Checklist là gì? Cách viết một checklist người khác dùng được thật
Checklist là danh sách kiểm ngắn đặt ở đúng điểm dừng của một việc lặp lại. Hai kiểu đọc – làm và làm – xác nhận, cách chọn mục và các bước soạn bản đầu tiên.
Quy trình và checklist
Viết ra việc lặp lại để người khác làm được: checklist hoạt động thế nào (Gawande 2009; bảng kiểm an toàn phẫu thuật của WHO 2008) và hai kiểu "đọc – làm" với "làm – xác nhận"; checklist mở cửa và đóng cửa hàng; quy trình nhận đơn online đến lúc giao cho cửa hàng nhỏ; sổ tay vận hành cho nhân viên mới của tiệm (nguyên lý, mục lục mẫu); ghi lại việc "chỉ một người biết" trước khi người đó nghỉ; quy trình bằng ảnh/video ngắn cho người không thích đọc; mẫu tin nhắn và mẫu văn bản dùng lại; tự động hoá việc lặp lại bằng bảng tính/nhắc lịch (nguyên lý, không lập trình); khi quy trình phình to — rà và cắt; checklist cá nhân (trước khi đi công tác, trước khi gửi hồ sơ quan trọng).
Việc chỉ một người biết làm: cách ghi lại thành hướng dẫn trước khi người đó vắng mặt
Tiệm hay nhóm nhỏ nào cũng có việc chỉ một người biết làm. Cách tìm ra các việc đó, phỏng vấn, quan sát, ghi thành hướng dẫn và cho người thứ hai làm thử.
Hướng dẫn công việc bằng ảnh và video ngắn cho người không thích đọc
Nhân viên không đọc quy trình chữ thì làm hướng dẫn bằng ảnh và video ngắn. Khi nào ảnh hơn chữ, cách chụp, quay từng bước dưới một phút và cách sắp xếp để tra
Mẫu tin nhắn soạn sẵn cho tiệm và nhóm nhỏ: cách lập thư viện mẫu dùng lại
Tin nhắn xác nhận đơn, nhắc lịch, báo trễ, xin lỗi khách lặp lại mỗi ngày. Cách chọn tin nào đáng làm mẫu, viết mẫu có ô điền, nơi lưu và giữ giọng nhất quán.
Checklist đi công tác: giấy tờ, đồ dùng, việc ở cơ quan và việc ở nhà
Checklist đi công tác chia theo sáu điểm dừng: ba ngày trước, tối hôm trước, lúc rời nhà, trong chuyến, ngày về và sau chuyến — kèm cách biến thành bản của riên
Sổ tay hướng dẫn công việc cho tiệm nhỏ: mục lục mẫu và cách viết dần trong bốn tuần
Sổ tay hướng dẫn công việc giúp nhân viên mới của tiệm tự tra thay vì hỏi mãi. Mục lục mẫu tám phần, lịch viết bốn tuần, cách viết một trang và những gì nên để
Việc mỗi năm làm một lần: lưu cách làm để năm sau không phải nhớ lại từ đầu
Gia hạn hợp đồng, bảo dưỡng trước mùa nóng, tổ chức tất niên — việc mỗi năm một lần luôn khó như lần đầu. Cách lập lịch việc năm, ghi hồ sơ việc và đặt nhắc lùi
Định nghĩa "xong" cho việc lặp lại: viết tiêu chuẩn hoàn thành để khỏi phải làm lại
"Xong rồi" của người làm và người nhận thường khác nhau. Cách viết tiêu chuẩn hoàn thành cho việc lặp lại: năm thành phần, bảng ví dụ, các bước soạn cùng người
Thử quy trình trước khi áp dụng: cho người chưa làm bao giờ làm theo và ghi chỗ vấp
Quy trình người viết thấy rõ vẫn có thể làm người mới đứng hình. Ba mức thử, chọn người thử, buổi "vừa làm vừa nói", phân loại chỗ vấp và chạy thử một tuần.
Bàn giao việc trước khi nghỉ phép: checklist cho người đi và người ở lại
Bàn giao trước khi nghỉ phép để được nghỉ thật: dọn việc từ hai tuần trước, bảng bàn giao một trang, ba mức liên lạc, buổi bàn giao ba mươi phút và ngày quay lạ
Bạn cần hỗ trợ thêm?
Để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ trong 24 giờ.