Khi tuần đổ vỡ giữa chừng, việc nên làm là dừng lại khoảng 20 phút để lên lại kế hoạch cho phần còn lại của tuần: đếm số giờ thật sự còn lại, quyết định với từng việc lớn là thu hẹp, dời, giao cho người khác hay bỏ, rồi báo ngay cho những người bị ảnh hưởng. Hai phản ứng thường gặp — làm bù đến khuya, hoặc bỏ hẳn kế hoạch và làm theo cảm hứng — đều làm phần còn lại của tuần tệ hơn.
Kế hoạch tuần tốt đã có khoảng đệm, nhưng có những tuần biến cố lớn hơn mọi khoảng đệm: con ốm ba ngày, khách hàng lớn gặp sự cố, sếp giao việc khẩn. Bài này đưa ra dấu hiệu nhận biết lúc cần lên lại kế hoạch, lý do không nên làm bù hay bỏ cuộc, quy trình 20 phút, bốn cách xử lý một việc không kịp, cách báo người liên quan và cách rút kinh nghiệm cuối tuần.
Dấu hiệu tuần đã vỡ, cần lên lại kế hoạch
Không phải mỗi lần lệch một chút đều cần dừng lại lên kế hoạch mới; khoảng đệm sinh ra để hấp thụ những lệch nhỏ. Nhưng nếu gặp một trong những tình huống sau, kế hoạch cũ đã không còn dùng được:
- Đến hết thứ Tư mà một trong các việc lớn của tuần vẫn chưa bắt đầu.
- Một biến cố đã lấy đi trọn một ngày làm việc hoặc hơn.
- Một việc mới xuất hiện quan trọng hơn ít nhất một việc lớn đã chọn.
- Khoảng đệm của tuần đã dùng hết trước thứ Năm.
- Bạn bắt đầu có cảm giác "không biết làm gì trước", mở danh sách ra rồi đóng lại.
- Một người khác bị chặn vì bạn, và bạn chưa biết khi nào mới gỡ được.
Dấu hiệu thứ năm hay bị coi nhẹ nhưng rất đáng tin. Khi kế hoạch không còn khớp với thực tế, đầu óc mất điểm tựa và ta rơi vào trạng thái nhảy qua lại giữa các việc. Lúc đó hai mươi phút lên lại kế hoạch tiết kiệm được nhiều giờ làm việc rời rạc.
Vì sao đừng làm bù đến khuya, cũng đừng bỏ hẳn kế hoạch
Phản ứng đầu tiên của nhiều người khi tuần vỡ là làm thêm giờ để "kéo lại". Một hai buổi tối thì được, nhưng nếu phải làm bù cả phần còn lại của tuần, chất lượng việc giảm, sai sót tăng, giấc ngủ bị cắt, và tuần sau bắt đầu trong trạng thái mệt mỏi. Thường kết quả là vừa trễ việc tuần này, vừa kéo theo trễ việc tuần sau.
Phản ứng thứ hai là bỏ hẳn kế hoạch: "tuần này coi như hỏng rồi, cứ làm cái gì gấp thì làm". Phản ứng này hiểu được về cảm xúc, nhưng nó trao toàn bộ phần còn lại của tuần cho những việc ồn ào nhất, không phải những việc quan trọng nhất. Đến cuối tuần, những việc quan trọng nhưng không ai thúc sẽ là thứ bị mất đi.
Lên lại kế hoạch là con đường ở giữa: chấp nhận rằng không làm hết được như dự định, nhưng chủ động chọn phần nào sẽ làm, phần nào không. Sự khác biệt giữa trễ có chủ đích và trễ trong hỗn loạn rất lớn: trễ có chủ đích cho phép báo trước, giữ được những việc quan trọng nhất, và ít ảnh hưởng tới người khác.
Quy trình 20 phút lên lại kế hoạch
Tìm một chỗ yên tĩnh, tắt thông báo, làm lần lượt các bước sau. Đừng làm trong lúc đang vội giữa hai việc; hai mươi phút tập trung có giá trị hơn một giờ nghĩ vụn vặt.
- Dừng và ghi lại thực trạng (3 phút). Việc lớn nào đã xong, việc nào dở, dở tới đâu, việc mới nào đã chen vào.
- Đếm số giờ thật còn lại (3 phút). Từ bây giờ tới cuối tuần, trừ đi các cam kết cố định và một khoảng đệm nhỏ. Thường con số này ít hơn bạn nghĩ.
- Ước lượng phần việc còn lại (4 phút). Với mỗi việc lớn, cần thêm bao nhiêu giờ để xong theo đúng định nghĩa ban đầu.
- So và quyết định (5 phút). Nếu tổng giờ cần nhiều hơn giờ có, chọn với từng việc: thu hẹp, dời, giao hay bỏ. Bắt đầu từ việc ít quan trọng nhất.
- Xếp lại lịch (3 phút). Đặt các việc còn giữ vào những khối thời gian còn lại, việc quan trọng nhất vào khối sớm nhất.
