Cửa hàng nhỏ chuẩn bị mùa Tết hiệu quả nhất bằng một lịch ngược: lấy ngày đóng cửa nghỉ Tết làm mốc cuối, ghi các mốc cố định không dời được (ngày nhà cung cấp ngừng giao, ngày đơn vị vận chuyển ngừng nhận, ngày nhân viên về quê), rồi lùi về khoảng 10 tuần trước để đặt việc về hàng, người và tiền vào từng tuần. Tết là mùa có hạn cứng, nên làm ngược từ hạn luôn chắc hơn làm xuôi từ hôm nay.
Bài này dành cho tiệm bán lẻ, quán, tiệm dịch vụ có mùa cao điểm cuối năm. Không đi vào mặt hàng cụ thể hay khuyến mãi. Phần cuối có cách rút lịch cho mùa Trung thu. Các con số là ví dụ giả định; quy định lao động và thuế chỉ nhắc ở mức nguyên lý.
Vì sao Tết cần lịch ngược, không cần lịch xuôi
Lịch xuôi bắt đầu từ hôm nay: "tuần này làm gì, tuần sau làm gì". Nó hợp với việc không có hạn chặt. Tết thì ngược lại: có một loạt mốc không dời được, và chúng dồn vào hai tuần cuối năm âm lịch. Nhà cung cấp nghỉ trước, người giao hàng quá tải, nhân viên muốn về quê sớm, khách lại mua nhiều nhất đúng lúc đó.
Làm xuôi, người ta thường phát hiện muộn rằng nhà cung cấp chính đã ngừng nhận đơn từ hai tuần trước, hoặc nhân viên bán thời gian đã nhận việc chỗ khác. Làm ngược, bạn thấy ngay từ tháng mười một dương lịch những việc phải xong trước từng mốc.
Thêm một chi tiết hay bị quên: ngày Tết theo lịch âm nên rơi vào ngày dương khác nhau mỗi năm, có năm cuối tháng một, có năm giữa tháng hai. Lịch ngược phải dựng lại mỗi năm theo ngày thật, không chép y lịch năm ngoái.
Ví dụ giả định xuyên suốt: tiệm đồ khô và quà biếu nhỏ của cô Mai ở Huế, ba người làm cố định, Tết năm nay cô định đóng cửa từ chiều 28 tháng Chạp đến hết mùng 5.
Bước 1: ghi các mốc cố định trước
Trước khi đặt bất kỳ việc nào, liệt kê các mốc không do bạn quyết. Hỏi thẳng từng bên, đừng đoán theo năm trước:
- Ngày đóng cửa và mở lại của chính tiệm — mốc cuối của cả lịch.
- Ngày nhận đơn cuối của từng nhà cung cấp, và ngày giao cuối. Hai ngày này thường cách nhau vài hôm.
- Ngày ngừng nhận hàng của đơn vị giao hàng bạn dùng, nếu tiệm có đơn gửi đi tỉnh.
- Ngày từng nhân viên muốn nghỉ về quê và ngày quay lại.
- Các ngày đông khách đã biết từ sổ bán hàng năm trước: thường là cuối tuần trước Tết, ngày ông Công ông Táo, và vài ngày cuối.
- Ngày nhận hàng, thanh toán định kỳ đã cam kết (tiền thuê, trả nhà cung cấp, lương).
Kèm theo mỗi mốc, ghi người cần liên hệ và ngày đã hỏi. Các mốc này thay đổi theo năm và theo từng bên, nên câu trả lời của năm ngoái không còn giá trị — hỏi lại là việc mười phút nhưng tránh được một tuần thiếu hàng.
Ghi hết lên một tờ giấy theo thứ tự ngày. Tờ này là khung xương; mọi việc khác sẽ treo vào nó. Ở tiệm cô Mai, tờ khung cho thấy nhà cung cấp hàng khô lớn nhất ngừng nhận đơn trước Tết gần ba tuần — sớm hơn nhiều so với cô nhớ.
Lịch ngược 10 tuần
Tính tuần theo số tuần trước ngày đóng cửa. Bảng là khung chung; tiệm của bạn thêm việc riêng vào đúng tuần.
| Còn bao nhiêu tuần | Hàng | Người | Tiền |
|---|---|---|---|
| 10 | Mở sổ bán hàng mùa Tết năm trước, liệt kê món bán chạy và món ế | Hỏi lịch về quê của từng người | Ước tổng tiền cần cho lô hàng Tết |
| 8–9 | Chốt danh sách hàng Tết, đặt lô đầu với món cần đặt sớm | Tìm người làm thời vụ nếu thiếu | Thoả thuận lịch trả với nhà cung cấp |
| 6–7 | Nhận lô đầu, sắp kho, chừa chỗ cho lô sau | Lên lịch ca từ tuần 4 đến ngày đóng cửa | Tách quỹ trả lương, thưởng Tết |
| 4–5 | Đặt lô bổ sung theo tốc độ bán thật của lô đầu | Huấn luyện người thời vụ | Theo dõi tiền thu vào hằng tuần |
| 2–3 | Đơn đặt cuối với nhà cung cấp; ngừng nhập món chậm | Chạy lịch ca cao điểm, giờ mở cửa dài hơn | Trả nhà cung cấp theo hẹn |
| 1 | Chỉ bán, không nhập thêm trừ hàng thiếu gấp | Chia ngày nghỉ, bàn giao trước khi về quê | Trả lương, thưởng trước ngày nghỉ |
| Ngày đóng cửa | Kiểm nhanh hàng còn lại, cất hàng dễ hỏng | Phân người trông hoặc kiểm tiệm dịp nghỉ | Chốt sổ thu chi mùa Tết |
Cột "Tiền" thường bị bỏ trống ở các tiệm nhỏ, và đó là chỗ hay vỡ nhất — sẽ bàn riêng ở mục dưới.
