Nguyên tắc cốt lõi khi phân công trong nhóm nhỏ là mỗi việc có đúng một tên người chịu trách nhiệm cuối — người đó không nhất thiết làm hết, nhưng là người lo cho việc xong và là người để hỏi. Việc giao cho "cả nhóm", "ai rảnh thì làm" hay để trống tên thường không ai làm, vì mỗi người đều nghĩ người khác đã lo.
Bài này dành cho trưởng nhóm không chuyên, nhóm bạn bè, nhóm tình nguyện, nhóm làm việc trong tiệm hay văn phòng nhỏ. Nội dung gồm vì sao trách nhiệm chung dễ thành trách nhiệm của không ai, cách phân biệt người chính và người giúp, một bảng phân công mẫu, cách giao theo sức và lịch thật của từng người, năm điều phải nói rõ lúc giao, cách phân công khi nhóm không có ai làm sếp, và dấu hiệu phân công đang trục trặc.
Vì sao việc giao cho "cả nhóm" thường không ai làm
Tâm lý học xã hội đã mô tả từ lâu một hiện tượng: khi trách nhiệm được chia cho nhiều người, mỗi người cảm thấy phần của mình nhỏ đi, và khả năng có người đứng ra hành động giảm xuống. Trong nhóm làm việc, hiện tượng này hiện ra rất đời thường. Một câu trong nhóm chat "ai đặt giúp xe cho thứ Bảy nhé" thường nhận được vài biểu tượng đồng ý và không ai đặt xe. Mỗi người đọc đều nghĩ có người khác rảnh hơn, gần hơn, quen hơn.
Vấn đề không phải mọi người lười. Phần lớn họ sẵn lòng làm nếu biết đó là việc của mình. Cái thiếu là một cái tên. Khi tin nhắn đổi thành "Lan đặt xe cho thứ Bảy nhé, cần xe mười sáu chỗ", gần như chắc chắn xe sẽ được đặt, hoặc Lan sẽ trả lời rằng không làm được để người khác nhận.
Với dự án nhỏ, chuyện này nguy hiểm hơn ở công ty lớn vì không có phòng ban nào lo phần còn sót. Những việc nhỏ như xin phép mượn chỗ, nhắc khách xác nhận, mua đồ phụ, chụp ảnh lưu lại thường rơi vào khoảng trống giữa các người. Từng việc không đáng kể, nhưng thiếu một việc đúng lúc có thể làm hỏng cả ngày quan trọng. Ghi tên người cho mọi việc, kể cả việc nhỏ, là cách rẻ nhất để lấp khoảng trống đó.
Một việc, một người chịu trách nhiệm cuối
Người chính lo cho việc xong, không nhất thiết làm hết. Người chính có thể nhờ người khác giúp, chia nhỏ việc, hỏi ý kiến. Nhưng khi có ai hỏi "việc này tới đâu rồi", người chính là người trả lời; khi việc trễ, người chính là người báo sớm.
Người giúp ghi riêng. Một việc lớn có thể có hai ba người giúp. Ghi họ vào cột riêng để mọi người biết ai đang tham gia, nhưng không ghi hai người vào cột chính. Hai người cùng chính thường nghĩa là không ai chính.
Tên người, không phải tên vai trò. "Bộ phận bếp", "nhóm hậu cần" vẫn là tên tập thể. Viết tên người cụ thể. Nếu nhóm hậu cần có ba người, một trong ba là người chính.
Người chính phải đồng ý. Ghi tên ai đó vào bảng mà họ không biết hoặc không đồng ý là cách nhanh nhất để có một việc trên giấy có người, ngoài đời không ai. Hỏi trước, và cho phép người ta nói không.
Một người không ôm quá nhiều việc chính. Nếu một người đứng tên chính ở một nửa số việc, bảng đang che giấu một điểm nghẽn. Khi người đó ốm hay bận, nửa dự án đứng lại.
Bảng phân công đơn giản
Bảng dưới đây đủ cho phần lớn dự án nhỏ. Mỗi dòng một việc; đừng thêm cột nếu chưa thấy thật sự cần. Ví dụ giả định của một nhóm tổ chức ngày hội đọc sách ở một trường tiểu học.
