Phần lớn mọi người ước lượng thời gian làm việc thấp hơn thực tế, kể cả với những việc họ đã làm nhiều lần — hiện tượng này được gọi là ngụy biện kế hoạch (planning fallacy). Nguyên nhân chính là khi ước lượng, ta hình dung kịch bản việc diễn ra trôi chảy, mà quên những lần gián đoạn, chờ đợi và sửa lại đã từng xảy ra.
Cách sửa hiệu quả nhất không phải là cố "ước lượng kỹ hơn", mà là dùng dữ liệu: nhìn xem những việc tương tự trước đây thật sự mất bao lâu, và ghi lại độ lệch giữa ước tính và thực tế để tính ra hệ số sửa của chính mình. Bài này giải thích nguồn gốc khái niệm, vì sao ta đoán thiếu, cách dùng tầm nhìn từ ngoài, mẫu nhật ký ước lượng, cách ước theo khoảng và cách báo hạn cho người khác.
Ngụy biện kế hoạch: từ Kahneman và Tversky tới thí nghiệm với sinh viên
Daniel Kahneman và Amos Tversky dùng thuật ngữ ngụy biện kế hoạch trong một công trình năm 1979 về dự đoán trực giác, để chỉ xu hướng dự đoán thời gian hoàn thành một việc lạc quan hơn thực tế; về sau khái niệm được mở rộng sang cả chi phí và rủi ro của các dự án. Điểm đáng chú ý là xu hướng này tồn tại cả khi người ta biết rõ rằng những kế hoạch tương tự trong quá khứ đã bị trễ.
Năm 1994, Roger Buehler, Dale Griffin và Michael Ross công bố một loạt nghiên cứu được trích dẫn rộng rãi. Trong đó, sinh viên được hỏi họ sẽ hoàn thành luận văn hoặc một bài tập lớn vào lúc nào. Phần lớn hoàn thành muộn hơn ước tính của chính họ, và nhiều người trễ cả so với ước tính mà họ đưa ra cho "trường hợp mọi thứ tệ nhất". Các tác giả cũng ghi nhận rằng người tham gia khi dự đoán tập trung vào kế hoạch cho việc sắp tới, rất ít nhắc tới kinh nghiệm trễ hạn của bản thân trước đó.
Một phát hiện khác trong cùng hướng nghiên cứu: khi dự đoán thời gian hoàn thành cho người khác, người quan sát thường bớt lạc quan hơn chính người làm. Nói cách khác, chúng ta biết rằng việc thường trễ, nhưng tin rằng lần này, với việc này của mình, sẽ khác.
Vì sao ta luôn đoán thiếu
Hình dung kịch bản suôn sẻ. Khi ước lượng, ta thường tưởng tượng các bước diễn ra liền nhau: mở tệp, viết, kiểm, gửi. Ta không tưởng tượng cuộc gọi chen ngang, tệp bị lỗi, số liệu thiếu phải đi hỏi. Những thứ đó không thuộc về "việc" trong đầu ta, nhưng chúng luôn thuộc về việc ngoài đời.
Coi quá khứ là ngoại lệ. Lần trước trễ là vì khách đổi ý, lần trước nữa là vì máy hỏng. Mỗi lần trễ có một lý do riêng, nên ta coi nó là ngoại lệ không lặp lại. Nhưng chính việc luôn có một "ngoại lệ" nào đó mới là quy luật.
Quên các phần nhỏ. Chuẩn bị tài liệu, tìm tệp cũ, gửi đi, chờ phản hồi, sửa theo góp ý. Mỗi phần chỉ vài chục phút nhưng cộng lại có khi bằng chính phần việc chính.
Mong muốn làm lệch dự đoán. Khi muốn việc xong nhanh, hoặc muốn người khác hài lòng với hạn sớm, ta có xu hướng chọn con số dễ nghe hơn con số đúng. Ước lượng trở thành lời hứa thay vì dự báo.
Tầm nhìn từ ngoài: hỏi những việc tương tự đã mất bao lâu
Kahneman và các đồng nghiệp đề xuất phân biệt hai cách nhìn khi dự đoán. Tầm nhìn từ trong là nhìn vào chi tiết của chính việc này: các bước, kế hoạch, khó khăn mình thấy trước. Tầm nhìn từ ngoài là bỏ qua chi tiết, và hỏi: trong một nhóm việc tương tự, thường thì chúng mất bao lâu? Cách thứ hai thường cho dự đoán chính xác hơn, vì nó tự động bao gồm mọi gián đoạn và sự cố mà ta không thể lường trước từng cái.
Ví dụ, khi ước lượng thời gian sửa lại một nhà vệ sinh, tầm nhìn từ trong sẽ liệt kê: tháo, chống thấm, ốp, lắp thiết bị, mỗi phần bao nhiêu ngày. Tầm nhìn từ ngoài sẽ hỏi: những người quen đã sửa nhà vệ sinh gần đây mất tổng cộng bao lâu, tính từ ngày bắt đầu tới ngày dùng được? Nếu câu trả lời thường gấp rưỡi con số bạn tự tính, đó là thông tin quý hơn mọi bảng tính chi tiết.
