Bí quyết làm việc hiệu quả nằm ở chỗ đổi thước đo: tính bằng số việc có giá trị đã làm xong, không tính bằng số giờ ngồi, số tin nhắn đã trả lời hay cảm giác bận rộn. Một ngày kín lịch vẫn có thể kết thúc với con số không, nếu mọi việc đều đang ở trạng thái "làm được một nửa". Ngược lại, một buổi sáng đóng được hai việc treo từ tuần trước thường đáng giá hơn cả ngày lăng xăng.
Muốn đổi thước đo thì phải làm ba việc: định nghĩa trước thế nào là "xong" cho từng loại việc, ghi lại việc xong mỗi ngày để có số mà nhìn, và tìm xem thời gian đang rò ra ở đâu — thường là làm lại, chờ người khác và nhảy qua lại giữa nhiều việc. Bài này đi qua từng phần, kèm bảng nhận diện bận rộn giả và một ví dụ giả định cho người làm văn phòng lẫn chủ tiệm nhỏ.
Bận rộn và hiệu quả khác nhau ở đâu
Bận rộn là trạng thái của đầu vào: thời gian, sức lực, sự chú ý đang được tiêu. Hiệu quả là trạng thái của đầu ra: có thứ gì đã chuyển từ "chưa có" sang "dùng được" cho người cần nó. Hai thứ này hay bị nhầm vì đầu vào thì nhìn thấy ngay, còn đầu ra phải đợi tới lúc việc khép lại mới thấy. Người ta tự nhiên chấm điểm mình bằng cái dễ thấy hơn.
Môi trường làm việc cũng khuyến khích nhầm lẫn đó. Trả lời tin nhắn trong vài phút được khen là "nhanh nhẹn", có mặt ở mọi cuộc họp được xem là "nhiệt tình". Không ai khen một người tắt điện thoại hai tiếng để viết xong bản báo giá, dù chính bản báo giá ấy mới mang tiền về. Kết quả là nhiều người làm rất nhiều mà nhìn lại cuối tháng không chỉ ra được việc nào thật sự xong nhờ mình.
Đổi thước đo không có nghĩa là coi nhẹ công sức. Nó chỉ buộc bạn trả lời câu hỏi khó hơn: trong tuần này, thứ gì đã đến tay người dùng, khách hàng, sếp hay gia đình ở trạng thái họ dùng được ngay? Câu trả lời ấy mới là hiệu quả. Phần còn lại là chi phí, có lúc cần thiết, có lúc không.
Định nghĩa "xong" trước khi bắt tay vào làm
Mỗi việc cần một câu "xong là khi…". Ví dụ: "Báo giá xong là khi khách đã nhận được tệp và xác nhận đã mở", chứ không phải "khi mình soạn xong". Câu này kéo điểm kết thúc về phía người nhận, nơi giá trị thật sự xuất hiện.
Xong phải kiểm được bằng mắt, không bằng cảm giác. Một tiêu chí như "bản kế hoạch đã ổn" thì ai cũng tự cho là đạt. Tiêu chí "bản kế hoạch có đủ năm mục, đã gửi cho chị Lan góp ý và đã sửa theo góp ý" thì người khác nhìn vào là biết đạt hay chưa.
Tách "xong phần mình" với "xong cả việc". Nhiều việc đi qua tay vài người. Ghi rõ phần của bạn kết thúc ở đâu và bàn giao cho ai, để khỏi tưởng mình đã xong trong khi việc vẫn nằm im ở bàn người kế tiếp vì thiếu một thông tin.
Với việc lặp lại, viết định nghĩa một lần rồi dùng mãi. Chủ tiệm có thể viết "đơn online xong là khi hàng đã giao, tiền đã về tài khoản và khách đã được nhắn cảm ơn". Nhân viên nào cũng hiểu như nhau, không ai báo "xong rồi" khi tiền còn chưa thu.
Cho phép mức "xong đủ dùng". Không phải việc nào cũng cần hoàn hảo. Định nghĩa xong là nơi bạn quyết luôn mức chất lượng cần thiết, thay vì để sự cầu toàn kéo dài việc vô hạn. Chọn mức "đủ tốt" cho từng loại việc là một kỹ năng riêng, cần tách ra cân nhắc kỹ.