| Việc | Người chính | Người giúp | Hạn | Cần gì từ ai |
|---|---|---|---|---|
| Xin phép nhà trường, chốt phòng và giờ | Minh | — | Thứ Sáu tuần 1 | Lịch trống của trường |
| Gom và lọc sách quyên góp | Hà | Tuấn, Vy | Hết tuần 3 | Danh sách độ tuổi từ Minh |
| Soạn hoạt động đọc theo nhóm lớp | Vy | Hà | Giữa tuần 3 | Số học sinh mỗi khối |
| Mượn bàn ghế, trang trí | Tuấn | — | Thứ Năm tuần 4 | Sơ đồ phòng từ Minh |
| Nhắn phụ huynh, nhận xác nhận | Minh | Hà | Thứ Hai tuần 4 | Mẫu tin nhắn do Vy soạn |
| Chụp ảnh và gửi lại cho trường | Tuấn | — | Hai ngày sau ngày hội | Danh sách phụ huynh không đồng ý chụp |
Cột cuối "cần gì từ ai" là cột hay bị bỏ mà lại quý nhất. Nó chỉ ra những chỗ nối giữa các người: việc của Tuấn không bắt đầu được nếu Minh chưa có sơ đồ phòng. Nhìn cột này, cả nhóm thấy ngay việc nào đang chờ ai, và người bị chờ biết mình đang giữ chân người khác.
Bảng này nên nằm ở một chỗ chung, dù là tờ giấy dán tường hay bảng tính chia sẻ, và chỉ một người được quyền sửa cột người chính. Ai muốn đổi việc thì nói với người đó, để không có chuyện tên trên bảng đổi qua đổi lại mà cả nhóm không hay.
Giao theo sức và lịch thật của từng người
Hỏi lịch trước khi giao. Trong nhóm tình nguyện hay nhóm bạn, mỗi người có một quỹ thời gian khác nhau. Một người chỉ rảnh tối thứ Ba không nên nhận việc cần chạy đi chạy lại trong giờ hành chính.
Giao theo điểm mạnh, nhưng chừa chỗ học. Người giỏi viết nhận việc soạn tin nhắn; người quen nhiều người nhận việc mời khách. Nhưng nếu ai đó muốn học việc mới, giao cho họ một việc nhỏ có người giúp, đừng khoá mọi người vào vai cũ.
Đừng dồn cho người giỏi nhất. Người làm tốt và nhanh thường được giao thêm, cho tới khi họ thành điểm nghẽn và kiệt sức. Đếm số việc chính của mỗi người sau khi phân công xong; nếu lệch quá, chia lại.
Tính cả việc không ai muốn. Dọn dẹp, sổ sách, nhắc nhở. Những việc này nên được chia luân phiên hoặc giao rõ ngay từ đầu, không để rơi vào người "dễ tính nhất" mỗi lần.
Xem lại sau tuần đầu. Phân công đầu tiên luôn có chỗ lệch. Sau một tuần, hỏi từng người phần việc có vừa sức không, rồi điều chỉnh. Chỉnh sớm nhẹ nhàng hơn nhiều so với để ai đó tự bỏ giữa chừng.
Lúc giao: năm điều phải nói rõ
Giao việc tốt trong nhóm nhỏ không cần biểu mẫu, nhưng cần năm thông tin. Thiếu một trong năm, người nhận sẽ phải đoán, hoặc quay lại hỏi nhiều lần.
- Kết quả cần có. Không phải "lo phần sách" mà là "khoảng hai trăm cuốn đã lọc, chia theo ba khối lớp, xếp vào thùng có ghi khối".
- Hạn. Một ngày cụ thể, kèm lý do nếu hạn liên quan tới việc của người khác: "hết tuần 3, vì Vy cần sách để soạn hoạt động".
- Quyền tự quyết tới đâu. Người nhận được tự chọn sách nào bỏ, nhờ ai giúp, chi bao nhiêu cho thùng đựng mà không cần hỏi lại? Nói rõ ranh giới.
- Khi kẹt thì hỏi ai. Một tên người và cách liên lạc. Người nhận việc không nên phải đoán ai đang lo phần liên quan.
- Báo lại khi nào. Một mốc báo tiến độ, ví dụ buổi họp tuần hoặc một tin nhắn giữa tuần. Đủ để biết việc chạy, không nhiều tới mức thành giám sát.
Năm điều này nên được ghi lại thành một tin nhắn ngắn sau khi nói chuyện, để người nhận có chỗ đọc lại. Lời nói trong cuộc họp dễ bị nhớ khác nhau, nhất là chỗ hạn và quyền quyết.
Nhóm không có ai làm sếp: tình nguyện, bạn bè, họ hàng
Trong nhóm tình nguyện hay nhóm bạn, không ai có quyền giao việc cho ai. Phân công phải dựa trên sự tự nguyện, và chính vì tự nguyện nên dễ trôi. Cách hay dùng là để mọi người tự nhận việc từ danh sách công khai: đưa bảng việc lên, mỗi người ghi tên vào việc mình nhận, người điều phối chỉ lo cho không việc nào còn trống tên khi hết buổi.