Cách làm tốt là kết hợp: bắt đầu từ tầm nhìn từ ngoài để có con số nền, rồi điều chỉnh lên xuống một chút dựa trên chi tiết đặc biệt của việc này. Làm ngược lại, bắt đầu từ chi tiết rồi "cộng thêm cho chắc", thường vẫn thiếu, vì phần cộng thêm hiếm khi đủ lớn.
Nhật ký ước lượng: tính hệ số sửa của chính bạn
Nguồn dữ liệu tốt nhất cho tầm nhìn từ ngoài là chính các việc bạn đã làm. Một cuốn nhật ký ước lượng đơn giản trong vài tuần sẽ cho bạn con số đáng tin hơn bất kỳ lời khuyên chung nào:
- Trước khi bắt đầu một việc đáng kể (trên khoảng một giờ), ghi tên việc, loại việc và số giờ bạn ước tính.
- Khi xong, ghi số giờ thực tế đã bỏ ra, tính cả thời gian sửa lại và chờ đợi nếu nó làm việc kéo dài.
- Tính tỷ số: thực tế chia cho ước tính.
- Sau khoảng mười đến hai mươi việc, nhóm theo loại việc (viết, gọi khách, làm sổ sách, sửa chữa…) và tính tỷ số trung bình cho từng loại.
- Từ đó, mỗi khi ước lượng việc mới, nhân con số trực giác với hệ số của loại việc tương ứng.
- Tiếp tục ghi định kỳ, vì hệ số thay đổi khi bạn quen việc hơn hoặc hoàn cảnh thay đổi.
Nhiều người ngạc nhiên khi thấy hệ số của mình ổn định đến mức nào. Nếu bạn luôn mất khoảng gấp rưỡi thời gian dự tính cho việc viết, thì cứ nhân một phẩy năm, không cần cố gắng "đoán đúng hơn" bằng trực giác. Trực giác của bạn không sai một cách ngẫu nhiên; nó sai một cách có hệ thống, và cái gì sai có hệ thống thì sửa được bằng một phép nhân.
Ví dụ giả định: trang nhật ký ước lượng sau ba tuần
Ví dụ giả định từ nhật ký của một nhân viên marketing ở công ty nhỏ. Các con số minh hoạ cách đọc, không phải chuẩn chung.
| Loại việc | Số việc đã ghi | Tổng giờ ước tính | Tổng giờ thực tế | Hệ số |
|---|---|---|---|---|
| Viết bài, kịch bản | 6 | 12 | 19 | Khoảng 1,6 |
| Thiết kế ảnh đơn giản | 8 | 8 | 10 | Khoảng 1,25 |
| Báo cáo số liệu tuần | 3 | 4,5 | 5 | Khoảng 1,1 |
| Làm việc với đối tác bên ngoài | 4 | 6 | 13 | Khoảng 2,2 |
Đọc bảng, người này rút ra hai điều. Thứ nhất, báo cáo tuần là việc quen nên ước lượng gần đúng; không cần sửa nhiều. Thứ hai, việc làm với đối tác bên ngoài luôn mất gấp đôi, chủ yếu vì chờ phản hồi và sửa theo yêu cầu. Từ đây, mỗi việc liên quan đối tác được giữ chỗ gấp đôi trên lịch, và hạn báo với sếp cũng được tính theo hệ số đó.
Những phần việc hay bị bỏ quên khi ước lượng
Ngay cả khi đã dùng hệ số, ước lượng vẫn chính xác hơn nếu bạn nhớ liệt kê đủ các phần của việc. Trước khi chốt con số, đọc nhanh danh sách sau và tự hỏi phần nào có trong việc này:
- Chuẩn bị: tìm tệp cũ, gom số liệu, đọc lại yêu cầu, mua hay mượn dụng cụ.
- Khởi động: thời gian để nhặt lại mạch nếu việc bị chia làm nhiều buổi.
- Chờ: chờ người khác trả lời, duyệt, giao hàng, chờ khô sơn, chờ in.
- Sửa: ít nhất một vòng sửa theo góp ý, thường là hai.
- Hoàn tất: kiểm lần cuối, đặt tên tệp, đóng gói, gửi đi, xác nhận người nhận đã nhận.
- Dọn dẹp: cất dụng cụ, lưu hồ sơ, ghi chú cho lần sau.
- Đi lại: nếu việc cần ra ngoài, tính cả đường đi, tìm chỗ đỗ xe, xếp hàng.
Phần lớn các phần này nhỏ, nhưng chúng chính là chỗ thời gian thực tế bỏ xa ước tính. Với việc lặp lại, có thể viết danh sách này thành một mẫu riêng cho từng loại việc, để mỗi lần ước lượng chỉ cần đánh dấu.