Hàng: đặt theo đợt, đọc tốc độ bán, chừa đường lui
Sai lầm thường thấy là đặt hết hàng Tết một lần từ sớm vì sợ hết. Tiền khoá hết vào kho, món bán chậm chiếm chỗ, còn món bán chạy lại thiếu ở tuần cuối. Cách an toàn hơn là chia hai hoặc ba đợt: lô đầu đủ cho vài tuần đầu mùa, lô bổ sung đặt theo tốc độ bán thật của lô đầu, đơn cuối đặt trước hạn của nhà cung cấp.
Tốc độ bán đọc từ sổ: mỗi món bán bao nhiêu mỗi ngày trong tuần đầu mùa, nhân với số ngày còn lại, cộng thêm phần tăng ở những ngày đông nhất (đọc từ sổ năm trước). Ví dụ giả định: một loại hộp quà ở tiệm cô Mai bán khoảng 6 hộp mỗi ngày ở tuần đầu, năm trước những ngày cao điểm gấp khoảng ba lần ngày thường. Từ đó cô ước lượng đơn bổ sung và đơn cuối, thay vì đặt theo cảm giác.
Đường lui cho hàng dư: trước khi đặt, nghĩ trước món nào sau Tết vẫn bán được (đồ khô hạn dài), món nào không (hàng trang trí chỉ dùng dịp Tết, hàng tươi). Món loại sau đặt dè dặt hơn, chấp nhận hết sớm. Hỏi nhà cung cấp có nhận trả lại hàng chưa bán không, và điều kiện thế nào, ghi lại bằng văn bản hoặc tin nhắn.
Ở hai tuần cuối, ngừng nhập món chậm. Mỗi đồng nhập thêm lúc đó là đồng có nguy cơ nằm kho đến sau rằm tháng Giêng.
Người: lịch ca, người thời vụ và ngày về quê
Mùa Tết kéo dài giờ mở cửa và tăng khối lượng việc, đúng lúc người làm muốn về quê. Hỏi lịch từng người từ tuần thứ mười giúp bạn có hai tháng để tìm người thay, thay vì hai ngày. Với nhân viên có gia đình ở xa, ưu tiên sắp cho họ về sớm hơn và bù bằng người ở gần — việc này giữ người làm cho năm sau tốt hơn mọi khoản thưởng.
Lịch ca mùa cao điểm nên lập một lần cho cả giai đoạn, dán ở tiệm, mỗi ca ghi rõ ai, giờ nào, việc chính là gì. Người thời vụ cần một buổi huấn luyện ngắn ở tuần 4–5: hàng để đâu, giá tra ở đâu, gói quà thế nào, câu khách hay hỏi.
Về mặt pháp lý, chỉ nhắc nguyên lý: Bộ luật Lao động có quy định về giờ làm việc tối đa, làm thêm giờ, nghỉ giữa ca và chế độ ngày nghỉ Tết; thưởng Tết và các khoản liên quan cũng có quy định riêng. Lịch ca kéo dài phải nằm trong giới hạn đó. Hãy kiểm quy định hiện hành hoặc hỏi người làm nhân sự, kế toán trước khi chốt lịch và thoả thuận với người thời vụ.
Tuần cuối cần một buổi bàn giao ngắn trước khi từng người về quê: việc gì đang dở, hàng gì đang đợi, ai nhận nối. Không có buổi này, chủ tiệm sẽ phải gọi điện hỏi người đang ở quê giữa ngày Tết.
Tiền: chỗ hay vỡ nhất của mùa Tết
Tiền ra trước, tiền vào sau. Hàng Tết phải trả nhà cung cấp từ sớm, trong khi tiền thu dồn vào hai tuần cuối. Tiệm có lãi cả mùa vẫn có thể thiếu tiền mặt ở tuần 6–7. Vẽ một dòng đơn giản: mỗi tuần dự kiến chi bao nhiêu, thu bao nhiêu, còn bao nhiêu.
Lương, thưởng Tết là khoản cứng. Tách riêng ngay từ tuần 6–7 thay vì đợi doanh thu cuối mùa. Thiếu tiền trả lương trước Tết là chuyện mất uy tín với người làm, khó lấy lại.
