Lời nhắc trên điện thoại chỉ có tác dụng khi số lời nhắc ít, mỗi lời nhắc đến đúng lúc có thể làm được ngay, và nội dung nói rõ phải làm gì. Khi điện thoại rung hàng chục lần mỗi ngày, bạn sẽ học cách gạt đi mà không đọc — và lời nhắc quan trọng bị gạt cùng với những cái khác.
Hiện tượng "nhờn" này có tên trong ngành y: mệt mỏi vì báo động (alarm fatigue), khi nhân viên bệnh viện tiếp xúc với quá nhiều tín hiệu báo động mà phần lớn không quan trọng, dần phản ứng chậm hoặc bỏ qua cả tín hiệu thật. Điện thoại cá nhân là phiên bản nhỏ của cùng một vấn đề.
Bài này giúp chọn việc nào đáng đặt nhắc, chọn kiểu nhắc theo giờ, theo nơi chốn hay theo thói quen, viết lời nhắc sao cho đọc là làm, và dọn những thông báo đang làm lời nhắc của bạn chìm nghỉm.
Vì sao lời nhắc mất tác dụng
Nhớ phải làm một việc trong tương lai — gọi lại cho khách lúc ba giờ, mua thuốc trên đường về, gửi hồ sơ trước thứ sáu — là một dạng trí nhớ riêng mà các nhà tâm lý học gọi là trí nhớ tương lai (prospective memory). Nó khác với nhớ một sự kiện đã qua: việc khó không phải là nhớ nội dung, mà là nhớ ra đúng lúc. Lời nhắc trên điện thoại sinh ra để gánh phần "đúng lúc" ấy.
Nhưng lời nhắc chỉ gánh được nếu nó được chú ý. Mỗi lần điện thoại rung vì một thông báo không quan trọng, bạn học thêm một chút rằng rung thì không cần nhìn. Sau vài tuần, phản xạ gạt thông báo đi nhanh hơn phản xạ đọc nó. Lời nhắc quan trọng đến cùng một kiểu âm thanh, cùng một vị trí trên màn hình với quảng cáo khuyến mãi — và bị đối xử như nhau.
Lý do thứ hai: nhắc đến lúc không làm được. Lời nhắc "gọi cho xưởng" bật lên khi bạn đang chạy xe hoặc đang đứng trước khách. Bạn gạt đi, định lát nữa gọi, và lời nhắc đã hết nhiệm vụ của nó mà việc vẫn chưa làm. Lời nhắc sai thời điểm còn tệ hơn không có, vì nó cho cảm giác đã được nhắc.
Lý do thứ ba: lời nhắc mơ hồ. "Việc xưởng" bật lên lúc ba giờ chiều buộc bạn phải nhớ lại việc gì của xưởng, gọi ai, hỏi gì. Thêm một bước suy nghĩ là thêm một lý do để hoãn.
Việc nào đáng đặt nhắc, việc nào không
Phép thử nhanh: nếu quên việc này thì có hậu quả không, và việc có gắn với một thời điểm hay nơi chốn cụ thể không.
| Loại việc | Đặt nhắc? | Lý do | Thay vào đó |
|---|---|---|---|
| Việc có giờ cố định (hẹn gọi lại, uống thuốc, đón con) | Có | Gắn với thời điểm, quên là lỡ | — |
| Việc có hạn trong vài ngày tới | Có, một lần, vào lúc có thể làm | Cần thời gian chuẩn bị | — |
| Việc gắn với nơi chốn (mua đồ khi ra chợ, lấy giấy tờ khi qua cơ quan) | Có, theo nơi chốn nếu điện thoại hỗ trợ | Đúng lúc là lúc tới nơi | — |
| Việc không có hạn, làm khi rảnh | Không | Nhắc sẽ bị gạt nhiều lần | Để trong danh sách việc, xem khi lập kế hoạch |
| Việc hằng ngày đã thành nếp | Không | Không cần, chỉ thêm tiếng ồn | Gắn vào thói quen sẵn có |
| "Nhớ suy nghĩ về…" | Không | Không có hành động cụ thể | Ghi vào danh sách việc với bước tiếp theo rõ ràng |
Khi bỏ hết những lời nhắc thuộc ba dòng cuối, nhiều người thấy số lời nhắc mỗi ngày giảm còn một nửa hoặc ít hơn. Những lời nhắc còn lại có cơ hội được đọc thật.
Ba kiểu nhắc và khi nào dùng
Nhắc theo giờ. Kiểu phổ biến nhất. Dùng cho việc có thời điểm cụ thể. Mẹo: đặt giờ nhắc vào lúc bạn có thể làm, không phải lúc việc đến hạn. Phải gửi hồ sơ trước năm giờ chiều thứ sáu thì nhắc vào chín giờ sáng thứ năm, lúc bạn ở bàn làm việc, không phải bốn giờ chiều thứ sáu.