Ước theo khoảng thay vì một con số
Một con số duy nhất như "ba ngày" che giấu mức độ không chắc chắn. Ước lượng theo khoảng giúp cả bạn và người nghe hiểu rõ hơn. Cách đơn giản là đưa ra ba con số: nếu mọi thứ thuận lợi, nếu diễn ra như thường lệ, và nếu gặp trục trặc thường gặp. Ví dụ: "thuận lợi thì hai ngày, thường thì ba đến bốn ngày, nếu khách sửa nhiều thì sáu ngày".
Khoảng rộng hay hẹp tự nó đã là thông tin. Việc quen thuộc thường có khoảng hẹp; việc mới, phụ thuộc người khác, hoặc có nhiều điều chưa biết thường có khoảng rộng. Nếu khoảng quá rộng để dùng được, đó là tín hiệu nên dành ít thời gian tìm hiểu thêm trước khi hứa, hoặc chia việc thành giai đoạn đầu có thể ước lượng chắc chắn hơn.
Khi lập kế hoạch tuần, dùng con số "thường" nhân với hệ số của bạn để giữ chỗ trên lịch. Khi báo hạn cho người khác, dùng con số gần với phía trục trặc hơn. Khoảng cách giữa hai con số này chính là phần đệm giúp bạn giao đúng hạn trong phần lớn trường hợp.
Báo hạn cho người khác: tách ước lượng với cam kết
Một nguồn gây trễ hạn phổ biến là trộn lẫn ước lượng với cam kết. Ước lượng là dự đoán về thời gian việc có thể mất; cam kết là lời hứa với người khác về ngày giao. Khi sếp hỏi "bao lâu thì xong?", nhiều người trả lời bằng ước lượng lạc quan, rồi người nghe hiểu đó là cam kết.
Cách làm rõ ràng hơn: nói cả hai. "Em ước khoảng ba ngày nếu không có gì phát sinh. Em hứa giao trước thứ Sáu." Ngày cam kết nên tính từ ước lượng đã nhân hệ số, cộng khoảng đệm cho những việc khác trong tuần, chứ không phải từ con số trực giác ban đầu. Giao sớm hơn hạn đã hứa luôn được đón nhận tốt hơn giao trễ, dù hạn ban đầu nghe có vẻ dài hơn.
Nếu người hỏi cần sớm hơn, đừng chỉ hạ con số. Hãy đưa ra lựa chọn: giao sớm với phạm vi nhỏ hơn, giao sớm nếu có người hỗ trợ, hoặc giao sớm nếu dời một việc khác. Thời gian của việc không tự ngắn lại vì ai đó mong nó ngắn lại; chỉ có phạm vi, nguồn lực hoặc thứ tự ưu tiên thay đổi được.
Câu hỏi thường gặp
Có phải người lạc quan ước lượng sai nhiều hơn không?
Ngụy biện kế hoạch xuất hiện ở hầu hết mọi người, không riêng người lạc quan. Tính cách có thể làm mức lệch khác nhau đôi chút, nhưng cách sửa hiệu quả vẫn là dựa vào dữ liệu thực tế của các việc đã làm, không dựa vào việc cố gắng bi quan hơn.
Cộng thêm 20% cho mọi việc có đủ không?
Một con số chung cho mọi việc thường không đủ với việc phụ thuộc người khác và thừa với việc quen tay. Hệ số riêng cho từng loại việc, tính từ nhật ký của bạn, chính xác hơn nhiều. Nếu chưa có dữ liệu, có thể bắt đầu từ một mức chung rồi điều chỉnh sau vài tuần.
Ước lượng cho việc chưa làm bao giờ thế nào?
Hỏi người đã làm việc tương tự xem họ mất bao lâu, tính từ đầu đến cuối. Nếu không có ai để hỏi, làm thử một phần nhỏ, đo thời gian, rồi nhân lên với hệ số dự phòng lớn hơn bình thường. Báo cho người nhận rằng đây là ước lượng lần đầu và sẽ cập nhật sau.
Nhật ký ước lượng có tốn thời gian không?
Mỗi việc chỉ cần hai dòng: ước tính trước khi làm và thực tế sau khi xong, mất chưa tới một phút. Sau vài tuần, khi đã có hệ số ổn định, bạn có thể chỉ ghi cho những loại việc mới hoặc những việc lớn.
Có nên chia nhỏ việc để ước lượng chính xác hơn?
Chia nhỏ giúp không quên các phần như chuẩn bị, chờ và sửa. Nhưng cộng các phần nhỏ lại vẫn thường thiếu, vì mỗi phần đều được ước lượng lạc quan. Kết hợp với tầm nhìn từ ngoài và hệ số cá nhân để có con số cuối cùng sát hơn.
Nhóm làm việc chung nên ước lượng thế nào?
Mỗi người ước lượng phần của mình độc lập trước, rồi mới so sánh, để tránh bị con số của người đầu tiên kéo theo. Với các điểm giao giữa các phần, cộng thêm thời gian chờ và bàn giao, vì đó là nơi nhóm hay trễ nhất.