Người làm tự do cần tự dựng cái khung mà người đi làm công ty được cung cấp sẵn: giờ bắt đầu và kết thúc, lịch cố định cho việc không ai trả tiền trực tiếp như tìm khách và sổ sách, hạn chót nội bộ sớm hơn hạn của khách, và một con số rõ ràng về sức chứa mỗi tuần để biết khi nào phải từ chối.
Không có sếp nghe có vẻ tự do, nhưng cũng có nghĩa là không ai nhắc, không ai chặn bạn nhận quá nhiều việc, không ai chia giờ giữa việc hôm nay và việc cho tháng sau. Bài này dành cho người dịch thuật, thiết kế, lập trình, viết, dạy kèm, làm nghề thủ công tại nhà, và cả người làm ca không cố định. Bài đi qua những khó khăn riêng, bốn loại việc trong tuần, cách tạo khung, các bước lập kế hoạch và cách kiểm sức chứa trước khi nhận việc mới.
Khó khăn riêng của người tự làm chủ thời gian
Khó khăn đầu tiên là không có khung từ bên ngoài. Ở công ty, giờ vào làm, giờ họp, giờ về tạo ra một nhịp tự nhiên. Ở nhà một mình, mọi giờ đều có thể là giờ làm việc, nên cũng dễ thành không giờ nào là giờ làm việc thật sự: sáng dọn nhà, trưa đi chợ, chiều mới ngồi vào bàn, tối lại phải làm bù.
Khó khăn thứ hai là thu nhập không đều khiến người ta nhận việc theo nỗi sợ. Tháng ít việc, nhận mọi việc tới tay. Tháng sau các việc cùng đến hạn, làm không xuể, chất lượng giảm, khách không quay lại. Vòng lặp "đói rồi no" này rất phổ biến, và gốc rễ của nó là không có cách nào nhìn thấy sức chứa của mình trong vài tuần tới.
Khó khăn thứ ba là những việc vô hình. Ngoài việc làm cho khách, người làm tự do còn phải tìm khách mới, gửi báo giá, theo dõi hoá đơn, giữ sổ thu chi, lo nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành, học kỹ năng mới, cập nhật hồ sơ năng lực. Không ai trả tiền trực tiếp cho những việc này, nên chúng bị đẩy đi mãi, cho đến khi hết việc mới cuống cuồng tìm khách, hoặc cuối năm mới hoảng hốt vì sổ sách.
Bốn loại việc trong tuần của người làm tự do
Một kế hoạch tuần tốt cho người làm tự do phải có chỗ cho cả bốn loại, không chỉ loại thứ nhất. Tỷ lệ trong bảng là ví dụ giả định để bắt đầu; mỗi nghề và mỗi giai đoạn sẽ khác.
| Loại việc | Gồm những gì | Tỷ lệ khởi điểm | Hậu quả nếu bỏ |
|---|---|---|---|
| Làm cho khách | Sản phẩm, dịch vụ đã nhận | Khoảng 55–65% | Mất uy tín, mất khách |
| Tìm và giữ khách | Báo giá, trả lời hỏi han, liên hệ khách cũ, chăm hồ sơ năng lực | Khoảng 15–20% | Vài tháng sau hết việc |
| Vận hành | Hoá đơn, thu tiền, sổ thu chi, giấy tờ, thuế | Khoảng 10% | Thất thu, rắc rối giấy tờ cuối năm |
| Phát triển | Học kỹ năng, thử công cụ, làm sản phẩm mẫu | Khoảng 5–10% | Tụt lại so với nghề |
Nhìn bảng, có thể thấy chỉ khoảng hơn một nửa thời gian làm việc là thời gian được trả tiền trực tiếp. Đây là điều người mới làm tự do hay quên khi tính giá: nếu tính giá theo giả định mọi giờ đều là giờ làm cho khách, thu nhập thật sẽ thấp hơn nhiều so với dự tính. Kế hoạch tuần cũng vậy: nếu xếp kín giờ làm cho khách, ba loại việc còn lại sẽ không có chỗ.
Tạo khung giờ cho chính mình
Giờ bắt đầu cố định. Chọn một giờ bắt đầu và giữ nó như giờ vào làm. Không nhất thiết phải sớm; quan trọng là đều. Một nghi thức nhỏ như thay đồ, pha cà phê, ngồi vào đúng chỗ giúp đầu óc chuyển sang chế độ làm việc.
Giờ kết thúc cũng cố định. Người làm tự do hay quên điều này. Không có giờ kết thúc, việc lấn dần vào buổi tối và cuối tuần, và sau vài tháng là kiệt sức. Một giờ kết thúc rõ ràng cũng buộc bạn làm việc tập trung hơn trong giờ.
