Lịch điện tử nên chứa những gì gắn với một thời điểm cụ thể — cuộc hẹn, buổi họp, việc phải làm đúng giờ, và những khối thời gian bạn dành riêng cho việc quan trọng; còn những việc "làm lúc nào cũng được miễn trước hạn" thì để trong danh sách việc. Trộn hai thứ vào nhau là lý do phổ biến khiến lịch trở nên rối và danh sách bị bỏ quên.
Lịch mạnh ở chỗ cho thấy thời gian thật còn lại trong ngày. Danh sách mạnh ở chỗ giữ được nhiều việc mà không cần quyết ngay khi nào làm. Khi dùng đúng vai, hai công cụ bổ sung cho nhau: danh sách cho biết phải làm gì, lịch cho biết còn bao nhiêu giờ để làm.
Bài này đi qua cách phân việc giữa lịch và danh sách, cách dùng nhiều lớp lịch cho công việc, cá nhân và nhóm, quy ước khi mời người khác vào lịch, và cách giữ khoảng trống để lịch không bị lấp kín bởi các buổi họp.
Lên lịch hay để danh sách
Phép thử đơn giản: việc này có phải xảy ra vào một giờ cụ thể không? Nếu có, nó thuộc về lịch. Nếu không, nó thuộc về danh sách — trừ khi bạn cố ý dành riêng một khối thời gian cho nó.
| Loại việc | Để ở đâu | Ví dụ |
|---|---|---|
| Cuộc hẹn, buổi họp có giờ | Lịch | Gặp khách lúc mười giờ, họp nhóm chiều thứ hai |
| Việc phải làm đúng giờ | Lịch | Gọi cho nhà cung cấp trước giờ họ đóng đơn trong ngày |
| Hạn chót | Lịch (dạng sự kiện cả ngày) và danh sách | Hạn nộp hồ sơ thứ sáu |
| Khối thời gian dành cho việc quan trọng | Lịch | Sáng thứ ba, hai tiếng soạn báo giá dự án lớn |
| Việc nhỏ làm lúc nào cũng được | Danh sách | Đặt mua mực in, trả lời email không gấp |
| Việc chờ người khác | Danh sách (mục chờ) | Chờ khách gửi bản vẽ |
| Thời gian di chuyển | Lịch | Bốn mươi phút đi từ tiệm tới chỗ khách |
Hai dòng hay bị quên là khối thời gian cho việc quan trọng và thời gian di chuyển. Không đặt chúng vào lịch thì lịch trông còn trống, người khác sẽ mời họp vào đúng khoảng đó, và việc quan trọng bị đẩy sang tối. Còn đặt mọi việc nhỏ vào lịch thì lịch dày đặc những ô mười lăm phút không ai làm đúng giờ, và bạn sẽ thôi tin vào nó.
Lịch của người làm và lịch của người quản lý
Năm 2009, Paul Graham viết một bài luận ngắn phân biệt hai kiểu lịch: lịch của người quản lý (manager's schedule), chia ngày thành những ô một giờ, mỗi ô một cuộc gặp; và lịch của người làm (maker's schedule), cần những khối dài nửa ngày để viết, thiết kế, lập trình, làm hàng thủ công. Với người làm, một cuộc họp lúc mười giờ không chỉ tốn một giờ mà cắt buổi sáng thành hai mẩu quá ngắn để làm việc sâu.
Phân biệt này áp dụng rộng hơn văn phòng phần mềm. Thợ may, thợ mộc, người viết, kế toán lúc khoá sổ, chủ tiệm khi làm sổ sách — đều cần khối thời gian liền. Trong khi đó, công việc điều phối, bán hàng, chăm sóc khách lại tự nhiên chia thành những mẩu ngắn.
Ứng dụng thực tế: nếu công việc của bạn có cả hai kiểu, hãy dành cố định một số buổi trong tuần cho khối làm việc dài và đặt chúng vào lịch như một cuộc hẹn với chính mình. Gom các cuộc gặp vào những buổi còn lại. Nếu bạn quản lý người khác có lịch của người làm, cố gắng không rải họp vào giữa buổi sáng của họ; họp đầu giờ hoặc ngay sau giờ nghỉ trưa thường ít phá việc hơn.
Dùng nhiều lớp lịch thay vì một lịch duy nhất
Hầu hết ứng dụng lịch cho phép tạo nhiều lịch riêng trong cùng một tài khoản, mỗi lịch một màu, bật tắt hiển thị độc lập. Một cách chia hay dùng:
- Lịch công việc: cuộc họp, cuộc hẹn với khách, khối làm việc. Thường đã có sẵn từ tài khoản của nơi làm việc.
- Lịch cá nhân: khám bệnh, việc riêng, hẹn bạn bè. Không chia sẻ chi tiết với đồng nghiệp, chỉ hiện "bận".
