Quản lý một dự án nhỏ — vài người, vài tuần — không cần phần mềm chuyên dụng hay chứng chỉ; nó cần năm thứ được viết ra và giữ cập nhật: mục tiêu và thế nào là xong, danh sách việc, tên một người cho mỗi việc, mốc và hạn, và một nhịp xem lại cố định mỗi tuần. Thiếu một trong năm thứ đó, dự án thường trôi; có đủ năm, một tờ giấy hoặc một bảng tính là đủ công cụ.
Bài này dành cho người không làm nghề quản lý dự án nhưng phải chạy một việc có nhiều bước: chủ tiệm làm lại quầy, trưởng nhóm văn phòng tổ chức hội thảo nội bộ, nhóm tình nguyện dựng tủ sách, nhóm bạn ra một sản phẩm thủ công. Nội dung gồm cách nhận ra một việc nên được chạy như dự án, năm thứ tối thiểu, bảy bước từ ngày đầu đến ngày đóng, cách chọn công cụ, những chỗ hay vỡ và ví dụ giả định một tiệm cà phê làm lại quầy pha chế trong năm tuần.
Khi nào một việc nên được chạy như dự án
Không phải việc nào cũng cần cách làm dự án. Pha một mẻ cà phê, trả lời khách, nhập hàng hằng tuần là việc vận hành: lặp lại, có quy trình, không có ngày kết thúc. Một việc nên được chạy như dự án khi có ba dấu hiệu: có điểm kết thúc rõ (một ngày khai trương, một buổi hội thảo, một sản phẩm giao tay), gồm nhiều bước phụ thuộc nhau (phải xong cái này mới làm được cái kia), và có từ hai người trở lên hoặc kéo dài từ hai tuần trở lên.
Khi đủ ba dấu hiệu, cách làm "nhớ trong đầu rồi làm dần" bắt đầu hỏng. Người này tưởng người kia đã đặt hàng, việc phải làm trước bị phát hiện muộn, hạn tới mà không ai biết còn thiếu gì. Đó không phải do mọi người kém cỏi mà do lượng thông tin vượt quá những gì một cái đầu giữ được, và do không có chỗ chung để mọi người cùng nhìn.
Ở chiều ngược lại, đừng biến việc nhỏ thành bộ máy. Một việc một người làm trong ba ngày không cần tờ khởi động, bảng phân công hay họp tuần; một dòng trong danh sách việc là đủ. Cách làm dự án chỉ đáng công khi phần tiết kiệm được — ít nhầm, ít làm lại, ít chạy theo phút cuối — lớn hơn phần thời gian bỏ ra để ghi chép. Với việc 2–12 tuần, nhóm 1–10 người, phần tiết kiệm đó gần như luôn lớn hơn.
Năm thứ tối thiểu mọi dự án nhỏ cần
Năm thứ dưới đây trả lời năm câu hỏi mà mọi người trong dự án sớm muộn cũng sẽ hỏi. Viết sẵn câu trả lời từ đầu là cách tránh việc mỗi người tự đoán một kiểu.
| Thứ cần có | Trả lời câu hỏi | Dạng đơn giản nhất |
|---|---|---|
| Mục tiêu và "xong" là gì | Làm cái này để làm gì, đến lúc nào thì coi là xong? | Ba bốn câu ở đầu tờ giấy hoặc đầu bảng tính |
| Danh sách việc | Cần làm những gì để tới đích? | Mỗi việc một dòng, bắt đầu bằng động từ |
| Tên người cho mỗi việc | Ai lo việc này? | Một cột tên, mỗi dòng đúng một tên |
| Mốc và hạn | Khi nào phải xong cái gì? | Một cột ngày, cộng vài mốc kiểm tra in đậm |
| Nhịp xem lại | Khi nào cả nhóm nhìn lại tiến độ? | Một buổi họp ngắn cố định mỗi tuần |
Năm thứ này không đòi công cụ đặc biệt. Một tờ giấy khổ lớn dán tường, một bảng tính chia sẻ, thậm chí một tin nhắn ghim trong nhóm chat đều chứa được chúng. Điều quan trọng là có một chỗ duy nhất mà mọi người biết để nhìn vào, và chỗ đó được cập nhật ít nhất mỗi tuần.
Cột tên người là cột hay bị bỏ trống nhất và gây hại nhiều nhất. Việc ghi "cả nhóm" hoặc để trống thường là việc không ai làm, vì ai cũng nghĩ người khác sẽ làm.
Bảy bước từ ngày đầu đến ngày đóng
Trình tự dưới đây áp dụng cho phần lớn dự án nhỏ. Bước 1 đến 4 làm trong tuần đầu, thường gói trong hai ba buổi.
- Viết tờ khởi động một trang. Mục tiêu, thế nào là xong, cái gì nằm ngoài phạm vi, hạn chót, ai là người quyết khi có tranh cãi. Đưa cho người đặt việc đọc và đồng ý.
- Liệt kê việc. Ngồi cùng những người sẽ làm, liệt kê mọi việc cần có. Đừng lo thứ tự ở bước này; mục tiêu là không sót.
