Kế hoạch tháng ở Việt Nam cần dựa trên nhịp năm riêng của người Việt: Tết Nguyên đán theo âm lịch rơi vào một thời điểm khác mỗi năm, kéo theo vài tuần trước và sau gần như mất nhịp làm việc; mùa thi, kỳ nghỉ hè và mùa khai giảng định hình lịch của mọi gia đình có con đi học; mùa mưa bão và mùa vụ khác nhau theo vùng. Một kế hoạch tháng chép từ mẫu nước ngoài thường bỏ qua tất cả những điều này.
Cách làm thực tế là dựng một "bản đồ năm" một lần, ghi những mốc lặp lại cùng ảnh hưởng của chúng, rồi mỗi đầu tháng dành khoảng ba mươi phút đọc bản đồ đó để chọn mục tiêu tháng và chia vào các tuần. Bài này đưa ra bản đồ năm gợi ý, các bước lập kế hoạch tháng, cách xử lý tháng có Tết, mùa thi, mùa mưa bão và cách đưa mốc âm lịch vào lịch làm việc.
Vì sao kế hoạch tháng cần nhịp năm của người Việt
Phần lớn công cụ và mẫu kế hoạch phổ biến được thiết kế theo nhịp năm phương Tây: nghỉ dài cuối tháng Mười Hai, năm mới bắt đầu từ đầu tháng Một. Ở Việt Nam, nhịp năm thật sự của nhiều gia đình và doanh nghiệp xoay quanh Tết Nguyên đán, thường rơi vào khoảng cuối tháng Một đến giữa tháng Hai dương lịch, mỗi năm một khác.
Ảnh hưởng của Tết không chỉ là vài ngày nghỉ chính thức. Vài tuần trước Tết, công việc dồn dập: quyết toán, giao hàng, thu công nợ, lo việc nhà. Một hai tuần sau Tết, nhịp làm việc khởi động chậm: nhiều người còn ở quê, đối tác chưa trả lời, các cuộc gặp đầu năm chiếm thời gian. Nếu kế hoạch tháng không tính điều này, tháng có Tết luôn trông như một tháng thất bại.
Bên cạnh Tết còn có những mốc khác: tháng Giêng có nhiều lễ hội, ngày giỗ trong gia đình theo âm lịch, mùa thi tháng Năm và tháng Sáu, nghỉ hè, khai giảng đầu tháng Chín, Trung thu, mùa mưa bão. Mỗi gia đình và mỗi nghề chịu ảnh hưởng khác nhau, nhưng ai cũng chịu ít nhiều.
Bản đồ năm gợi ý cho người đi làm và gia đình
Bảng dưới đây gom những mốc phổ biến. Mốc âm lịch được quy về khoảng dương lịch gần đúng, cần đối chiếu lịch cụ thể của từng năm. Hãy chép bảng này ra, xoá những dòng không liên quan và thêm mốc riêng của gia đình hoặc nghề của bạn.
