Bước tiếp theo (next action) là gì: viết việc cụ thể tới mức làm được ngay

Bước tiếp theo (next action) là hành động vật lý, nhìn thấy được, mà bạn có thể làm ngay khi có thời gian và công cụ, không cần nghĩ thêm xem phải làm gì. "Gọi cho chị Mai hỏi số tài khoản nhận cọc" là một bước tiếp theo. "Lo vụ đặt cọc" thì không — nó là một cụm việc còn chứa nhiều quyết định chưa ai quyết.

Khái niệm này được David Allen phổ biến trong cuốn sách về phương pháp Getting Things Done (2001), nhưng nó dùng được độc lập với mọi phương pháp. Lý do đơn giản: những dòng mơ hồ trong danh sách việc thường nằm im hàng tuần, không phải vì chúng khó, mà vì mỗi lần nhìn vào, bạn phải tốn sức nghĩ "cụ thể là làm gì đây" — và bộ não chọn chuyển sang dòng khác dễ hơn. Viết sẵn bước tiếp theo là làm hộ phần suy nghĩ đó từ trước.

Vì sao dòng việc mơ hồ cứ nằm im

Hãy nhìn một danh sách việc điển hình: "sửa nhà", "thuế", "quà cưới Tuấn", "website tiệm". Mỗi dòng là một lời nhắc rằng có chuyện cần lo, nhưng không dòng nào cho biết phải làm gì trong năm phút tới. Khi bạn có một khoảng trống giữa hai cuộc hẹn, đọc lại danh sách, bạn sẽ không chọn được gì để làm ngay — và cuối cùng mở điện thoại.

Bên trong mỗi dòng mơ hồ là một chuỗi quyết định chưa được đưa ra. "Quà cưới Tuấn" có thể cần: hỏi vợ xem đi chung hay riêng, quyết mừng tiền hay mua quà, nếu mua thì mua gì, mua ở đâu, ai đi mua. Chừng nào chưa quyết những thứ đó, dòng này không thể làm được. Và vì quyết định tốn sức hơn làm, bạn né nó.

Bước tiếp theo giải quyết đúng vấn đề này: nó tách riêng một hành động đầu tiên có thể làm ngay, và nếu hành động đầu tiên chính là một quyết định, thì nó nói rõ quyết định gì, dựa trên thông tin nào. Khi mỗi việc đang mở đều có sẵn một bước tiếp theo, danh sách việc của bạn trở thành thứ đọc vào là làm được.

Phép thử bốn câu cho một bước tiếp theo đúng

Có động từ hành động vật lý không? Gọi, nhắn, viết, in, mua, đọc, điền, gửi, đo, hẹn. Những động từ như "lo", "xử lý", "tìm hiểu", "chuẩn bị", "giải quyết" là tín hiệu dòng việc còn mơ hồ. "Tìm hiểu về bảo hiểm" chưa phải bước; "đọc trang quyền lợi trong hợp đồng bảo hiểm hiện có và gạch chân phần nội trú" mới là bước.

Làm được trong một lần ngồi không? Một bước tiếp theo thường xong trong vài phút đến khoảng một tiếng. Nếu bạn ước rằng phải mất nhiều buổi, đó là một dự án nhỏ, và bạn cần tìm hành động đầu tiên bên trong nó.

Đã có đủ thứ để làm chưa? Nếu muốn gọi cho thợ mà chưa có số, bước tiếp theo đúng là "xin số anh thợ từ chị hàng xóm", không phải "gọi thợ". Bước tiếp theo phải là thứ bạn làm được ngay bây giờ với những gì đang có.

Người khác đọc có hiểu không? Nếu đưa dòng đó cho người nhà hoặc đồng nghiệp, họ có biết phải làm gì không? Phép thử này loại bỏ những dòng chỉ chính bạn hiểu lúc viết, nhưng ba hôm sau đọc lại cũng không nhớ mình định làm gì.

Đổi việc mơ hồ thành bước tiếp theo: bảng mẫu

Các ví dụ dưới đây lấy từ những việc hay gặp ở người đi làm, chủ tiệm nhỏ và gia đình. Cột giữa là chỗ thường bị bỏ qua: quyết định hoặc thông tin còn thiếu, thứ thật sự đang chặn việc.

Chú ý rằng nhiều bước tiếp theo trông rất nhỏ, gần như "chưa làm gì". Đó chính là điểm mạnh của nó. Khi bước đầu nhỏ và rõ, rào cản để bắt đầu thấp tới mức bạn khó tìm ra lý do để không làm. Sau khi làm xong, viết ngay bước tiếp theo kế tiếp cho việc đó, để nó không quay lại trạng thái mơ hồ.