Nhắc theo nơi chốn. Nhiều điện thoại cho phép nhắc khi tới hoặc rời một địa điểm. Dùng cho việc chỉ làm được ở một nơi: mua đồ ở siêu thị, lấy hàng ở kho, nộp giấy ở cơ quan. Lời nhắc bật lên đúng lúc làm được, nên ít bị gạt đi. Cần bật định vị cho ứng dụng nhắc, và nên kiểm xem chức năng có chạy ổn trên máy của bạn không trước khi tin hoàn toàn.
Nhắc theo thói quen. Không dùng điện thoại mà gắn việc vào một hành động sẵn có: "sau khi mở cửa tiệm, kiểm két"; "trước khi tắt máy tính, xem danh sách ngày mai". Các nghiên cứu của Peter Gollwitzer về ý định thực hiện (1999) cho thấy kế hoạch dạng "khi gặp tình huống X thì làm Y" giúp người ta làm theo tốt hơn so với chỉ có ý định chung. Với việc lặp lại hằng ngày, kiểu nhắc này bền hơn điện thoại.
Viết lời nhắc để đọc là làm
Nội dung lời nhắc là thứ duy nhất bạn đọc khi nó bật lên, thường chỉ trong một hai giây trên màn hình khoá. Vài quy tắc:
- Bắt đầu bằng động từ: "Gọi", "Gửi", "Mua", "Kiểm" — không phải danh từ như "Xưởng", "Hồ sơ".
- Nói rõ đối tượng và điều cần làm: "Gọi anh Tâm ở xưởng hỏi ngày giao tủ bếp nhà chị Hà" thay vì "Gọi xưởng".
- Đưa thông tin cần dùng vào phần ghi chú của lời nhắc: mã đơn, số tiền, địa chỉ — để khi làm không phải tìm.
- Phần quan trọng nhất ở đầu câu, vì màn hình khoá thường chỉ hiện vài chữ đầu.
- Một lời nhắc một việc. "Gọi xưởng và báo khách và đặt thợ" sẽ được đánh dấu xong khi mới làm việc đầu.
Lời nhắc tốt giống một mẩu giấy người khác để lại cho bạn: đọc không cần suy nghĩ thêm, biết ngay mình phải làm gì. Nếu bạn phải mở ứng dụng khác để hiểu lời nhắc, nó chưa được viết đủ.
Mất thêm mười giây để viết lời nhắc đầy đủ lúc đặt, đổi lại không phải mất vài phút nhớ lại lúc nó bật lên — và không phải đánh liều đoán sai người cần gọi.
Dọn thông báo để lời nhắc nổi lên
Lời nhắc chỉ được chú ý khi nó không phải chen giữa hàng chục thông báo khác. Dành ba mươi phút một lần để dọn:
- Mở phần cài đặt thông báo của điện thoại và xem danh sách ứng dụng được gửi thông báo. Nhiều điện thoại có thống kê số thông báo mỗi ứng dụng gửi trong tuần.
- Tắt hẳn thông báo của ứng dụng mua sắm, trò chuyện nhóm lớn không liên quan công việc, tin tức — những thứ bạn có thể tự mở khi muốn xem.
- Với nhóm chat công việc ồn ào, chuyển sang chỉ báo khi có người nhắc tên bạn, nếu ứng dụng hỗ trợ.
- Để ứng dụng nhắc việc và lịch có âm thanh riêng, khác với âm thông báo chung. Nghe là biết đây là lời nhắc của chính mình.
- Dùng chế độ tập trung hoặc không làm phiền vào những khung giờ làm việc sâu, nhưng cho phép lời nhắc và cuộc gọi từ người thân đi qua.
- Xem lại sau một tuần: còn thông báo nào bạn luôn gạt đi mà không đọc không? Tắt tiếp.
Các nghiên cứu về gián đoạn trong công việc văn phòng, như của Gloria Mark và cộng sự, cho thấy người bị ngắt quãng thường làm nhanh hơn để bù lại nhưng chịu căng thẳng nhiều hơn. Dọn thông báo vì thế không chỉ giúp lời nhắc được đọc mà còn giảm số lần bị kéo khỏi việc đang làm.
Ví dụ: lời nhắc của một chủ tiệm trước và sau khi dọn
Ví dụ giả định: chị Hạnh mở tiệm bánh nhỏ ở Nha Trang (Khánh Hoà), nhận đặt bánh qua tin nhắn. Trong một ngày bình thường, điện thoại của chị có khoảng hai mươi lời nhắc: nhắc uống nước mỗi giờ, nhắc "kiểm bột" mỗi sáng, nhắc "nghĩ mẫu bánh Trung thu", và nhiều lời nhắc giao bánh theo giờ. Cộng thêm thông báo từ năm nhóm chat và vài ứng dụng mua sắm. Chị kể mình thường gạt cả loạt đi lúc đang nhào bột, và đã hai lần quên giao bánh đúng giờ.
