Lập kế hoạch ngược từ hạn chót nghĩa là bắt đầu từ ngày cuối cùng, hỏi "ngay trước đó phải xong cái gì", rồi lùi dần về hôm nay, đặt mốc ở những điểm phải kiểm tra và chừa thời gian đệm trước những chỗ dễ trễ. Cách này hợp với dự án nhỏ có hạn cứng — một buổi ra mắt, một ngày khai trương, một kỳ nộp hồ sơ — vì nó cho bạn biết ngay từ đầu là có kịp hay không.
Lập xuôi (bắt đầu từ hôm nay, làm tới đâu hay tới đó) thường chỉ phát hiện không kịp khi đã quá muộn. Lập ngược đưa câu hỏi "có kịp không" lên tuần đầu tiên, lúc còn nhiều lựa chọn. Bài này đi qua các bước lập lịch ngược, cách chọn mốc, cách ước lượng thời gian khi chưa từng làm, cách đặt đệm, ví dụ giả định lịch sáu tuần cho một buổi ra mắt sách ảnh, và những việc nên làm khi lịch ngược cho thấy không kịp.
Vì sao lập ngược hợp với dự án có hạn cứng
Khi lập xuôi, người ta liệt kê việc rồi làm lần lượt, ước chừng mỗi việc mất bao lâu. Cảm giác lúc đầu luôn là "còn nhiều thời gian". Vấn đề là những việc cuối — in ấn, vận chuyển, chạy thử, tập dượt — thường bị ước lượng sơ sài nhất vì chúng ở xa nhất, và chúng cũng là những việc ít linh hoạt nhất. Khi tới gần hạn mới thấy xưởng in cần năm ngày chứ không phải hai, thì đã không còn cách nào.
Lập ngược đảo trình tự suy nghĩ. Bạn bắt đầu từ ngày cố định và hỏi: để ngày đó diễn ra, ngày hôm trước phải có gì? Để có cái đó, tuần trước nữa phải xong gì? Cứ thế lùi về hôm nay. Những việc cuối được nghĩ kỹ trước tiên, vì chúng là điểm xuất phát. Nếu lùi tới hôm nay mà vẫn còn việc chưa đặt được vào lịch, bạn biết ngay là không kịp, và biết chính xác thiếu bao nhiêu ngày.
Lập ngược không thay thế hoàn toàn lập xuôi. Với dự án không có hạn cứng — cải tiến dần một quy trình, viết một cuốn sổ tay không cần ra mắt vào ngày nào — lập xuôi theo nhịp làm việc thật lại hợp hơn. Nhưng với dự án nhỏ có một ngày không dời được, lập ngược là cách nhanh nhất để thấy toàn cảnh và tránh được kiểu bất ngờ đắt nhất: phát hiện không kịp vào tuần cuối.
Các bước lập lịch ngược
Cần một tờ giấy dài hoặc một bảng tính có cột ngày. Mất khoảng một buổi cho dự án vài tuần. Nên làm cùng những người sẽ làm việc chính, vì họ biết mỗi việc thật sự mất bao lâu.
- Ghi hạn chót ở cuối tờ và kiểm xem nó cứng đến đâu. Ngày đã gửi thiệp mời là cứng; ngày "muốn xong trước Tết" có thể mềm hơn. Biết điều này giúp quyết định sau.
- Viết những gì phải có vào ngày đó. Ví dụ buổi ra mắt sách: sách đã in và nhận về, phòng đã dựng, khách đã xác nhận, người dẫn đã tập.
- Lùi từng bước: mỗi thứ cần gì trước nó. Sách in xong cần tệp in đã duyệt; tệp in cần bản dàn trang đã sửa; bản dàn trang cần ảnh và chữ đã chốt. Viết thành chuỗi.
- Ghi thời gian cho từng việc, kể cả thời gian chờ. Xưởng in cần bao nhiêu ngày, người duyệt cần bao lâu để đọc, vận chuyển mất mấy ngày. Thời gian chờ người ngoài thường là phần dài nhất.
- Đặt các việc lên lịch tính ngược từ hạn. Việc cuối trong chuỗi đặt sát hạn, việc trước nó đặt trước đó đúng bằng thời gian cần, cứ thế lùi về.
- Đánh dấu mốc và chèn đệm. Chọn vài điểm kiểm tra quan trọng làm mốc, đặt khoảng đệm ngay trước những mốc dễ trễ (xem mục dưới).
- Xem điểm bắt đầu rơi vào đâu. Nếu việc đầu tiên đáng lẽ phải bắt đầu từ tuần trước, bạn đã thiếu thời gian; chuyển sang mục cuối bài trước khi làm gì khác.
Chọn mốc: điểm kiểm tra chứ không phải ngày đẹp
Mốc là nơi có thứ nhìn thấy được. Một mốc tốt kết thúc bằng một sản phẩm hoặc một quyết định kiểm được: bản thiết kế đã chốt, vật liệu đã về đủ, bản in thử đã duyệt. "Đã làm được một nửa" không phải mốc vì không ai kiểm được.
Đặt mốc trước điểm không quay lại được. Gửi tệp đi in, ký hợp đồng thuê chỗ, đặt cọc mua thiết bị. Sau những điểm này, sửa rất tốn. Mốc ngay trước đó là lúc kiểm lần cuối.