- Liệt kê người cần báo (2 phút). Ai bị ảnh hưởng bởi những quyết định dời, giao hay bỏ. Gửi tin nhắn ngay sau khi xong buổi lên kế hoạch.
Nếu biến cố vẫn đang diễn ra, như con vẫn ốm, sự cố khách hàng chưa xử lý xong, có thể làm phiên bản ngắn hơn: chỉ chọn một việc lớn duy nhất phải giữ cho tuần này, dời hết phần còn lại, và báo cho mọi người. Khi tình hình ổn định, làm quy trình đầy đủ.
Bốn cách xử lý một việc lớn không kịp
Khi giờ không đủ, mỗi việc lớn có bốn lối ra. Chọn đúng lối ra cho từng việc quan trọng hơn là cố gắng làm tất cả.
| Cách | Làm gì | Phù hợp khi | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Thu hẹp | Làm phần quan trọng nhất, bỏ phần phụ | Người nhận cần một phần sớm hơn là cần đủ | Nói rõ phần nào sẽ bổ sung, khi nào |
| Dời | Chuyển sang tuần sau | Hạn chót còn xa, không ai bị chặn | Đặt ngay vào lịch tuần sau, không chỉ ghi "để sau" |
| Giao | Nhờ người khác làm toàn bộ hoặc một phần | Có người đủ khả năng và có thời gian | Bàn giao đủ thông tin, không giao nửa vời |
| Bỏ | Quyết định không làm nữa | Việc không còn quan trọng, hoặc lợi ích không đáng công | Báo người liên quan, xoá khỏi danh sách |
Thu hẹp thường là lựa chọn bị bỏ quên nhiều nhất. Nhiều việc có thể giao một bản tám phần đúng hạn, phần còn lại bổ sung sau, và người nhận hài lòng hơn so với chờ bản đầy đủ trễ ba ngày. Bỏ là lựa chọn khó nói nhất, nhưng đôi khi tuần đổ vỡ lại là dịp tốt để nhận ra một việc đã không còn cần thiết.
Báo cho người liên quan: sớm, cụ thể, có phương án
Sau khi đã quyết định, việc quan trọng tiếp theo là báo cho những người bị ảnh hưởng. Báo càng sớm, người nhận càng có nhiều lựa chọn để điều chỉnh việc của họ. Một tin nhắn vào chiều thứ Tư rằng báo cáo sẽ giao thứ Hai tuần sau dễ chấp nhận hơn nhiều so với một tin vào tối thứ Sáu.
Tin nhắn nên có ba phần: điều gì thay đổi, lý do ngắn gọn, và phương án mới. Ví dụ: "Chị ơi, bản đề xuất hôm trước em hẹn thứ Sáu sẽ giao trễ sang trưa thứ Hai, vì đầu tuần em phải xử lý sự cố của khách lớn. Thứ Sáu em gửi chị trước phần ngân sách để chị duyệt sớm." Không cần xin lỗi dài dòng, không cần kể chi tiết sự cố.
Với người nhà, nguyên tắc cũng vậy. Nếu tuần vỡ khiến bạn không đón con được như đã hẹn, hay không thể về quê cuối tuần, hãy nói ngay khi đã quyết định, kèm phương án thay thế. Những người xung quanh thường chấp nhận thay đổi dễ hơn chấp nhận bất ngờ.
Bảo vệ phần còn lại của tuần
Sau khi lên lại kế hoạch, phần còn lại của tuần thường rất mong manh: ít giờ, nhiều việc dồn, và tâm lý đã mệt. Đây là lúc nên cẩn trọng hơn bình thường với những yêu cầu mới. Một cách đơn giản là tạm thời nâng ngưỡng nhận việc: chỉ nhận những việc thật sự gấp và quan trọng hơn việc đang làm, còn lại hẹn sang tuần sau.
Cũng nên giữ lại một khoảng đệm nhỏ, dù đã ít giờ. Lên lại kế hoạch mà lấp kín mọi giờ còn lại thì chỉ cần một biến cố nhỏ nữa là vỡ lần hai, và lần vỡ thứ hai khó chịu hơn nhiều. Nếu không còn chỗ cho đệm, đó là dấu hiệu bạn cần dời hoặc bỏ thêm một việc.
Cuối cùng, đừng quên nghỉ. Một tuần đổ vỡ thường đi kèm căng thẳng, và người căng thẳng hay đưa ra những quyết định vội vàng như nhận thêm việc để bù hay hứa hạn quá sớm. Giữ giờ ngủ và một bữa ăn tử tế giúp những ngày còn lại làm việc tốt hơn là cắt hết để dồn vào việc.
Cuối tuần: tuần đổ vỡ dạy được gì
Gọi tên nguyên nhân thật. Trong buổi rà soát tuần, viết một câu về điều đã làm tuần vỡ. "Sự cố công trình" là nguyên nhân bề mặt; câu hỏi sâu hơn là vì sao sự cố đó phải do chính trưởng nhóm xử lý hai ngày, có ai khác làm được không.