- Xếp thứ tự và đặt mốc. Tìm những việc phải xong trước việc khác, đặt vài mốc kiểm tra (ví dụ: chốt thiết kế, nhận đủ vật liệu, chạy thử). Tính ngược từ hạn chót để thấy mỗi mốc phải xong khi nào.
- Ghi tên người cho từng việc. Mỗi việc một người chịu trách nhiệm cuối, có thể có người giúp. Hỏi lịch của từng người trước khi ghi.
- Chạy theo nhịp tuần. Mỗi tuần một buổi họp ngắn: việc gì xong, việc gì kẹt, việc gì của tuần tới. Cập nhật bảng ngay trong buổi họp.
- Xử lý thay đổi có ghi lại. Khi có yêu cầu thêm hoặc đổi, ghi lại, ước tác động lên hạn và công sức, để người quyết chọn. Không nhận thay đổi bằng lời nói trong hành lang.
- Bàn giao và đóng. Giao kết quả cho người dùng, gom tài liệu về một chỗ, nhìn lại ba mươi phút, cảm ơn người tham gia, gạch dự án khỏi danh sách.
Bước 1 và bước 6 là hai bước người không làm nghề hay bỏ qua nhất, và cũng là hai bước gây nhiều rắc rối nhất về sau. Không có tờ khởi động thì không có gì để so khi có người đòi thêm; không có cách xử lý thay đổi thì dự án phình ra mà không ai nhận ra cho tới khi trễ hạn.
Chọn công cụ: giấy, bảng tính hay nhóm chat
Công cụ nên chọn theo cách nhóm làm việc, không theo độ hiện đại. Cả ba lựa chọn dưới đây đều đủ cho dự án nhỏ, mỗi cái hợp với một kiểu nhóm.
| Công cụ | Hợp với | Điểm mạnh | Điểm yếu |
|---|---|---|---|
| Giấy khổ lớn hoặc bảng dán tường | Nhóm làm cùng một chỗ: tiệm, xưởng, văn phòng nhỏ | Ai đi qua cũng thấy, không cần đăng nhập, cập nhật bằng tay rất nhanh | Người ở xa không thấy; mất hoặc bẩn là mất dữ liệu |
| Bảng tính chia sẻ | Nhóm làm ở nhiều nơi, cần lọc và sắp xếp | Ai cũng mở được trên điện thoại, lọc theo người hoặc theo hạn, lưu lịch sử | Dễ bị phức tạp hoá với quá nhiều cột; cần một người giữ cho gọn |
| Tin nhắn ghim trong nhóm chat | Nhóm rất nhỏ, dự án ngắn, mọi người đều dùng chat hằng ngày | Không cần học gì thêm, ai cũng thấy ngay | Tin nhắn mới đẩy trôi thông tin; khó theo dõi khi quá mười việc |
Một cách kết hợp hay dùng: bảng tính là nơi lưu chính thức, nhóm chat là nơi báo thay đổi, kèm luật "mọi thay đổi trong chat phải được cập nhật vào bảng trong ngày". Không có luật đó, hai nơi sẽ lệch nhau sau vài ngày và không ai biết nơi nào đúng.
Những chỗ dự án nhỏ hay vỡ
"Xong" mơ hồ. Mỗi người hiểu xong theo một kiểu: người làm thấy xong khi đồ đã lắp, người đặt việc thấy xong khi đã chạy thử và nhân viên đã quen. Hai bên phát hiện ra khác biệt vào đúng ngày tưởng là ngày cuối.
Việc không có tên người. Những việc nhỏ như đặt xe, xin phép ban quản lý toà nhà, mua đồ phụ thường không ai nhận vì ai cũng nghĩ là việc của người khác. Chúng nhỏ nhưng có thể làm trễ cả dự án.
Không ai nhìn tổng thể. Mỗi người lo phần mình, nhưng không ai thấy phần A phải xong trước phần B. Cần ít nhất một người giữ bảng và hỏi về những chỗ nối giữa các phần.
Thay đổi không được ghi lại. Người đặt việc đổi ý qua điện thoại với một người trong nhóm, người đó làm theo, người khác không biết. Vài tuần sau, dự án đã khác hẳn tờ khởi động mà không ai quyết định chuyện đó.
Phụ thuộc người ngoài không có hạn. Nhà cung cấp, thợ, đơn vị cho thuê thiết bị. Nếu việc của họ không có ngày cam kết và không có người trong nhóm theo dõi, chúng thường là nguồn trễ lớn nhất.