- Lịch gia đình dùng chung: những mốc cả nhà cần biết, như lịch học của con, ngày giỗ, ngày đóng tiền. Chia sẻ với người trong nhà.
- Lịch hạn chót: tách riêng các hạn nộp, gia hạn, thanh toán dưới dạng sự kiện cả ngày, để nhìn một tháng là thấy ngay các mốc quan trọng.
- Lịch theo dõi (chỉ xem): lịch nghỉ lễ, lịch âm, lịch của nhóm khác mà bạn cần biết nhưng không quản lý.
Lợi ích lớn nhất của nhiều lớp là có thể tắt bớt khi cần tập trung. Khi lập kế hoạch tuần làm việc, tắt lịch gia đình và lịch theo dõi; khi sắp xếp cuối tuần, tắt lịch công việc. Nhưng nhớ một điều: lịch cá nhân vẫn nên chặn thời gian trên lịch công việc dưới dạng "bận", nếu không đồng nghiệp sẽ mời họp vào giờ bạn đi khám bệnh.
Quy ước khi mời người khác vào lịch
Tiêu đề nói rõ mục đích. "Chốt thiết kế tủ bếp nhà chị Hà" tốt hơn "Họp". Người nhận nhìn lịch là biết buổi đó để làm gì và có cần chuẩn bị không.
Phần mô tả có ba dòng. Mục tiêu của buổi, người cần chuẩn bị gì, và tài liệu liên quan nằm ở đâu. Không có mô tả, người tham dự sẽ đến tay trắng.
Chỉ mời người thật sự cần. Mỗi người được mời mà không cần thiết là một khối thời gian bị lấy mất. Người chỉ cần biết kết quả thì gửi tóm tắt sau buổi.
Ngắn hơn mặc định. Ứng dụng lịch thường đặt mặc định ba mươi phút hoặc một giờ. Buổi trao đổi nhanh hai mươi lăm phút để mọi người có năm phút chuyển sang việc khác, hoặc buổi bốn mươi lăm phút thay vì một giờ.
Kiểm giờ trống trước khi mời. Nhiều ứng dụng lịch cho xem giờ bận của người khác. Dùng chức năng này thay vì nhắn hỏi "anh rảnh lúc nào", vừa nhanh vừa bớt một vòng tin nhắn.
Huỷ sớm khi không cần nữa. Buổi họp không còn lý do để diễn ra thì huỷ ngay khi biết, kèm một dòng giải thích, thay vì để mọi người đến rồi mới bảo về. Một buổi huỷ sớm trả lại thời gian cho tất cả người được mời; một buổi huỷ sát giờ thì thời gian đó thường đã bị bỏ phí.
Giữ khoảng trống để lịch không vỡ
Lịch kín từ sáng đến chiều trông rất năng suất nhưng thường vỡ ngay buổi đầu tiên có việc kéo dài. Vài thói quen giúp lịch chịu được bất ngờ:
- Chặn thời gian đệm sau các buổi quan trọng, mười lăm đến ba mươi phút, để ghi chép, gửi việc tiếp theo, hoặc xử lý khi buổi họp kéo dài.
- Ghi thời gian di chuyển vào lịch như một sự kiện riêng, nhất là khi phải đi giữa các quận, các xã trong giờ cao điểm.
- Không xếp kín quá khoảng hai phần ba thời gian làm việc bằng các sự kiện cố định; phần còn lại dành cho việc phát sinh và việc trong danh sách. Tỷ lệ cụ thể tuỳ công việc — người trực khách hàng cần chừa nhiều hơn.
- Đặt một khối "xử lý việc nhỏ" mỗi ngày, ba mươi phút đến một giờ, để làm các việc nhỏ trong danh sách thay vì để chúng chen vào giữa các khối làm việc dài.
- Xem lịch tuần tới vào một thời điểm cố định, ví dụ chiều thứ sáu, để thấy ngày nào đã quá tải và dời bớt khi còn kịp.
Nếu thấy lịch của mình thường xuyên vỡ, hãy đếm trong hai tuần xem mỗi ngày có bao nhiêu phút bị chiếm bởi việc không có trên lịch. Con số đó là khoảng đệm bạn thật sự cần, và nên được chặn sẵn thay vì hy vọng ngày hôm đó sẽ yên.
Ví dụ: một tuần chia giữa lịch và danh sách
Ví dụ giả định: anh Quân làm dịch vụ kế toán cho khoảng mười hộ kinh doanh ở Cần Thơ, một mình. Trước đây anh ghi mọi thứ vào lịch: cuộc hẹn với khách, hạn nộp tờ khai, cả những việc như "nhập hoá đơn tiệm tạp hoá" hay "gửi nhắc khách gửi chứng từ". Lịch dày đặc nhưng gần nửa số ô không được làm đúng giờ, và anh thôi tin vào nó.