Ngày cố định cho việc vận hành. Ví dụ chiều thứ Sáu cho hoá đơn, sổ sách, gửi nhắc thu tiền. Gom vào một buổi cố định giúp việc vận hành không bị quên, và không chen vào giờ làm việc chính.
Khối cố định cho tìm khách. Hai khối ngắn mỗi tuần, ví dụ sáng thứ Hai và sáng thứ Năm, mỗi khối một tiếng, kể cả khi đang có nhiều việc. Đây là cách duy nhất để thoát vòng "đói rồi no".
Ranh giới chỗ làm. Nếu có thể, làm việc ở một góc cố định trong nhà và rời khỏi đó khi hết giờ. Với nhiều người, đi làm ở quán cà phê hay không gian làm việc chung vài buổi một tuần cũng giúp tách rõ giờ làm và giờ nghỉ.
Các bước lập kế hoạch tuần
Dành khoảng 30–45 phút cuối tuần, theo thứ tự sau:
- Liệt kê mọi việc khách đang làm dở và hạn chót của từng việc, kể cả việc đang chờ khách phản hồi.
- Đặt hạn chót nội bộ sớm hơn hạn của khách từ một đến vài ngày, tuỳ độ lớn của việc, để có chỗ cho sửa đổi và sự cố.
- Ghi các cam kết cố định: cuộc gọi với khách, buổi dạy, lịch giao hàng, việc gia đình.
- Đặt các khối cố định cho tìm khách, vận hành và phát triển trước khi xếp việc làm cho khách.
- Xếp việc làm cho khách vào những khoảng còn lại theo thứ tự hạn chót nội bộ, việc lớn vào giờ tập trung tốt nhất.
- Chừa khoảng đệm cho khách sửa yêu cầu và việc phát sinh.
- Ghi lại tổng số giờ làm cho khách còn trống trong tuần tới và tuần sau nữa, để dùng khi có khách mới hỏi.
Bước cuối cùng là bước quan trọng nhất đối với người làm tự do, vì nó cho bạn con số để trả lời khách mới một cách tự tin: "tuần này em còn khoảng tám giờ, việc của anh cần khoảng mười hai giờ, em có thể bắt đầu thứ Năm và giao thứ Ba tuần sau".
Kiểm sức chứa trước khi nhận việc mới
Khi có khách mới hỏi, phản xạ tự nhiên của người làm tự do là nhận ngay, rồi tính sau. Thay vào đó, hãy dành năm phút kiểm sức chứa. Ước lượng việc mới cần bao nhiêu giờ, cộng thêm phần đệm vì ước lượng thường thiếu, rồi so với số giờ còn trống trong các tuần tới mà bạn đã ghi ở buổi lập kế hoạch.
Nếu đủ chỗ, nhận và đặt ngay vào lịch. Nếu không đủ, có ba lựa chọn rõ ràng thay vì nhận rồi làm vội: đề xuất hạn muộn hơn, đề xuất thu hẹp phạm vi, hoặc từ chối lịch sự kèm gợi ý thời điểm có thể nhận. Nhiều khách đánh giá cao người nói rõ thời gian thật hơn người hứa nhanh rồi trễ.
Sau vài tháng làm như vậy, bạn sẽ có dữ liệu về sức chứa thật của mình: mỗi tuần làm được khoảng bao nhiêu giờ cho khách mà không phải thức khuya. Con số này giúp bạn quyết định nhiều thứ: có nên tăng giá không, có nên thuê thêm người phụ không, có nên bớt nhận loại việc nào.
Khi nhiều khách cùng dồn hạn một tuần
Nhìn trước hai tuần để thấy chỗ dồn. Trong buổi lập kế hoạch, xem cả tuần tới và tuần sau nữa. Nếu thấy ba hạn chót rơi cùng một tuần, đó là lúc báo sớm cho khách, không đợi tới tuần đó. Báo trước hai tuần là trao đổi; báo trước hai ngày là xin lỗi.
Xếp theo hậu quả, không theo người hối nhiều nhất. Khách nhắn nhiều không có nghĩa việc của họ quan trọng nhất. Hỏi: việc nào trễ sẽ làm khách thiệt hại thật, việc nào khách đang chờ để làm bước tiếp theo của họ. Những việc đó đi trước.
Đề xuất giao từng phần. Với việc lớn, giao trước phần khách cần dùng sớm nhất, phần còn lại giao sau vài ngày. Nhiều khách chấp nhận cách này vì họ có thể bắt đầu làm việc của mình ngay.
Cắt việc phụ trong tuần dồn. Tuần dồn hạn có thể tạm giảm khối phát triển và dời việc vận hành không gấp sang tuần sau. Nhưng giữ ít nhất một khối tìm khách ngắn, vì tuần dồn thường được nối tiếp bởi một tuần vắng.