Bảng nhận diện: bận rộn giả và hoàn thành thật
Cách nhanh nhất để biết ngày hôm nay thuộc loại nào là đọc lại những gì đã làm và xếp vào hai cột dưới đây. Cột trái không phải là vô ích, nhưng nếu cả ngày chỉ có cột trái thì ngày đó chưa tạo ra kết quả.
| Trông như đang làm việc | Thật sự làm xong việc |
|---|---|
| Trả lời 60 tin nhắn, phần lớn là "ok", "đã xem" | Gửi một tin nhắn chốt được ngày giao hàng với nhà cung cấp |
| Mở năm tệp, sửa mỗi tệp một ít | Đóng một tệp ở trạng thái gửi đi được |
| Họp ba cuộc, không cuộc nào ghi ai làm gì | Họp một cuộc, ra hai việc có tên người và hạn |
| Sắp xếp lại danh sách việc, đổi màu, đổi nhãn | Gạch được ba dòng trong danh sách vì đã làm xong |
| Đọc thêm tài liệu "cho chắc" trước khi làm | Làm bản nháp thô rồi mới đọc để sửa chỗ thiếu |
| Ngồi ở bàn từ 8 giờ sáng tới 8 giờ tối | Có hai khối 90 phút không bị cắt ngang cho việc chính |
Điểm chung của cột phải là có một trạng thái thay đổi mà người khác nhìn thấy được: tin đã chốt, tệp đã gửi, việc đã có chủ. Điểm chung của cột trái là mọi thứ vẫn ở nguyên chỗ cũ, chỉ có bạn mệt hơn. Một ngày tốt không cần nhiều dòng ở cột phải; hai ba dòng đúng việc là đủ.
Sổ việc xong: ghi mỗi ngày, cộng mỗi tuần
Không đo thì không đổi được. Cách đo đơn giản nhất là một cuốn sổ hoặc một trang bảng tính chỉ dùng để ghi việc đã xong, không ghi việc định làm. Làm như sau:
- Mỗi khi xong một việc theo đúng định nghĩa "xong", ghi một dòng: ngày, tên việc, ai nhận kết quả. Mất chưa tới nửa phút.
- Không ghi việc vặt dưới mười phút (rửa cốc, trả lời "ok"). Sổ này để nhìn thấy kết quả, không để tự an ủi bằng số dòng.
- Cuối tuần đếm số dòng, rồi đánh dấu những dòng thuộc việc chính của bạn — việc mà nếu bạn không làm thì không ai làm và có người chịu thiệt.
- So số việc chính đã xong với số giờ bạn cảm thấy mình đã "cày". Khoảng cách giữa hai con số này là chỗ cần soi.
- Ghi một câu nhận xét: tuần này cái gì làm chậm nhất? Câu này quan trọng hơn mọi con số, vì nó chỉ ra chỗ phải sửa tuần sau.
Sau khoảng bốn tuần, sổ này cho bạn một thứ hiếm có: dữ liệu thật về sức làm của chính mình. Bạn sẽ biết một tuần bình thường mình đóng được khoảng bao nhiêu việc chính, và từ đó hứa với người khác sát thực tế hơn. Đây cũng là nguyên liệu tốt nhất cho việc ước lượng thời gian về sau.
Ba chỗ thời gian rò ra mà ít ai đếm
Làm lại. Một bản thiết kế phải sửa bốn lần vì lúc nhận việc không hỏi rõ khách muốn gì; một đơn hàng gói sai phải gói lại. Làm lại không hiện trên lịch như một mục riêng, nó lẩn vào trong giờ "làm việc". Cách bịt: hỏi kỹ ở đầu vào, kiểm nhanh trước khi giao, và ghi lại mỗi lần phải làm lại để thấy nó lặp ở đâu.
Chờ. Việc đã làm tới 80% rồi dừng vì chờ người khác duyệt, chờ hàng về, chờ một con số. Trong lúc chờ, việc vẫn chiếm chỗ trong đầu và trong danh sách. Cách bịt: trước khi bắt đầu, liệt kê thứ gì mình cần từ người khác và xin trước; khi buộc phải chờ, ghi rõ chờ ai, chờ gì, hỏi lại vào ngày nào.
Chuyển qua lại giữa nhiều việc. Mỗi lần bỏ dở việc này để sang việc khác, đầu óc cần thời gian để nhặt lại mạch cũ. Nhà nghiên cứu Sophie Leroy (2009) gọi phần chú ý còn vướng lại ở việc trước là "phần dư chú ý". Làm năm việc song song thường khiến cả năm cùng chậm, dù cảm giác lúc đó là đang rất năng suất.
Một phép thử nhanh. Nhìn lại ba việc gần nhất bị trễ. Việc nào trễ vì làm lại, việc nào vì chờ, việc nào vì bị chen ngang liên tục? Phần lớn mọi người sẽ thấy một nguyên nhân trội hẳn — và đó là chỗ đáng sửa trước tiên.
Ví dụ giả định: hai tuần của cùng một người
Ví dụ giả định. Chị Hạnh quản lý một tiệm bánh nhỏ ở Đà Nẵng, kiêm luôn phần đặt hàng nguyên liệu và trả lời khách trên mạng. Tuần thứ nhất chị làm như thường lệ: mở điện thoại từ sáu giờ sáng, vừa trông bếp vừa trả lời khách, chiều sang đối chiếu sổ sách, tối soạn bảng giá bánh Trung thu. Tuần đó chị ngồi việc khoảng 70 giờ. Cuối tuần, sổ việc xong của chị có 31 dòng, nhưng chỉ có 4 dòng là việc chính; bảng giá Trung thu vẫn dở vì bị cắt ngang mười mấy lần.