Khi bước tiếp theo chính là một quyết định

Có những việc mà hành động đầu tiên là quyết định, không thể tránh: chọn nhà cung cấp, chọn ngày, chọn phương án. Viết "quyết định nhà cung cấp" vẫn là dòng mơ hồ, vì nó không nói quyết dựa trên gì. Cách viết đúng là đóng khung quyết định: "So ba báo giá đã có theo hai tiêu chí giá và hạn giao, chọn một, nhắn kết quả cho anh Bình".

Một quyết định được đóng khung có ba phần: các lựa chọn đang có, tiêu chí để so, và việc phải làm ngay sau khi quyết. Nếu thiếu lựa chọn, bước tiếp theo là đi lấy lựa chọn. Nếu thiếu tiêu chí, bước tiếp theo là hỏi người có quyền đặt tiêu chí. Nếu cả hai đã đủ, quyết định thường chỉ mất mười lăm phút — thứ đã kéo dài hai tuần trước đó là sự mơ hồ, không phải độ khó.

Với quyết định có thể đảo ngược với chi phí thấp, như chọn mẫu tin nhắn chào khách hay thứ tự sắp hàng trên kệ, nên đặt luôn giới hạn thời gian: "chọn trong 10 phút, dùng thử một tuần". Quyết định nhỏ được phép sai; cái giá của việc treo quyết định thường lớn hơn cái giá của một lựa chọn chưa tối ưu.

Xếp bước tiếp theo theo nơi và công cụ

Một mẹo trong cách làm của David Allen là gom các bước tiếp theo theo bối cảnh có thể làm chúng, thay vì theo dự án. Lý do: khi đang đứng ở cửa hàng vật liệu, bạn cần biết mọi thứ phải mua, không cần biết dự án nào cần chúng. Các nhóm hay dùng:

• Điện thoại: các cuộc gọi và tin nhắn cần gửi. Làm được trong lúc chờ, lúc đi xe (không phải lúc tự lái).
• Máy tính: việc cần bàn phím và tệp, như soạn báo giá, điền biểu mẫu trực tuyến.
• Ra ngoài: mua đồ, nộp giấy tờ, ghé ngân hàng — gom lại để một chuyến đi xong nhiều việc.
• Ở nhà: việc chỉ làm được ở nhà, như sắp lại tủ giấy tờ, đo kích thước phòng.
• Gặp người: những điều cần nói với từng người cụ thể, để khi gặp là nhớ ra hết.
• Chờ người khác: những bước đang nằm ở người khác, ghi kèm ngày đã nhờ và ngày sẽ hỏi lại.

Bạn không cần dùng đủ sáu nhóm. Người làm văn phòng thường chỉ cần ba: máy tính, điện thoại, chờ người khác. Chủ tiệm có thể cần thêm "ra chợ" và "nói với nhân viên". Điều quan trọng là khi đang ở một bối cảnh, bạn nhìn vào đúng một nhóm và thấy ngay việc làm được.

Năm lỗi hay gặp khi viết bước tiếp theo

Viết mục tiêu thay vì hành động. "Giảm hàng tồn" là mục tiêu. Bước tiếp theo có thể là "đếm số hàng tồn quá ba tháng trên kệ B".

Viết hai bước làm một. "Gọi thợ và chốt lịch" phụ thuộc vào người thợ; nếu họ không nghe máy, dòng này treo mãi. Tách thành "gọi thợ" và, sau đó, "chốt lịch".

Bỏ quên bước của người khác. Khi bạn đã gửi đi và đang chờ, việc không biến mất. Nếu không ghi vào nhóm "chờ người khác" kèm ngày hỏi lại, đó là nơi việc chết lặng lẽ nhiều nhất.

Viết cho có, không viết cho làm. Một số người viết bước tiếp theo cho mọi dự án, rồi không bao giờ mở danh sách ra lúc rảnh. Bước tiếp theo chỉ có giá trị khi bạn đọc nó ở đúng lúc có thể làm.

Không cập nhật sau khi làm. Làm xong một bước mà không viết bước kế tiếp, dự án lại trở về dạng một chữ mơ hồ. Tập thói quen: gạch một dòng, viết ngay một dòng mới cho cùng việc đó, nếu việc chưa xong hẳn.

Ví dụ giả định: một buổi tối dọn danh sách

Ví dụ giả định. Chị Thu là nhân viên kế toán ở Hà Nội, đồng thời đang lo việc sửa lại bếp cho bố mẹ ở quê và chuẩn bị cho con vào lớp 1. Danh sách việc của chị có 23 dòng, phần lớn chỉ là một hai chữ. Một tối, chị ngồi 40 phút đi qua từng dòng với một câu hỏi duy nhất: "Việc này, hành động đầu tiên làm được ngay là gì?".