Nếu bạn làm ca không cố định
Người làm ca xoay, làm theo lịch được báo hằng tuần như nhân viên bán lẻ, phục vụ, giao hàng theo khung giờ, có tình huống ngược với người làm tự do: khung giờ làm do người khác đặt, nhưng thay đổi liên tục. Kế hoạch tuần của họ chủ yếu dành cho phần thời gian ngoài ca: học, việc gia đình, việc làm thêm, nghỉ ngơi.
Nguyên tắc chính là lập kế hoạch ngay khi nhận lịch ca tuần tới, không đợi đến đầu tuần. Điền ca vào lịch trước, đánh dấu thời gian cần để nghỉ sau ca đêm hoặc ca dài, rồi mới xếp những việc khác vào chỗ còn lại. Việc lớn nên đặt vào những ngày nghỉ trọn hoặc sau một ca sáng, không đặt sau ca đêm. Nếu lịch ca thường được báo muộn, hãy giữ một danh sách việc linh hoạt có thể làm ở bất kỳ khoảng trống nào, và chỉ cố định những việc thật sự cần giờ cụ thể. Nếu có thể đăng ký ca mong muốn, hãy đăng ký sớm theo kế hoạch đã có, thay vì để lịch ca quyết định toàn bộ tuần của bạn.
Ví dụ giả định: một người dịch thuật thoát vòng đói rồi no
Ví dụ giả định. Chị Trâm làm dịch thuật tự do ở Huế. Trước đây chị nhận mọi việc tới tay, có tháng làm đến khuya mỗi ngày, có tháng gần như không có việc. Chị bắt đầu lập kế hoạch tuần theo bốn loại việc: khoảng 26 giờ dịch cho khách, 6 giờ tìm khách (liên hệ lại khách cũ, cập nhật hồ sơ, trả lời hỏi giá), 3 giờ vận hành vào chiều thứ Sáu, 2 giờ học thuật ngữ chuyên ngành mới.
Mỗi chủ nhật, chị ghi lại số giờ dịch còn trống trong hai tuần tới. Khi có khách hỏi, chị trả lời theo con số đó. Tháng đầu, chị từ chối hai việc và đề xuất hạn muộn hơn cho một việc; khách đó vẫn đồng ý. Sau ba tháng, nhờ sáu giờ tìm khách đều đặn mỗi tuần, chị không còn tháng nào gần như trống việc, và những tháng nhiều việc cũng không còn phải thức khuya. Thu nhập chưa tăng nhiều, nhưng ổn định hơn rõ rệt.
Câu hỏi thường gặp
Người làm tự do có nên làm cả cuối tuần không?
Có thể làm khi cần, nhưng không nên để thành nếp. Nếu tuần nào cũng phải làm cuối tuần, có lẽ bạn đang nhận nhiều hơn sức chứa hoặc tính giá chưa đủ. Giữ ít nhất một ngày nghỉ trọn mỗi tuần giúp bạn làm việc bền hơn trong nhiều năm.
Làm sao từ chối khách mà không mất khách?
Từ chối kèm thông tin cụ thể: lý do là lịch đã kín, thời điểm sớm nhất có thể nhận, hoặc phạm vi nhỏ hơn có thể làm ngay. Nhiều khách sẵn sàng chờ người làm tốt. Với khách thật sự gấp, có thể giới thiệu một đồng nghiệp đáng tin.
Có nên dùng ứng dụng theo dõi giờ làm không?
Hữu ích trong vài tháng đầu để biết thời gian thật của từng loại việc, nhất là khi tính giá theo giờ. Sau khi đã có số liệu, có thể chỉ ghi lại tổng giờ mỗi ngày. Công cụ nào cũng được, miễn là ghi nhanh và không làm bạn mất tập trung.
Thời gian tìm khách nên dùng làm gì khi đang có nhiều việc?
Vẫn nên giữ, nhưng có thể làm những việc nhẹ: nhắn hỏi thăm khách cũ, xin khách vừa xong việc một lời nhận xét, cập nhật sản phẩm mới vào hồ sơ năng lực. Những việc nhỏ đều đặn này giữ dòng khách khi việc hiện tại kết thúc.
Hạn chót nội bộ nên sớm hơn hạn của khách bao nhiêu?
Không có con số chung. Việc nhỏ có thể sớm hơn một ngày, việc lớn hoặc có nhiều vòng sửa có thể sớm hơn vài ngày. Theo dõi xem các việc thường trễ bao nhiêu so với ước lượng, rồi đặt hạn nội bộ theo con số đó.
Làm ở nhà hay bị người nhà nhờ việc, phải làm sao?
Nói rõ với người nhà về giờ làm việc của bạn, như với một công việc văn phòng. Một dấu hiệu đơn giản như đóng cửa phòng hoặc đeo tai nghe giúp mọi người biết bạn đang làm việc. Thống nhất trước những việc nhà bạn sẽ làm vào giờ nghỉ.