| Khoảng thời gian (gần đúng) | Điều thường xảy ra | Ảnh hưởng tới kế hoạch | Nên làm gì |
|---|---|---|---|
| 3–4 tuần trước Tết | Quyết toán, giao hàng, thu công nợ, lo việc nhà | Ít thời gian cho việc mới | Dồn hạn chót quan trọng về trước giai đoạn này |
| Tuần Tết và 1–2 tuần sau | Nghỉ, về quê, gặp gỡ đầu năm | Nhịp làm việc rất thấp | Chỉ đặt việc nhẹ, việc khởi động |
| Tháng Giêng âm lịch | Lễ hội, gặp mặt đầu năm | Đối tác trả lời chậm | Dùng cho lập kế hoạch năm, chặng đầu |
| Tháng Năm – tháng Sáu | Mùa thi các cấp | Phụ huynh ít thời gian buổi tối | Tránh đặt việc lớn buổi tối cho người có con thi |
| Tháng Sáu – tháng Tám | Nghỉ hè, du lịch gia đình | Đồng nghiệp nghỉ phép luân phiên | Thống nhất lịch nghỉ sớm trong nhóm |
| Cuối tháng Tám – tháng Chín | Khai giảng, mua sắm đầu năm học | Chi tiêu và thời gian gia đình tăng | Chuẩn bị đồ dùng, giấy tờ từ tháng Bảy |
| Khoảng tháng Chín – tháng Mười Một | Mùa mưa bão ở nhiều tỉnh miền Trung | Gián đoạn đi lại, giao hàng | Chừa đệm, có phương án làm từ xa |
| Tháng Mười Hai dương lịch | Cuối năm tài chính của nhiều doanh nghiệp | Báo cáo, quyết toán dồn | Khoá việc mới, dành chỗ cho báo cáo |
Bản đồ này cố ý chỉ ghi khoảng thời gian gần đúng, vì mùa mưa, mùa vụ và cả lịch thi đều khác nhau theo vùng và theo năm. Người làm nông nghiệp, du lịch, bán lẻ hay giáo dục sẽ có thêm những mốc riêng quan trọng hơn nhiều so với các dòng trong bảng.
Lập kế hoạch tháng trong 30 phút
Làm vào cuối tháng trước hoặc ngày đầu tháng, sau buổi rà soát tuần gần nhất:
- Mở bản đồ năm, xem tháng tới rơi vào khoảng nào: có Tết, mùa thi, mùa mưa bão, nghỉ hè hay không.
- Ghi lên lịch tháng mọi mốc cố định: ngày lễ, ngày nghỉ, ngày giỗ, sinh nhật trong gia đình, hạn nộp báo cáo, hạn thuế theo quy định hiện hành nếu bạn kinh doanh.
- Đánh dấu những tuần "nhẹ" và tuần "nặng" dựa trên các mốc trên. Một tháng có Tết có thể chỉ có hai tuần làm việc thật.
- Chọn một đến ba mục tiêu cho tháng, phù hợp với số tuần làm việc thật.
- Chia mỗi mục tiêu thành việc cho từng tuần, đặt việc lớn vào tuần nặng ít nhất.
- Ghi những việc phải chuẩn bị trước cho tháng sau, nếu tháng sau có mốc lớn.
Kế hoạch tháng không cần chi tiết như kế hoạch tuần. Nó là lớp ở giữa, nối mục tiêu chặng dài với những tuần cụ thể. Mỗi buổi rà soát tuần, mở kế hoạch tháng ra để chọn việc lớn cho tuần tới.
Tháng có Tết: tháng chỉ có hai tuần làm việc
Cách nghĩ hữu ích nhất cho tháng có Tết là chấp nhận nó ngắn hơn. Nếu Tết rơi vào giữa tháng Hai, có thể chỉ có khoảng một tuần rưỡi đầu tháng là làm việc bình thường, phần còn lại dành cho Tết và khởi động lại. Lập kế hoạch như thể tháng có đủ bốn tuần thì gần như tháng nào có Tết cũng thấy mình thất bại.
Với công việc, đặt mọi hạn chót quan trọng trước khi giai đoạn bận rộn trước Tết bắt đầu, và thông báo sớm cho khách hàng, đối tác. Những việc không gấp nên dời hẳn sang sau tuần đầu tiên đi làm lại. Tuần đi làm đầu tiên nên dành cho việc khởi động: rà lại danh sách, liên hệ lại khách, lập kế hoạch chặng đầu năm, thay vì đặt ngay những việc lớn đòi tập trung.
Với gia đình, việc chuẩn bị Tết là một dự án riêng với lịch ngược của nó. Trong kế hoạch tháng, chỉ cần dành chỗ cho nó: những buổi tối, cuối tuần nào sẽ dùng cho việc nhà dịp Tết, để không bị chồng lên các việc công cuối năm.