Sau khi dọn theo các bước ở trên, chị bỏ lời nhắc uống nước và "kiểm bột" — việc thứ hai được gắn vào thói quen mở tiệm. Lời nhắc "nghĩ mẫu bánh Trung thu" được chuyển thành một dòng trong danh sách việc với bước cụ thể: "xem lại ảnh mẫu năm ngoái, chọn ba mẫu giữ lại". Thông báo ứng dụng mua sắm tắt hẳn; nhóm chat của tiệm chỉ báo khi có người nhắc tên chị.
Còn lại mỗi ngày từ năm đến tám lời nhắc, hầu hết là giao bánh. Mỗi lời nhắc được đặt sớm hơn giờ giao khoảng bốn mươi phút — thời gian để đóng hộp và gọi xe — chứ không phải đúng giờ giao. Nội dung viết đủ: "Đóng hộp bánh kem nhà anh Phúc, giao trước 16 giờ, đã thu cọc". Lời nhắc dùng một âm thanh riêng mà chị nghe là biết của tiệm.
Thay đổi không đến từ ứng dụng mới. Nó đến từ việc giảm số lần điện thoại kêu, để mỗi lần nó kêu đều đáng nhìn.
Khi lời nhắc bật lên mà chưa làm được
Dù đặt khéo đến đâu, sẽ có lúc lời nhắc đến khi bạn không thể làm ngay. Lúc đó có ba lựa chọn, và điều quan trọng là chọn một cách có ý thức thay vì gạt đi theo phản xạ.
Lựa chọn thứ nhất: làm ngay nếu mất dưới hai phút — gửi một tin nhắn, chuyển một khoản tiền. Lựa chọn thứ hai: dời lời nhắc tới một thời điểm cụ thể mà bạn biết mình sẽ làm được, không phải "mười lăm phút nữa" một cách máy móc. Hầu hết ứng dụng nhắc việc cho phép hoãn tới một giờ chọn sẵn. Lựa chọn thứ ba: chuyển việc vào danh sách việc chính nếu nó không thật sự gắn với thời điểm, và xoá lời nhắc.
Điều nên tránh là hoãn đi hoãn lại cùng một lời nhắc. Nếu một việc đã bị hoãn ba lần, lời nhắc không phải vấn đề — vấn đề là việc chưa rõ bước tiếp theo, hoặc bạn đang né nó. Dừng lại, viết lại bước tiếp theo thật cụ thể, hoặc quyết định thẳng là không làm.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng ứng dụng nhắc việc có sẵn của điện thoại hay ứng dụng riêng?
Ứng dụng có sẵn thường đủ cho nhắc theo giờ, theo nơi chốn và lặp lại, lại tích hợp tốt với trợ lý giọng nói và màn hình khoá. Ứng dụng riêng có ích khi bạn cần chia sẻ lời nhắc với người khác hoặc gắn chúng với danh sách việc phức tạp. Bắt đầu bằng cái có sẵn, chỉ đổi khi thiếu chức năng thật sự cần.
Có nên đặt nhiều lời nhắc cho cùng một việc quan trọng không?
Hai lời nhắc là hợp lý cho việc có hạn quan trọng: một lời nhắc để bắt đầu chuẩn bị, một lời nhắc trước hạn. Nhiều hơn thế thường phản tác dụng vì bạn sẽ quen gạt đi, nghĩ rằng còn lời nhắc sau.
Nhắc bằng giọng nói qua trợ lý ảo có đáng tin không?
Tiện cho lúc đang lái xe hay đang bận tay, nhưng nên kiểm lại nội dung đã được ghi đúng chưa, nhất là tên riêng và số. Trợ lý giọng nói đôi khi nghe nhầm tiếng Việt có dấu. Sau khi đặt, liếc qua màn hình xem lời nhắc đã đúng giờ và đúng chữ chưa.
Làm sao nhắc việc cho người khác, ví dụ nhắc bố mẹ uống thuốc?
Có thể đặt lời nhắc ngay trên điện thoại của người đó, với âm thanh dễ nghe và chữ to. Một số ứng dụng cho phép chia sẻ lời nhắc giữa các thành viên gia đình. Với người lớn tuổi, nên kết hợp lời nhắc với thói quen, ví dụ để thuốc cạnh bàn ăn.
Tắt bớt thông báo có làm lỡ việc quan trọng không?
Nếu chỉ tắt thông báo của những ứng dụng bạn có thể tự mở khi cần, rủi ro rất thấp. Với nhóm chat công việc, chuyển sang chế độ báo khi bị nhắc tên thay vì tắt hẳn. Thử một tuần, nếu thấy lỡ việc thì bật lại đúng ứng dụng đó.
Lời nhắc lặp lại hằng ngày có bị nhờn không?
Có, rất nhanh. Với việc hằng ngày, sau vài tuần nên chuyển sang gắn vào thói quen và tắt lời nhắc. Nếu buộc phải giữ, ví dụ nhắc uống thuốc, đổi âm thanh hoặc thời điểm nhắc một chút sau mỗi vài tuần để tránh phản xạ gạt đi.