Vài luật nhỏ giúp cách tự nhận chạy tốt. Nhận việc bằng cách ghi tên vào bảng, không phải bằng câu "để mình xem". Việc chưa có ai nhận sau một ngày thì người điều phối hỏi trực tiếp từng người, vì hỏi chung trong nhóm sẽ không ai trả lời. Ai không làm được việc đã nhận thì báo sớm và tự đưa việc về bảng, không im lặng.
Với việc gia đình, họ hàng, phân công còn mang thêm yếu tố tôn ti và tình cảm. Thường có một người lớn tuổi có tiếng nói cuối cùng; nên hỏi ý họ trước rồi mới đưa bảng ra. Ghi tên rõ ràng vẫn quan trọng, nhưng cách nói mềm hơn: "con nhận lo phần đặt cỗ, chú Bình lo phần mời khách bên nội có được không ạ?" Một bảng phân công dán ở nhà hoặc ghim trong nhóm gia đình giúp tránh tình trạng ba người cùng gọi một nhà hàng còn phần xe đưa đón thì không ai đặt.
Dấu hiệu phân công đang trục trặc và cách chỉnh sớm
Một dòng không đổi trạng thái qua hai lần họp. Hỏi riêng người chính xem có kẹt gì không. Thường là thiếu thông tin từ ai đó, hoặc việc lớn hơn tưởng. Chia nhỏ hoặc thêm người giúp.
Một người liên tục phải hỏi người khác mới làm được. Có thể quyền tự quyết chưa được giao đủ. Nói rõ lại ranh giới, hoặc chuyển việc cho người đang giữ thông tin.
Có người làm thay việc của người khác mà không nói. Thường xuất phát từ lòng tốt, nhưng làm bảng phân công sai lệch và khiến người được làm thay không biết. Mời hai người nói chuyện để chỉnh lại tên trên bảng.
Ai đó im lặng trong nhóm chat nhiều ngày. Đừng phê bình công khai. Nhắn riêng hỏi thăm. Có thể họ đang bận việc riêng và cần được giảm việc, điều mà họ ngại nói ra trước cả nhóm.
Mọi câu hỏi đều dồn về một người. Dấu hiệu người đó đang ôm quá nhiều việc chính hoặc đang là người duy nhất biết thông tin. Ghi thông tin ra chỗ chung và chuyển bớt việc chính cho người khác.
Việc mới phát sinh mà không ai nhận. Giữa dự án luôn có việc mới: một giấy phép phải xin thêm, một món đồ phải mua bù. Nếu chúng chỉ được nhắc trong nhóm chat rồi trôi đi, sớm muộn sẽ có một việc quan trọng bị sót. Đặt luật: việc mới phải được thêm vào bảng kèm tên người ngay trong ngày, và người điều phối kiểm cột tên mỗi lần họp.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng ma trận phân vai RACI cho nhóm nhỏ không?
Với nhóm vài người, một cột người chính và một cột người giúp thường đủ. Ma trận phân vai chi tiết hơn hữu ích khi có nhiều bên cần được hỏi ý kiến hoặc được thông báo, như dự án liên quan nhiều phòng ban. Với dự án nhỏ, thêm cột chỉ làm bảng khó cập nhật.
Một người nhận việc rồi không làm thì xử lý thế nào?
Hỏi riêng sớm, không chờ tới hạn. Thường có lý do cụ thể: thiếu thời gian, thiếu thông tin, hoặc việc không như họ tưởng. Cùng tìm cách: chia nhỏ, thêm người giúp, hoặc chuyển việc cho người khác. Ghi lại thay đổi trên bảng để cả nhóm biết.
Có nên chia việc đều về số lượng cho công bằng không?
Đếm số việc không phản ánh đúng công sức, vì việc có lớn có nhỏ. Thay vào đó, ước mỗi việc khoảng bao nhiêu buổi rồi so tổng buổi của từng người với thời gian họ có. Công bằng là vừa sức với từng người, không phải bằng nhau về số dòng.
Trưởng nhóm có nên đứng tên chính nhiều việc không?
Nên ít. Trưởng nhóm cần thời gian để giữ bảng, gỡ vướng và nhìn tổng thể. Nếu trưởng nhóm ôm nhiều việc chính, khi bận việc của mình sẽ không còn ai nhìn ra chỗ hở giữa các người. Một hai việc chính là vừa.
Làm sao phân công khi thành viên ở nhiều nơi khác nhau?
Ưu tiên giao việc theo vị trí: người ở gần địa điểm lo phần cần có mặt, người ở xa lo phần làm được trên máy như soạn nội dung, liên hệ, thiết kế. Cột cần gì từ ai càng quan trọng hơn, vì các chỗ nối giữa người ở xa và người tại chỗ dễ bị đứt nhất.