ba từ sớm: ông bà, người giúp việc theo giờ, dịch vụ đưa đón, hoặc đơn giản là hạ tiêu chuẩn việc nhà trong vài tuần. Biết trước một tháng thì có thời gian thu xếp; biết trước một ngày thì chỉ còn cách xin nghỉ.

Mùa của gia đình cũng nên vào lịch như mùa công việc: tháng con thi, tháng Chạp, những đợt ông bà cần chăm. Hai loại mùa đặt cạnh nhau giúp mỗi người quyết sớm, ví dụ không nhận một dự án lớn đúng tháng con thi chuyển cấp.

Khi làm việc tại nhà: hai hệ thống trong cùng một không gian

Làm việc tại nhà một vài ngày mỗi tuần giúp bớt thời gian đi lại, nhưng lại xoá đi ranh giới vật lý giữa công ty và nhà. Va chạm chuyển sang dạng khác: con gõ cửa giữa cuộc họp trực tuyến, người nhà nghĩ "đang ở nhà thì tiện làm hộ việc này", và chính người làm cũng dễ đứng dậy phơi đồ giữa một việc cần tập trung, rồi ngồi lại tới khuya để bù.

Cách giữ được là đặt ranh giới bằng không gian và bằng giờ. Không gian: một góc làm việc cố định, dù nhỏ, mà người trong nhà hiểu là khi ngồi ở đó thì đang làm việc; một tín hiệu đơn giản như đóng cửa hoặc đeo tai nghe để báo "đang họp". Giờ: ghi giờ làm việc tại nhà vào lịch gia đình như ghi giờ đi làm, để không ai mặc định người ở nhà là người rảnh.

Việc nhà vẫn có thể chen vào giờ nghỉ, và đó là lợi thế thật của làm tại nhà: cho máy giặt chạy lúc nghỉ trưa, nhận hàng, nấu cơm sớm hơn. Điều cần tránh là để việc nhà chen vào giữa giờ làm một cách tự phát. Một cách làm là chọn sẵn hai ba "khe việc nhà" trong ngày, ví dụ giữa trưa và lúc năm giờ chiều, gom việc vào đó.

Với gia đình có con nhỏ ở nhà, làm việc tại nhà không thay được người trông trẻ. Nếu không có người lớn khác trông, cần thống nhất với nơi làm về những khung giờ khó tham gia họp, thay vì cố vừa họp vừa trông rồi cả hai đều không trọn.

Chuỗi dự phòng cho ngày phải ở lại muộn

Dù kế hoạch tốt đến đâu, sẽ có ngày một cuộc họp kéo dài, một sự cố ở công ty, một chuyến xe bị trễ. Điều quan trọng là ngày đó không biến thành chuỗi cuộc gọi hoảng hốt. Một chuỗi dự phòng viết sẵn trả lời câu "ai làm thay, theo thứ tự nào":

• Người dự phòng thứ nhất: người lớn còn lại trong nhà, nếu lịch hôm đó cho phép.
• Người dự phòng thứ hai: ông bà hoặc người thân ở gần, đã đồng ý từ trước và đã được đăng ký với trường nếu cần đón con.
• Người dự phòng thứ ba: một gia đình cùng lớp hoặc hàng xóm đã thoả thuận đổi lượt giúp nhau.
• Phương án cuối: dịch vụ trông trẻ ngoài giờ của trường hoặc dịch vụ đưa đón đã tìm hiểu trước.
• Giờ báo: thống nhất một mốc, ví dụ trước giờ đón ít nhất hai tiếng; sau mốc đó mà chưa báo thì người dự phòng mặc định là mình không cần đi.
• Câu nhắn mẫu: "Hôm nay mình về muộn, nhờ … đón con lúc …, mình về tới nhà khoảng …" gửi vào nhóm gia đình để mọi người cùng biết.

Chuỗi dự phòng cũng nên có phần cho bữa tối và việc buổi tối: món dễ làm có sẵn trong tủ, việc nào tối đó bỏ qua được. Khi dùng tới dự phòng, ghi lại vào lịch; nếu một tháng dùng tới nó quá nhiều lần, đó là dấu hiệu cần sửa lịch cố định, không phải chỉ cần cố gắng hơn.

Rà lại mỗi tháng: dấu hiệu hai hệ thống đang lệch

Mỗi tháng một lần, hai người lớn dành mười lăm phút xem lại: tháng qua dùng chuỗi dự phòng mấy lần, ranh giới nào bị phá nhiều nhất và vì sao, mùa bận nào sắp tới. Câu trả lời cho biết cần sửa ở đâu: đổi người phụ trách một khung giờ, đề nghị với quản lý dời một cuộc họp định kỳ, hay tìm thêm một người hỗ trợ.

Có vài dấu hiệu cho thấy hai hệ thống đang lệch nặng. Một người liên tục làm việc công ty vào buổi tối sau khi con ngủ trong nhiều tuần. Việc nhà nhạy với giờ giấc gần như luôn do một người làm, kể cả khi người đó đang vào mùa bận. Các cuộc nói chuyện trong nhà phần lớn là sắp xếp ai đón ai. Khi thấy những dấu hiệu này kéo dài, việc cần làm là ngồi lại với bản đồ điểm va chạm, không phải chỉ cố gắng chịu đựng thêm.

Dung hoà không có trạng thái hoàn thành. Con lớn lên, công việc thay đổi, ông bà già đi; mỗi giai đoạn có một cách sắp xếp hợp. Điều giữ lại được qua mọi giai đoạn là thói quen nhìn lịch của hai bên cạnh nhau và nói với nhau sớm.

Câu hỏi thường gặp

Làm sao để vừa làm tốt việc công ty vừa lo được việc nhà?

Bắt đầu bằng việc tìm các điểm va chạm cụ thể trong tuần thay vì cố gắng chung chung, đặt vài ranh giới giờ giữ được, báo trước cho người trong nhà các mùa bận, và có chuỗi dự phòng cho những ngày phải ở lại muộn.

Nói với sếp về việc phải về đúng giờ đón con thế nào?

Nói rõ ngày nào, giờ nào, kèm cách liên lạc khi có việc khẩn và cam kết việc vẫn xong đúng hạn. Nêu cụ thể và giữ đúng điều đã nói thường được chấp nhận dễ hơn một lời xin chung chung.

Có nên trả lời tin nhắn công việc buổi tối không?

Tuỳ tính chất công việc và thoả thuận ở nơi làm. Nhiều người chọn một khung giờ tối không xem nhóm chat công việc, chỉ để một kênh liên lạc khẩn. Quan trọng là đồng nghiệp biết quy ước đó.

Hai vợ chồng cùng bận một lúc thì xoay xở ra sao?

Nếu biết trước, huy động người hỗ trợ từ sớm như ông bà, người giúp việc theo giờ hoặc dịch vụ, và tạm hạ tiêu chuẩn việc nhà. Ghi mùa bận vào lịch chung giúp phát hiện những lần trùng như vậy sớm hơn.

Chuỗi dự phòng gồm những ai?

Thường là người lớn còn lại trong nhà, ông bà hoặc người thân ở gần, một gia đình quen đổi lượt giúp nhau, và một dịch vụ đã tìm hiểu trước. Thứ tự và giờ báo nên thống nhất từ trước.

Bao lâu thì nên xem lại cách sắp xếp?

Mỗi tháng một lần ngắn, và sắp xếp lại toàn bộ khi có thay đổi lớn như đổi việc, con vào cấp học mới hay có người thân cần chăm sóc.