Tìm phần lặp lại. Nếu nhìn lại vài tuần vỡ gần đây và thấy cùng một loại biến cố — khách lớn gọi gấp, con ốm, máy hỏng — thì đó không còn là biến cố mà là một phần bình thường của công việc, cần được tính vào khoảng đệm hoặc có phương án sẵn.
Ghi lại quyết định đã đúng. Những lựa chọn thu hẹp hay giao việc đã giúp tuần không tệ hơn cũng đáng ghi lại. Lần sau gặp tình huống tương tự, bạn có sẵn mẫu để quyết nhanh hơn.
Đặt việc dời vào tuần sau ngay. Mọi việc đã dời phải có chỗ trong kế hoạch tuần sau, thường là ưu tiên cao. Nếu không, tuần sau sẽ bắt đầu với một món nợ vô hình và dễ vỡ tiếp.
Ví dụ giả định: một tuần vỡ ở công ty thiết kế nhỏ
Ví dụ giả định. Anh Bảo là trưởng nhóm ở một công ty thiết kế nội thất tại Đà Nẵng. Ba việc lớn tuần này: gửi phương án cho một quán cà phê, hoàn thiện bản vẽ thi công một căn hộ, và phỏng vấn hai ứng viên. Sáng thứ Ba, một công trình đang thi công phát hiện sai kích thước tủ bếp, anh mất trọn hai ngày ở công trình. Tối thứ Tư, anh ngồi hai mươi phút lên lại kế hoạch.
Còn khoảng 12 giờ làm việc thật cho thứ Năm và thứ Sáu. Phương án quán cà phê cần thêm 6 giờ, bản vẽ thi công cần thêm 10 giờ, hai buổi phỏng vấn cần 3 giờ. Tổng 19 giờ, thiếu 7 giờ. Anh quyết định: giữ phương án quán cà phê vì khách đã hẹn họp thứ Sáu; thu hẹp bản vẽ thi công, chỉ hoàn thiện phần điện nước để thợ bắt đầu thứ Hai, phần còn lại dời sang tuần sau; giao một buổi phỏng vấn cho đồng nghiệp, dời buổi kia sang thứ Ba tuần sau. Ba tin nhắn được gửi trong mười phút. Cuối tuần, hai việc quan trọng nhất vẫn kịp, không ai bất ngờ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên lên lại kế hoạch mỗi khi có việc phát sinh không?
Không cần. Việc phát sinh nhỏ nên được khoảng đệm hấp thụ. Chỉ lên lại kế hoạch khi biến cố đủ lớn để kế hoạch cũ không còn khả thi, như mất trọn một ngày hoặc việc lớn chưa bắt đầu tới giữa tuần. Lên lại quá thường xuyên khiến kế hoạch mất ý nghĩa.
Thứ mấy là thời điểm tốt để kiểm tra giữa tuần?
Nhiều người chọn cuối ngày thứ Tư hoặc sáng thứ Năm, khi tuần đã qua gần một nửa và còn đủ thời gian để điều chỉnh. Có thể đặt một lời nhắc cố định mười phút để tự hỏi: tuần có đang đi đúng hướng không, có cần lên lại kế hoạch không.
Nếu tuần nào cũng vỡ thì sao?
Đó là dấu hiệu cách lập kế hoạch tuần cần sửa, không phải do xui. Thường là chọn quá nhiều việc lớn, khoảng đệm quá mỏng, hoặc ước lượng thời gian quá lạc quan. Xem lại các tuần vỡ gần đây để tìm nguyên nhân lặp lại, rồi điều chỉnh từ buổi rà soát tuần.
Làm sao quyết định nhanh giữa thu hẹp, dời, giao hay bỏ?
Hỏi theo thứ tự: có ai bị chặn hay thiệt nếu việc trễ không? Nếu có, thu hẹp hoặc giao để giữ đúng hạn phần quan trọng. Nếu không, dời. Nếu việc không còn quan trọng như lúc chọn, cân nhắc bỏ. Thứ tự câu hỏi giúp quyết định trong vài phút.
Có cần báo cho sếp khi tự dời việc của mình không?
Nếu việc đó sếp đang chờ hoặc ảnh hưởng tới người khác, nên báo, kèm phương án mới. Nếu là việc nội bộ chỉ mình bạn làm và chưa ai chờ, có thể chỉ cần ghi lại để buổi rà soát tuần xử lý. Khi phân vân, báo vẫn an toàn hơn.
Lên lại kế hoạch giữa tuần có làm mất động lực không?
Thường là ngược lại. Cảm giác bất lực đến từ việc không biết phải làm gì trước và thấy mọi thứ đều trễ. Một kế hoạch mới, dù ít tham vọng hơn, trả lại cảm giác kiểm soát và giúp phần còn lại của tuần có kết quả cụ thể.