Kết quả: 5 dòng bị xoá vì không còn cần làm. 4 dòng được chuyển sang nhóm "chờ người khác" vì thật ra chị đang đợi bố mẹ hoặc trường gửi thông tin. 14 dòng còn lại được viết lại thành bước tiếp theo, chia vào ba nhóm: điện thoại (6), máy tính (5), ra ngoài (3). Ngày hôm sau, trong giờ nghỉ trưa, chị gọi được bốn cuộc và nhắn được hai tin — những việc trước đó đã nằm trong danh sách ba tuần.

Điều đáng chú ý trong ví dụ là không có việc nào khó hơn đi. Thứ thay đổi chỉ là công suy nghĩ đã được làm trước, vào một buổi tối yên tĩnh, thay vì dồn vào những khoảnh khắc vội vàng giữa ngày khi đầu óc không còn sức để nghĩ.

Bước tiếp theo trong việc làm chung

Khi việc có nhiều người tham gia, bước tiếp theo cần thêm một thành phần: tên người làm. Cuộc họp gia đình bàn chuyện sửa nhà mà kết thúc bằng câu "rồi, tuần này lo vụ thợ nhé" gần như chắc chắn dẫn tới cảnh tuần sau ai cũng nghĩ người kia đã gọi. Viết lại thành "anh Hai gọi hai thợ quen để hỏi lịch trống, tối thứ Tư báo lại trong nhóm" thì mọi người biết ai đang cầm việc.

Một quy ước đơn giản cho nhóm nhỏ: mỗi việc đang mở chỉ có một người giữ bước tiếp theo, kể cả khi nhiều người cùng góp sức. Người giữ không nhất thiết làm hết, nhưng có trách nhiệm biết bước kế tiếp là gì và ai làm. Kết thúc mỗi lần trao đổi, dù là họp hay nhắn tin, hãy đọc lại các bước tiếp theo kèm tên người. Nếu có việc nào không có tên, việc đó sẽ không ai làm — nên hoặc gán tên ngay, hoặc thống nhất rằng tạm thời chưa làm.

Câu hỏi thường gặp

Bước tiếp theo khác gì việc chia nhỏ công việc?

Chia nhỏ công việc là lập ra toàn bộ các bước của một việc lớn. Bước tiếp theo chỉ cần xác định một hành động duy nhất có thể làm ngay. Với nhiều việc, bạn không cần biết hết các bước từ đầu; biết bước tiếp theo là đủ để việc chuyển động, các bước sau sẽ rõ dần.

Có cần dùng phương pháp GTD mới áp dụng được không?

Không. Khái niệm bước tiếp theo đứng độc lập, áp dụng được trên một tờ giấy, một cuốn sổ hay bất kỳ ứng dụng ghi việc nào. Bạn có thể bắt đầu bằng cách viết lại năm dòng mơ hồ nhất trong danh sách hiện tại của mình.

Mỗi dự án nên có bao nhiêu bước tiếp theo cùng lúc?

Thường là một, đôi khi hai ba nếu chúng độc lập với nhau và có thể làm song song, như gọi thợ điện và đặt mua gạch. Viết quá nhiều bước cho một dự án làm danh sách rối và các bước sau dễ lỗi thời khi bước trước thay đổi.

Việc lặp lại hằng ngày có cần viết bước tiếp theo không?

Việc lặp lại đã quen tay thì không cần, vì bạn biết rõ phải làm gì. Chúng hợp với danh sách kiểm hoặc lịch cố định hơn. Bước tiếp theo dành cho những việc mới hoặc việc không thường xuyên, nơi sự mơ hồ dễ khiến bạn né tránh.

Nếu không nghĩ ra được bước tiếp theo thì sao?

Thường là vì thiếu thông tin hoặc thiếu quyết định. Khi đó bước tiếp theo đúng là đi lấy thông tin, hỏi người có quyền quyết, hoặc dành 15 phút viết ra những gì mình chưa biết. Nếu vẫn không nghĩ ra, có thể việc đó chưa nên làm lúc này.

Làm sao để không quên những việc đang chờ người khác?

Ghi mỗi việc chờ kèm tên người, nội dung đã nhờ, ngày nhờ và ngày sẽ hỏi lại. Đọc danh sách này một lần mỗi tuần. Nhắc lại đúng hẹn, lịch sự và cụ thể, thường đủ để phần lớn việc chờ được giải quyết.