Quy tắc 5 phút là cách bắt đầu một việc đang né tránh bằng lời hứa rất nhỏ: chỉ làm đúng năm phút, và thật sự được phép dừng khi hết năm phút. Vì cam kết nhỏ tới mức không đáng sợ, bạn vượt được phần khó nhất là lúc khởi động. Phần lớn trường hợp, khi đã vào việc, cảm giác ngại giảm đi và bạn làm tiếp lâu hơn dự tính.
Quy tắc này không thần kỳ. Nó hiệu quả với những việc bạn ngại vì mơ hồ, nhàm chán hay "nhìn thấy đã mệt", và gần như vô dụng với những việc bạn né vì thiếu kỹ năng, thiếu thông tin hoặc vì cơ thể đã kiệt sức. Bài này giải thích vì sao bắt đầu khó hơn làm tiếp, cách dùng quy tắc cho đúng, bảng gợi ý năm phút đầu cho từng loại việc, và những lúc nên dùng cách khác.
Vì sao bắt đầu khó hơn làm tiếp
Trước khi bắt tay vào một việc, đầu óc bạn không nhìn thấy việc đó như nó thật sự là, mà nhìn thấy toàn bộ khối việc cùng lúc: hai mươi trang báo cáo, cả kho hàng cần kiểm, chồng hoá đơn ba tháng. Khối việc được hình dung luôn nặng hơn bất kỳ phút làm việc cụ thể nào. Người ta thường dự đoán cảm giác khó chịu sắp tới mạnh hơn mức họ thật sự trải qua khi làm.
Thêm vào đó, khoảnh khắc trước khi bắt đầu là lúc mọi lựa chọn khác đều đang mở: điện thoại, một việc nhỏ dễ hơn, một cốc nước. So với những thứ đó, việc chính chỉ có chi phí trước mắt và lợi ích ở xa. Khi đã bắt đầu, phép so sánh đổi khác: bạn đã đầu tư một ít công sức, đã có mạch suy nghĩ, và dừng lại giờ có nghĩa là bỏ phí phần vừa làm.
Quy tắc 5 phút đánh vào đúng điểm chuyển này. Nó không yêu cầu bạn đối mặt với cả khối việc, chỉ yêu cầu năm phút. Năm phút đủ ngắn để không có lý do chính đáng nào từ chối, và đủ dài để mạch suy nghĩ được khởi động.
Cách dùng quy tắc 5 phút cho đúng
Phần lớn người thử quy tắc này rồi bỏ là vì làm thiếu một trong các bước dưới đây, đặc biệt là bước cho phép dừng thật.
- Chọn đúng một việc. Không phải "làm việc", mà là việc cụ thể bạn đang né, ví dụ "bản đề xuất cho khách sạn".
- Chọn phần nhỏ nhất làm được ngay. Mở tệp và viết ba dòng đầu, không phải "viết đề xuất". Phần này nên đụng vào ruột của việc chính, không phải việc chuẩn bị bên lề.
- Đặt hẹn giờ năm phút thật. Dùng đồng hồ bấm giờ, không đếm trong đầu. Cái chuông là bằng chứng bạn đã giữ lời với chính mình.
- Làm, chỉ làm việc đó. Trong năm phút không mở thứ khác. Năm phút ngắn đến mức chịu được.
- Khi chuông reo, quyết định thật. Được phép dừng. Nếu muốn làm tiếp, đặt hẹn giờ dài hơn, ví dụ 25 phút. Nếu dừng, chuyển sang bước sau.
- Ghi điểm dừng. Một dòng "lần sau làm tiếp từ…". Điều này khiến lần bắt đầu kế tiếp còn dễ hơn.
Bước năm là linh hồn của quy tắc. Nếu bạn tự hứa năm phút nhưng trong bụng đã định ép mình làm hai tiếng, đầu óc sẽ nhận ra mánh đó rất nhanh và lần sau lại ngại như cũ. Lời hứa phải thật thì mới có tác dụng lâu dài. Những ngày bạn dừng sau năm phút không phải là thất bại: bạn vẫn có năm phút tiến triển mà trước đó là con số không.