Anh chia lại. Lịch chỉ giữ bốn thứ: cuộc hẹn với khách; hạn nộp dưới dạng sự kiện cả ngày trong một lịch riêng màu đỏ; hai khối làm việc sâu mỗi tuần — sáng thứ ba và sáng thứ năm, mỗi khối ba giờ — để nhập liệu và đối chiếu; và một khối "việc nhỏ" bốn giờ chiều mỗi ngày. Mọi việc khác chuyển sang danh sách, có cột tên khách.
Mỗi chiều thứ sáu, anh nhìn lịch tuần tới: hạn nào sắp tới, khối làm việc sâu có bị cuộc hẹn nào lấn không. Rồi anh chọn từ danh sách những việc sẽ làm trong hai khối sáng thứ ba và thứ năm, ghi tên việc vào phần mô tả của khối. Việc nhỏ như gửi tin nhắc chứng từ thì để dành cho khối bốn giờ chiều.
Sau vài tuần, lịch của anh thưa hơn nhưng gần như mọi ô đều diễn ra đúng như ghi. Danh sách dài hơn nhưng không làm anh lo, vì đã có chỗ và giờ để xử lý nó. Đó là dấu hiệu lịch và danh sách đã trở về đúng vai.
Lịch cho tiệm và nhóm nhỏ
Với tiệm nhỏ, một lịch dùng chung giải quyết được nhiều cuộc nhắn tin hỏi qua hỏi lại: lịch khách hẹn lấy hàng, lịch giao hàng, lịch thợ đến sửa máy, ngày nhà cung cấp giao hàng, ngày nghỉ của từng người. Ai trực ca cũng mở ra xem được, không phải hỏi chủ.
Để lịch chung không loạn, nên thống nhất vài quy ước. Mỗi loại sự kiện một màu hoặc một lịch con: khách hẹn, giao hàng, nhân sự. Tiêu đề bắt đầu bằng loại việc rồi mới đến tên: "Giao – tủ bếp nhà chị Hà". Ai tạo sự kiện thì ghi tên mình trong phần mô tả để người khác biết hỏi ai. Sự kiện bị huỷ thì xoá hoặc đổi tiêu đề thành "Huỷ – …", không để nguyên khiến người khác tưởng vẫn diễn ra.
Lịch ca làm việc của nhân viên là trường hợp đặc biệt. Nếu đơn giản, có thể đặt trong lịch chung dưới dạng sự kiện lặp lại. Nếu ca thay đổi nhiều và cần tính giờ công, một bảng xếp ca riêng thường hợp hơn, và lịch chung chỉ ghi các thay đổi đột xuất.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đặt mọi việc trong danh sách vào lịch để chắc chắn làm không?
Không nên với mọi việc. Đặt việc nhỏ vào lịch tạo ra hàng chục ô bạn không làm đúng giờ, và lịch mất độ tin cậy. Chỉ chặn lịch cho việc quan trọng cần khối thời gian dài. Việc nhỏ gom vào một khối xử lý chung mỗi ngày.
Lịch công việc và lịch cá nhân có nên gộp vào một ứng dụng không?
Nên xem được cùng nhau trong một ứng dụng để tránh xếp chồng, nhưng giữ thành các lịch riêng. Lịch cá nhân chia sẻ với đồng nghiệp ở mức chỉ hiện bận. Như vậy bạn thấy toàn cảnh, còn người khác chỉ thấy những gì họ cần biết.
Làm sao xử lý khi người khác liên tục mời họp vào khối thời gian làm việc của mình?
Đặt khối làm việc vào lịch dưới dạng sự kiện bận với tiêu đề rõ ràng. Nếu vẫn bị mời, trả lời đề xuất giờ khác ngay trong lời mời. Với cấp trên, nói thẳng một lần về những buổi bạn cần giữ cho việc sâu và lý do.
Có nên dùng lịch để ghi lại việc đã làm không?
Một số người ghi lại những gì thực sự đã làm vào lịch, bên cạnh những gì đã định làm, để cuối tuần so sánh. Cách này giúp thấy thời gian thật đi đâu. Nhưng nó tốn công, nên chỉ làm trong một hai tuần khi cần hiểu vấn đề, không cần làm mãi.
Lịch âm có đưa vào lịch điện tử được không?
Nhiều ứng dụng lịch có tuỳ chọn hiển thị ngày âm, hoặc cho phép thêm lịch âm dưới dạng lịch theo dõi. Với ngày giỗ hay mốc Tết lặp theo âm lịch, ngày dương thay đổi mỗi năm, nên cần kiểm lại hoặc đặt lại mỗi năm nếu ứng dụng không tự tính.
Nên xem lịch vào lúc nào trong ngày?
Ít nhất hai lần: đầu ngày để biết những mốc cố định và khoảng trống còn lại, cuối ngày để xem ngày mai cần chuẩn bị gì. Thêm một lần mỗi tuần để nhìn trước tuần tới. Xem lịch liên tục trong ngày thường không cần nếu đã có nhắc cho những sự kiện quan trọng.