Ví dụ giả định: tiệm cà phê làm lại quầy pha chế trong năm tuần
Một tiệm cà phê ở Cần Thơ (ví dụ giả định) làm lại quầy pha chế để phục vụ nhanh hơn giờ cao điểm. Nhóm gồm chủ tiệm, quản lý ca và hai nhân viên pha chế; thợ mộc là người ngoài.
| Tuần | Việc chính | Người lo | Mốc kiểm tra |
|---|---|---|---|
| 1 | Viết tờ khởi động, đo đạc quầy cũ, ghi lại các bước pha khi đông khách | Chủ tiệm, quản lý ca | Tờ khởi động được chủ tiệm duyệt |
| 2 | Vẽ bố trí mới, hỏi ý kiến nhân viên, gặp thợ mộc | Quản lý ca, nhân viên pha chế | Bố trí được chốt, thợ báo ngày làm |
| 3 | Đặt thiết bị mới, chuẩn bị chỗ pha tạm | Chủ tiệm | Thiết bị có ngày giao cụ thể |
| 4 | Thợ làm quầy hai ngày, lắp thiết bị, pha thử | Thợ mộc, quản lý ca | Pha thử đủ thực đơn trên quầy mới |
| 5 | Chạy thật giờ cao điểm, chỉnh vị trí đồ, viết lại thứ tự thao tác | Nhân viên pha chế, quản lý ca | Thời gian phục vụ giờ cao điểm đạt mục tiêu đã ghi |
Mốc cuối cùng chính là định nghĩa "xong" trong tờ khởi động: không phải quầy đã lắp, mà là giờ cao điểm phục vụ nhanh hơn như mục tiêu. Nhờ vậy tuần 5 không bị bỏ qua, dù quầy đã đẹp từ tuần 4.
Giấy tờ vừa đủ: đừng biến việc nhỏ thành bộ máy
Người mới chạy dự án lần đầu hay rơi vào một trong hai cực. Cực thứ nhất là không ghi gì, tin vào trí nhớ và nhóm chat, rồi tới tuần thứ ba không ai còn biết việc nào đã xong. Cực thứ hai là đọc vài bài về quản lý dự án rồi dựng một bảng tính hai mươi cột, ba loại biểu mẫu, họp hai lần mỗi tuần — và nhóm dành nhiều thời gian cập nhật bảng hơn là làm việc.
Phép thử đơn giản để biết mình đang ở đâu: mỗi tuần, cả nhóm tốn bao lâu cho việc ghi chép, cập nhật và họp, so với tổng thời gian làm dự án? Với dự án nhỏ, phần quản lý nên chiếm một phần nhỏ, ví dụ giả định khoảng một giờ cho mỗi người mỗi tuần. Nếu nhiều hơn hẳn, hãy bỏ bớt cột, bỏ bớt báo cáo, gộp các cuộc họp.
Một cách khác để kiểm: với mỗi thứ đang ghi chép, hỏi "nếu bỏ cái này, ai sẽ gặp khó và khi nào?". Nếu không ai gặp khó, bỏ. Năm thứ tối thiểu ở đầu bài gần như luôn qua được câu hỏi này; những thứ thêm vào sau đó thì cần lý do riêng. Mục tiêu của mọi giấy tờ trong dự án nhỏ chỉ có một: để mọi người cùng nhìn một bức tranh và không ai phải đoán.
Câu hỏi thường gặp
Dự án nhỏ có cần người quản lý dự án riêng không?
Không cần một người chỉ làm quản lý, nhưng cần một người giữ bảng và gọi họp tuần. Thường đó là người đặt việc hoặc một thành viên cẩn thận. Người này không làm hết, chỉ đảm bảo mọi việc có tên người, mọi thay đổi được ghi lại, và cả nhóm nhìn cùng một bức tranh.
Dự án hai tuần có cần họp tuần không?
Với dự án ngắn như vậy, thay họp tuần bằng hai lần cập nhật ngắn mỗi tuần, mười lăm phút, hoặc một tin nhắn tổng hợp mỗi hai ngày. Điều cần giữ là có lúc cố định cả nhóm cùng nhìn tiến độ, không phải hình thức họp.
Nên dùng phần mềm quản lý dự án khi nào?
Khi nhóm làm nhiều dự án song song, có nhiều người ở xa, hoặc số việc vượt quá vài chục dòng và cần lọc, phân quyền, nhắc tự động. Với một dự án nhỏ, phần mềm thường tốn thời gian học và cài đặt hơn phần nó giúp tiết kiệm.
Làm sao để mọi người chịu cập nhật bảng?
Cập nhật bảng ngay trong buổi họp tuần thay vì yêu cầu mỗi người tự làm. Giữ bảng ít cột để cập nhật nhanh. Người giữ bảng nên nhắc nhẹ khi thấy dòng nào lâu không đổi, thay vì phê bình. Khi mọi người thấy bảng được dùng để quyết định, họ sẽ tự cập nhật.
Dự án nhỏ có cần ngân sách viết ra không?
Nếu dự án có chi tiền, nên ghi một mức trần và danh sách khoản chi chính trong tờ khởi động, cùng người được duyệt chi. Không cần bảng kế toán chi tiết, nhưng cần một dòng theo dõi đã chi bao nhiêu, để không ai bất ngờ vào cuối dự án.
Khác biệt lớn nhất giữa dự án nhỏ và dự án lớn là gì?
Dự án lớn cần nhiều lớp kế hoạch, báo cáo và kiểm soát vì có nhiều bên và nhiều tiền. Dự án nhỏ chỉ cần phần cốt lõi: mục tiêu rõ, việc có người, hạn có mốc, nhịp xem lại. Áp nguyên bộ công cụ của dự án lớn vào việc nhỏ thường làm việc chậm đi.