Năm phút đầu cho từng loại việc hay bị né
Khó nhất của quy tắc là chọn được phần năm phút vừa nhỏ vừa đúng việc. Bảng dưới đây gợi ý cho một số việc quen thuộc của người đi làm, chủ tiệm và sinh viên.
| Việc đang né | Năm phút đầu nên làm | Tránh lấy làm năm phút đầu |
|---|---|---|
| Viết báo cáo dài | Viết tiêu đề và ba gạch đầu dòng ý chính | Chỉnh định dạng, chọn phông chữ |
| Sổ sách thu chi | Nhập hoá đơn của ngày hôm qua | Tìm mẫu sổ sách mới trên mạng |
| Dọn kho hàng | Dọn một ngăn kệ gần cửa nhất | Đi mua thùng và nhãn trước |
| Cuộc gọi khó với khách | Viết ba câu mở đầu sẽ nói | Đọc lại toàn bộ lịch sử tin nhắn |
| Đồ án tốt nghiệp | Viết một đoạn tóm tắt chương đang dở | Sắp xếp lại thư mục tài liệu tham khảo |
| Sửa nhà | Đo kích thước một phòng và ghi lại | Xem ảnh nhà đẹp trên mạng |
| Học ngoại ngữ | Làm một bài nghe ngắn | Tìm thêm ứng dụng học mới |
Cột bên phải không phải là việc xấu, nhưng chúng là những việc "trông như đang bắt đầu" mà thật ra né phần khó. Năm phút dành cho chúng thường kéo thành một tiếng mà việc chính vẫn chưa được chạm tới.
Giữ đà sau năm phút đầu
Quy tắc 5 phút giúp vượt ngưỡng, nhưng một việc lớn cần nhiều lần vượt ngưỡng liên tiếp. Thủ thuật hữu ích nhất là dừng ở chỗ dễ làm tiếp. Thay vì làm cho tới khi cạn ý rồi bỏ, hãy dừng khi bạn còn biết rõ câu tiếp theo, bước tiếp theo. Lần sau mở ra, bạn có ngay một việc rõ ràng để làm, không phải bắt đầu lại từ trang trắng.
Cách thứ hai là cố định thời điểm. Nếu năm phút đầu luôn diễn ra vào cùng một lúc, ví dụ ngay sau khi pha cà phê buổi sáng, sau vài tuần việc bắt đầu bớt cần ý chí. Cách thứ ba là để lại dấu vết vật lý: tệp mở sẵn trên màn hình, cuốn sổ mở đúng trang, dụng cụ đặt trên bàn. Mỗi thứ chuẩn bị sẵn là một lý do ít hơn để trì trệ.
Cũng nên chuẩn bị trước cho những ngày tệ. Có hôm năm phút trôi qua mà bạn chỉ viết được hai dòng vụng về. Đừng xoá chúng. Hai dòng vụng vẫn là chỗ bám cho lần sau, và việc giữ được chuỗi ngày có chạm vào việc quan trọng hơn chất lượng của từng ngày riêng lẻ. Người hay bỏ cuộc thường bỏ sau một ngày tệ, vì nghĩ rằng chuỗi đã đứt; thật ra chuỗi chỉ đứt khi bạn ngừng quay lại.
Cuối cùng, nhớ rằng mục đích là tiến triển đều chứ không phải những đợt làm dồn. Một sinh viên viết đồ án mỗi ngày 30 phút trong sáu tuần thường đi xa hơn người dồn hết vào ba đêm thức trắng cuối cùng, dù tổng số giờ có khi ít hơn. Quy tắc 5 phút là cái cửa để vào nhịp đều đó.
Năm phút cùng người khác
Quy tắc 5 phút còn mạnh hơn khi có người cùng làm. Hai đồng nghiệp cùng ngại viết báo cáo cuối tháng có thể hẹn nhau: đúng 2 giờ chiều, mỗi người mở tệp của mình và làm năm phút, rồi nhắn cho nhau một chữ "xong". Lời hẹn với người khác thêm một lớp ràng buộc nhẹ nhàng mà không cần ai giám sát ai.
Trong gia đình, cha mẹ có thể dùng cách này với con khi con ngại bắt đầu bài tập: "Mình cùng ngồi năm phút, con làm bài, bố trả lời tin nhắn công việc, hết năm phút thì nghỉ nếu con muốn". Điều quan trọng là giữ đúng lời cho phép nghỉ, và không biến năm phút thành cái bẫy để kéo dài thêm. Ở cửa hàng, chủ tiệm có thể dùng để mở đầu những việc cả nhóm hay né như kiểm hàng cận hạn: mỗi người nhận một kệ, làm năm phút trước giờ mở cửa. Việc chung được bắt đầu mà không cần một buổi họp nào.
Khi nào quy tắc 5 phút không giúp được
Khi bạn né vì không biết làm. Nếu bạn ngại làm bảng lương vì không hiểu quy định đóng bảo hiểm, năm phút ngồi nhìn bảng tính chỉ làm bạn thêm bế tắc. Việc đúng là đi hỏi người biết hoặc tìm thông tin từ nguồn chính thức. Ngại do thiếu kỹ năng cần học, không cần mồi.
Khi việc cần khối thời gian liền. Một số việc không thể làm năm phút rồi dừng: đổ bê tông, nấu một mẻ hàng, phỏng vấn ứng viên. Với chúng, quy tắc chỉ dùng được cho phần chuẩn bị, còn phần chính phải được xếp vào một khối thời gian đủ dài trên lịch.