Tuần thứ hai chị đổi ba thứ. Thứ nhất, viết định nghĩa xong cho bảng giá: "xong là khi đã gửi cho hai khách quen đặt nhiều để hỏi ý". Thứ hai, chừa hai buổi sáng 7–9 giờ không cầm điện thoại, giao việc trả lời khách cho em phụ bán theo mẫu câu có sẵn. Thứ ba, gom việc đặt nguyên liệu vào một lần chiều thứ Ba thay vì đặt lẻ mỗi ngày. Tuần đó chị ngồi việc khoảng 60 giờ, sổ có 24 dòng, nhưng 9 dòng là việc chính, trong đó có bảng giá đã gửi đi.
Con số trong ví dụ là giả định, nhưng cấu trúc thì rất hay gặp: giảm bớt giờ ngồi và số dòng việc vặt, tăng số việc chính xong. Điều thay đổi không phải là chị Hạnh chăm hơn, mà là việc chính có khối thời gian liền mạch và có một điểm kết thúc rõ ràng.
Khi nào số giờ làm việc vẫn đáng đo
Đo bằng việc xong không có nghĩa là bỏ hẳn việc đo giờ. Có ít nhất ba trường hợp giờ làm vẫn là con số cần nhìn. Trường hợp thứ nhất là sức khoẻ: nếu tuần nào cũng vượt xa mức bình thường của bạn, chất lượng việc và giấc ngủ sẽ đi xuống trước khi bạn kịp nhận ra. Số giờ ở đây là đèn báo, không phải thành tích.
Trường hợp thứ hai là công việc tính tiền theo giờ, như làm ca, dạy kèm, tư vấn. Giờ ở đây chính là sản phẩm bán ra, nên phải ghi chính xác. Dù vậy, ngay cả người làm ca cũng có "việc xong" của riêng mình: ca bàn giao gọn, không để lại việc dở cho ca sau. Trường hợp thứ ba là khi bạn ước lượng thời gian cho việc mới; số giờ thật của việc cũ là dữ liệu quý để đoán sát hơn.
Nguyên tắc chung: giờ làm là chi phí, việc xong là kết quả. Nhìn cả hai thì bạn biết mình đang trả bao nhiêu cho mỗi kết quả, và chi phí đó có đang tăng dần lên mà kết quả vẫn đứng yên hay không. Chỉ nhìn một trong hai thì hoặc là kiệt sức, hoặc là tự lừa mình.
Câu hỏi thường gặp
Làm việc hiệu quả và làm việc năng suất có khác nhau không?
Trong cách dùng hằng ngày, năng suất thường nói về số lượng đầu ra trên một đơn vị thời gian, còn hiệu quả nhấn vào việc làm đúng thứ cần làm. Một người có thể rất năng suất trong việc trả lời tin nhắn mà vẫn không hiệu quả nếu việc chính không xong. Thước đo việc xong gộp được cả hai ý: đúng việc và có kết quả.
Công việc sáng tạo khó đếm "xong" thì đo thế nào?
Chia việc sáng tạo thành các mốc có sản phẩm nhìn thấy được: bản phác thảo đầu tiên, bản gửi góp ý, bản sửa sau góp ý, bản chốt. Mỗi mốc là một "xong" nhỏ. Đếm các mốc này vẫn cho bạn biết việc có đang tiến lên hay chỉ quay quanh một chỗ.
Sổ việc xong có cần ghi trên ứng dụng không?
Không bắt buộc. Một cuốn sổ nhỏ hay một trang ghi chú trên điện thoại đều được, miễn là ghi được trong vài giây và cuối tuần mở ra đếm được. Công cụ càng phức tạp thì càng dễ bỏ giữa chừng; sự đều đặn quan trọng hơn hình thức.
Nếu sếp đánh giá theo giờ có mặt thì sao?
Bạn vẫn phải đáp ứng giờ có mặt theo quy định nơi làm, nhưng có thể dùng sổ việc xong khi báo cáo: liệt kê việc đã hoàn thành trong tuần kèm người nhận. Theo thời gian, báo cáo bằng kết quả thường thuyết phục hơn mọi lời giải thích về sự chăm chỉ.
Một tuần bao nhiêu việc chính xong là đủ?
Không có con số chung, vì việc chính của người bán hàng, người viết và người quản lý có kích cỡ rất khác nhau. Con số đáng so là của chính bạn qua các tuần. Theo dõi khoảng một tháng để có mức nền, rồi xem những thay đổi về cách làm có kéo mức nền ấy lên không.
Làm sao giảm việc làm lại khi người giao việc hay đổi ý?
Trước khi làm, tóm tắt yêu cầu thành ba bốn dòng và gửi lại cho người giao để họ xác nhận. Khi có bản nháp thô, gửi sớm để họ đổi ý lúc thay đổi còn rẻ. Đổi ý ở bản nháp mất vài phút, đổi ý ở bản cuối có khi mất cả ngày.