Thoả thuận lịch trả với nhà cung cấp. Hỏi sớm xem có thể trả theo đợt, trả một phần sau khi bán. Thoả thuận rõ từ tuần 8–9 dễ hơn nhiều so với xin khất ở tuần cuối.
Giữ một khoản dự phòng cho tuần đầu năm. Sau Tết, tiệm mở lại khi khách còn thưa nhưng tiền thuê, điện nước và đơn đặt hàng đầu năm vẫn đến hạn. Chừa sẵn một khoản cho hai ba tuần đầu năm, đừng tiêu hết doanh thu cuối mùa vào hàng hay sửa sang.
Ghi tiền mặt thu trong ngày đông. Những ngày cao điểm, tiền mặt và chuyển khoản dồn dập, dễ sót. Chốt két mỗi tối, kể cả khi mệt; dồn ba ngày mới đếm là lúc chênh lệch không còn lần ra.
Chốt sổ ngay ngày đóng cửa. Ghi tổng thu, tổng chi, hàng còn lại, tiền còn nợ và còn phải thu. Để sau Tết mới ngồi nhớ thì gần như chắc chắn sót. Bảng này cũng là dữ liệu quý nhất cho mùa Tết năm sau.
Đóng cửa, mở lại và rút lịch cho mùa Trung thu
Ngày đóng cửa có danh sách riêng: cất hàng dễ hỏng hoặc chuyển đi, kiểm điện nước, khoá cửa, ghi ai giữ chìa khoá và ai ghé kiểm tiệm giữa kỳ nghỉ. Một tờ giấy dán bên trong cửa ghi những việc này giúp người kiểm tiệm không phải gọi hỏi.
Ngày mở lại cũng cần một lịch nhỏ: ai đến trước, kiểm hàng, đặt lại những món thiết yếu (nhà cung cấp thường mở lại muộn hơn tiệm), và một buổi rà mùa Tết trong tuần đầu năm. Buổi rà trả lời bốn câu: món nào hết sớm, món nào dư, ca nào thiếu người, tuần nào thiếu tiền. Ghi vào sổ, kẹp cùng lịch ngược năm nay — sang năm bạn bắt đầu từ đó.
Mùa Trung thu ngắn hơn nhưng cùng cấu trúc. Lấy rằm tháng Tám làm mốc, lùi khoảng sáu tuần: tuần 6 mở sổ năm trước và chốt danh sách, tuần 4–5 nhận lô đầu và xếp ca, tuần 2–3 đặt bổ sung theo tốc độ bán, tuần cuối chỉ bán và dừng nhập. Khác lớn nhất là hàng Trung thu rất khó bán sau rằm, nên phần "đường lui cho hàng dư" càng phải dè dặt hơn Tết.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm nhỏ có cần bắt đầu chuẩn bị Tết từ 10 tuần trước không?
Không phải mọi việc đều bắt đầu từ tuần 10, nhưng việc hỏi lịch nhà cung cấp, lịch về quê của người làm và mở sổ năm trước nên bắt đầu sớm như vậy. Chúng chỉ tốn một buổi, mà phát hiện muộn thì không còn đường sửa.
Không có sổ bán hàng năm trước thì dự trù hàng thế nào?
Bắt đầu với lô đầu nhỏ và đọc tốc độ bán trong hai tuần đầu mùa, rồi đặt bổ sung theo đó. Hỏi thêm nhà cung cấp về món thường hết sớm. Năm nay ghi sổ đầy đủ để năm sau có dữ liệu thật.
Có nên mở cửa xuyên Tết để bán thêm?
Tuỳ ngành và sức người. Nếu mở, cần tính chi phí giờ làm ngày Tết theo quy định, người làm có đồng ý không, và khách có thật sự cần không. Nhiều tiệm chọn mở lại sớm hơn một hai ngày thay vì mở xuyên Tết.
Hàng Tết dư nhiều sau Tết thì xử lý thế nào?
Phân loại: món còn hạn dài thì đưa về bán thường, món theo mùa thì giảm giá sớm trong tuần đầu năm hoặc thoả thuận trả lại nếu đã hẹn trước. Quan trọng hơn là ghi lại con số dư, vì nó cho biết năm sau nên đặt dè dặt hơn ở món nào.
Người làm thời vụ dịp Tết có cần hợp đồng không?
Quan hệ lao động thời vụ vẫn chịu điều chỉnh của pháp luật lao động, và hình thức thoả thuận phụ thuộc thời hạn, tính chất công việc. Hãy kiểm quy định hiện hành hoặc hỏi người làm nhân sự để có thoả thuận phù hợp, ghi rõ thời gian, tiền công và giờ làm.
Lịch ngược có dùng được cho mùa tựu trường hay mùa cưới không?
Được. Mùa nào có một ngày cao điểm cố định thì lấy ngày đó làm mốc cuối, ghi các mốc của nhà cung cấp và người làm, rồi lùi về số tuần phù hợp. Mùa ngắn thì rút số tuần, nhưng giữ đủ ba cột hàng, người, tiền.