Khi cơ thể đã kiệt sức. Nếu bạn ngủ ít nhiều ngày liền hoặc đang ốm, cảm giác "không bắt đầu nổi" có thể là tín hiệu cơ thể cần nghỉ. Ép mình bằng mẹo nhỏ lúc này thường đổi lấy chất lượng việc kém và hồi phục lâu hơn.
Khi việc không nên làm. Đôi khi sự ngại ngần là trực giác đúng: việc không còn quan trọng, hoặc lẽ ra phải giao cho người khác. Trước khi dùng mẹo để vượt, hỏi lại một câu: nếu bỏ hẳn việc này thì có ai thiệt không?
Khi sự né tránh đến từ nỗi sợ lớn. Ngại mở thư từ ngân hàng, ngại xem kết quả xét nghiệm, ngại nói chuyện với người thân về chuyện khó. Đây là những trường hợp cần sự hỗ trợ của người tin cậy hơn là một chiếc đồng hồ bấm giờ.
Ví dụ giả định: chồng hoá đơn của một hộ kinh doanh
Ví dụ giả định. Anh Tài mở một tiệm sửa xe máy ở Biên Hoà (Đồng Nai). Hoá đơn mua phụ tùng của anh dồn trong một thùng các tông từ đầu quý, và mỗi lần nhìn thấy thùng, anh lại nghĩ "để cuối tuần làm một thể". Cuối tuần nào cũng có việc khác, và thùng ngày càng đầy.
Anh thử quy tắc năm phút theo cách sau: mỗi tối sau khi kéo cửa tiệm, anh lấy ra đúng một xấp hoá đơn trên cùng và nhập vào sổ trong năm phút, có hẹn giờ trên điện thoại. Tuần đầu, có ba tối anh dừng đúng năm phút, hai tối anh làm tiếp khoảng hai mươi phút vì thấy đang trôi. Sang tuần thứ ba, thùng hoá đơn đã vơi quá nửa, và việc nhập hoá đơn mới trong ngày trở thành phần cuối cố định của việc đóng tiệm.
Điều đáng chú ý là anh Tài không bao giờ phải dành ra "một buổi" để xử lý thùng hoá đơn. Thứ thay đổi là việc đó không còn là một khối nặng nề chờ ngày lớn, mà trở thành một phần nhỏ, đều đặn, dễ bắt đầu. Con số trong ví dụ là giả định, nhưng kiểu chuyển đổi này khá phổ biến với các việc giấy tờ tồn đọng.
Câu hỏi thường gặp
Quy tắc 5 phút có cơ sở khoa học không?
Bản thân con số năm phút là một quy ước thực hành, không phải kết quả của một nghiên cứu cụ thể. Ý tưởng đằng sau nó phù hợp với nhiều quan sát trong tâm lý học: người ta thường đánh giá quá cao sự khó chịu của việc trước khi làm, và bước đầu nhỏ, cụ thể giúp khởi động dễ hơn.
Năm phút có quá ngắn để làm được gì không?
Năm phút không nhằm làm xong việc, mà nhằm phá vỡ trạng thái chưa bắt đầu. Nhiều việc chỉ cần bắt đầu là có thể chạy tiếp. Nếu sau nhiều lần bạn luôn dừng đúng năm phút, có thể việc đó cần được chia nhỏ lại hoặc xem lại có nên làm không.
Có nên dùng quy tắc này cho mọi việc trong ngày?
Không cần. Những việc bạn vẫn bắt đầu dễ dàng thì cứ làm như bình thường. Quy tắc này dành cho một hai việc đang bị né tránh, thường là những việc quan trọng nhưng không gấp, không có ai thúc.
Nên chọn 2 phút, 5 phút hay 10 phút?
Con số nào cũng được, miễn là đủ nhỏ để bạn không thấy ngại khi hứa. Với việc rất đáng sợ, hai phút có thể hợp hơn. Với việc chỉ hơi nhàm, mười phút vẫn ổn. Điều quan trọng là giữ đúng lời cho phép dừng.
Làm sao để không bị cuốn vào việc khác sau năm phút?
Khi chuông reo, quyết định ngay: tiếp tục việc này hay dừng hẳn. Nếu dừng, ghi điểm dừng rồi mới chuyển sang việc khác. Tránh mở điện thoại "một chút" ngay sau chuông, vì đó là lúc sự chú ý dễ bị kéo đi xa nhất.
Quy tắc 5 phút có giúp người trì hoãn kinh niên không?
Có thể giúp với từng việc cụ thể, nhưng trì hoãn kéo dài thường có nhiều nguyên nhân như lo âu, cầu toàn hay quá tải. Nếu tình trạng ảnh hưởng nặng tới công việc và cuộc sống, nên tìm hiểu thêm về nguyên nhân hoặc trao đổi với người có chuyên môn.