Mùa thi, hè và khai giảng cho gia đình có con đi học
Mùa thi là giai đoạn nặng của cả nhà. Khi con chuẩn bị thi chuyển cấp hay thi tốt nghiệp, buổi tối của phụ huynh thường dành cho việc đưa đón, chuẩn bị bữa ăn, động viên. Trong kế hoạch tháng, hạn chế nhận việc công phải làm buổi tối và đi công tác xa trong khoảng này.
Nghỉ hè đòi phương án trông con. Trẻ nhỏ nghỉ hè dài, cha mẹ vẫn đi làm. Phương án trông con, lớp hè, gửi ông bà cần được quyết định từ trước khi năm học kết thúc, vì những chỗ tốt thường kín sớm.
Khai giảng có nhiều việc giấy tờ. Mua đồng phục, sách vở, đóng các khoản đầu năm theo thông báo của trường, nộp giấy tờ. Đặt những việc này vào kế hoạch tháng Tám thay vì để dồn vào tuần trước khai giảng.
Đồng nghiệp cũng có lịch tương tự. Nếu bạn quản lý nhóm, nhớ rằng phụ huynh trong nhóm chịu cùng những mùa này. Thống nhất lịch nghỉ phép hè sớm và linh hoạt trong mùa thi giúp nhóm vận hành êm hơn.
Mùa mưa bão, mùa vụ và sự khác nhau giữa các vùng
Việt Nam trải dài nên mùa mưa và mùa bão khác nhau rõ rệt giữa các vùng. Nhiều tỉnh miền Trung thường chịu mưa lớn và bão vào khoảng cuối năm, trong khi Nam Bộ có mùa mưa kéo dài từ khoảng giữa năm. Miền Bắc có những đợt rét đậm vào mùa đông. Nếu công việc của bạn liên quan tới đi lại, giao hàng, thi công ngoài trời hay du lịch, các mùa này cần được ghi vào bản đồ năm.
Trong những tháng có nguy cơ mưa bão, nên chừa khoảng đệm nhiều hơn, tránh đặt hạn chót sát với những việc phụ thuộc vào đi lại, và chuẩn bị phương án làm từ xa nếu có thể. Theo dõi thông tin thời tiết từ cơ quan khí tượng chính thức trước mỗi tuần để điều chỉnh kế hoạch tuần.
Với người làm nông nghiệp hoặc kinh doanh liên quan tới nông sản, mùa vụ là trục chính của cả năm: mùa gieo trồng, mùa thu hoạch, mùa giáp hạt. Kế hoạch tháng nên bắt đầu từ lịch mùa vụ của cây trồng, vật nuôi cụ thể ở địa phương, rồi mới đến các mốc khác.
Đưa mốc âm lịch vào lịch làm việc
Nhiều mốc quan trọng của gia đình Việt tính theo âm lịch: ngày giỗ, Tết, rằm tháng Giêng, Trung thu, sinh nhật của ông bà theo cách tính cũ. Vì ngày dương lịch của các mốc này thay đổi mỗi năm, chúng dễ bị bỏ quên trong lịch làm việc vốn dùng dương lịch.
Cách làm đơn giản là đầu mỗi năm, hoặc ngay sau Tết, ngồi một lần đổi tất cả các mốc âm lịch của năm sang dương lịch và ghi vào lịch làm việc, kèm lời nhắc trước một hai tuần cho những mốc cần chuẩn bị. Nhiều ứng dụng lịch trên điện thoại có thể hiển thị ngày âm bên cạnh ngày dương, giúp đối chiếu nhanh.
Nên ghi luôn ai trong nhà phụ trách việc chuẩn bị cho từng mốc. Một danh sách mốc âm lịch có tên người phụ trách và lời nhắc trước là cách đơn giản để không ai bị bất ngờ, và để những người lớn trong nhà biết trước những ngày cần xin nghỉ hoặc về quê.
Ví dụ giả định: kế hoạch tháng có Tết của một nhân viên văn phòng
Ví dụ giả định. Chị Hằng làm hành chính – nhân sự ở một công ty nhỏ tại Hải Phòng, có hai con đi học. Năm đó Tết rơi vào giữa tháng Hai dương lịch. Kế hoạch tháng của chị trông như sau:
| Tuần | Tính chất | Việc công | Việc nhà |
|---|---|---|---|
| Tuần 1 | Nặng | Chốt bảng chấm công, thưởng Tết; gửi lịch nghỉ Tết cho toàn công ty | Đặt vé xe về quê, mua quà biếu |
| Tuần 2 | Rất nặng | Chỉ những việc bắt buộc trước nghỉ; bàn giao việc trực | Dọn nhà, chuẩn bị Tết theo danh sách đã chia |
| Tuần 3 | Nghỉ | Không đặt việc | Tết, về quê |
| Tuần 4 | Khởi động | Rà danh sách việc, liên hệ lại các phòng, lập kế hoạch tuyển dụng quý đầu | Sắp lại nếp sinh hoạt, chuẩn bị cho con đi học lại |
Mục tiêu duy nhất của tháng là "lương thưởng Tết chi đúng hạn, không sai sót". Kế hoạch tuyển dụng quý đầu, việc chị muốn làm từ lâu, được cố ý đặt vào tuần khởi động như một việc nhẹ — chỉ lập kế hoạch, chưa triển khai. Nhờ không đặt nhiều mục tiêu, tháng có Tết lần đầu không còn để lại cảm giác dở dang.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch tháng có cần thiết khi đã có kế hoạch tuần không?
Kế hoạch tuần nhìn gần, dễ bỏ qua những mốc đang tới trong vài tuần nữa. Kế hoạch tháng giúp thấy trước tuần nặng, tuần nhẹ và những việc cần chuẩn bị từ sớm. Nó không cần chi tiết, chỉ cần đủ để buổi rà soát tuần chọn việc đúng.
Tháng có Tết nên đặt mấy mục tiêu?
Thường chỉ một, và nên là mục tiêu nhỏ hoặc mục tiêu khởi động. Nhiều người dùng tháng có Tết để khép lại việc của năm cũ và lập kế hoạch cho chặng đầu năm mới, thay vì cố đạt thêm điều gì lớn.
Làm sao nhớ được hết ngày giỗ trong họ hàng?
Hỏi người lớn tuổi trong gia đình để có danh sách đầy đủ, đổi sang dương lịch mỗi năm và ghi vào lịch chung của gia đình kèm lời nhắc trước. Danh sách này nên được lưu ở một nơi nhiều người trong nhà cùng xem được.
Doanh nghiệp nhỏ có nên lập bản đồ năm riêng không?
Rất nên. Ngoài các mốc chung, mỗi ngành có mùa cao điểm và mùa thấp điểm riêng. Một bản đồ năm của doanh nghiệp giúp chuẩn bị hàng, người, tiền từ sớm và lên lịch nghỉ phép cho nhân viên hợp lý.
Có nên lập kế hoạch tháng vào ngày mùng một âm lịch không?
Có thể, nếu nhịp âm lịch gắn với công việc của bạn, như người buôn bán hay làm nông. Với người đi làm văn phòng, đầu tháng dương lịch thường thuận tiện hơn vì khớp với lương, báo cáo và lịch công ty. Quan trọng là chọn một mốc và giữ đều.
Mùa mưa bão ảnh hưởng thế nào tới kế hoạch làm việc từ xa?
Mất điện, mất mạng có thể xảy ra khi có bão. Nên lưu sẵn tài liệu quan trọng để làm ngoại tuyến, sạc đầy thiết bị trước khi bão đến, và thống nhất với nhóm cách liên lạc dự phòng. Kế hoạch tuần trong mùa bão nên có thêm khoảng đệm.