Đặt mốc ở chỗ nối giữa các người làm. Khi phần của người A phải xong để người B bắt đầu, chỗ giao nhau đó nên là một mốc có ngày. Đây là chỗ dự án nhỏ hay đứt vì mỗi người tưởng người kia đã xong.
Không quá nhiều mốc. Ba đến năm mốc cho dự án vài tuần là đủ. Mốc nào cũng quan trọng thì không mốc nào quan trọng; cả nhóm sẽ thôi để ý tới ngày mốc.
Ghi ai xác nhận mốc. Mỗi mốc có một người nói "đạt" hoặc "chưa đạt". Thường là người đặt việc hoặc người làm phần tiếp theo, vì họ là người cần kết quả đó.
Ước lượng thời gian khi chưa từng làm
Phần khó nhất của lịch ngược là con số thời gian cho từng việc, nhất là việc chưa từng làm. Ở đây có một xu hướng đã được nghiên cứu kỹ: Daniel Kahneman và Amos Tversky năm 1979 gọi nó là ngụy biện kế hoạch (planning fallacy) — khi ước lượng việc của mình, người ta hình dung kịch bản suôn sẻ và bỏ qua những lần trễ trước đây. Buehler, Griffin và Ross (1994) cho thấy sinh viên dự đoán ngày hoàn thành luận văn và phần lớn trễ hơn dự đoán, kể cả dự đoán cho trường hợp xấu nhất của chính họ.
Cách chống lại là nhìn từ ngoài vào thay vì từ trong ra. Đừng hỏi "việc này mình sẽ làm mất bao lâu" mà hỏi "những việc giống thế này, lần trước mất bao lâu?" Nếu bạn chưa làm bao giờ, hỏi người đã làm: xưởng in thường giao sau bao nhiêu ngày, thợ mộc thường làm một quầy mất mấy ngày, những người tổ chức buổi giao lưu trước đã chuẩn bị trong bao lâu. Con số của người khác thường thực tế hơn hình dung của bạn.
Khi không có ai để hỏi, một quy tắc thô dùng được là lấy con số bạn nghĩ ra rồi tăng lên khoảng một nửa cho việc mình tự làm, và gấp đôi cho việc phụ thuộc người ngoài. Quy tắc này không có cơ sở chính xác nào; nó chỉ bù cho xu hướng ước thiếu mà hầu như ai cũng có. Sau dự án, so con số ước với con số thật và ghi lại; vài dự án sau, bạn sẽ có hệ số của riêng mình.
Đệm thời gian: bao nhiêu và đặt ở đâu
Đệm là khoảng thời gian cố ý để trống để hấp thụ sự chậm trễ. Cùng một lượng đệm, đặt đúng chỗ có tác dụng hơn rải đều mỗi việc một ít.
| Cách đặt đệm | Ưu điểm | Nhược điểm | Khi nào dùng |
|---|---|---|---|
| Rải vào từng việc (mỗi việc cộng thêm một ít) | Dễ làm, không cần nghĩ | Mỗi người tiêu hết phần đệm của mình dù không cần; đệm biến mất lặng lẽ | Hầu như không nên |
| Đặt một khối trước hạn chót | Thấy rõ còn bao nhiêu đệm, cả nhóm cùng bảo vệ | Nếu trễ ở đầu, cả chuỗi bị đẩy và ăn vào khối cuối | Dự án ngắn, ít việc phụ thuộc người ngoài |
| Đặt trước các mốc dễ trễ | Bảo vệ đúng chỗ rủi ro, như trước khi gửi in, trước khi nhận hàng | Cần biết chỗ nào dễ trễ | Dự án có việc phụ thuộc người ngoài |
| Kết hợp: đệm trước mốc rủi ro và một khối nhỏ trước hạn | Vừa bảo vệ chỗ yếu, vừa có dự phòng cuối | Cần theo dõi đệm đã dùng | Phần lớn dự án nhỏ có hạn cứng |
Lượng đệm bao nhiêu là đủ không có công thức chung. Một điểm xuất phát (ví dụ giả định) là khoảng một phần năm tổng thời gian cho dự án có nhiều việc phụ thuộc người ngoài, ít hơn cho dự án nhóm tự làm hết. Điều quan trọng hơn con số là theo dõi đệm đã dùng: nếu tới giữa dự án đã ăn hết nửa đệm, đó là tín hiệu sớm để hành động.
Ví dụ giả định: lịch ngược sáu tuần cho buổi ra mắt sách ảnh
Một nhóm nhiếp ảnh nhỏ ở Huế (ví dụ giả định) ra mắt một cuốn sách ảnh về làng nghề vào thứ Bảy tuần thứ sáu. Lịch lập ngược từ ngày ra mắt:
| Thời điểm | Việc phải xong | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thứ Bảy tuần 6 | Buổi ra mắt | Hạn cứng: thiệp mời đã gửi |
| Thứ Năm, thứ Sáu tuần 6 | Dựng phòng, tập dẫn chương trình, nhận sách | Khối đệm nhỏ hai ngày |
| Tuần 5 | Xưởng in in và đóng sách | Xưởng báo cần năm ngày làm việc |
| Cuối tuần 4 — mốc | Duyệt bản in thử, gửi tệp in | Điểm không quay lại; trước đó đệm ba ngày |
| Tuần 3 và đầu tuần 4 | Dàn trang, sửa hai vòng | Người dàn trang làm buổi tối |
| Cuối tuần 2 — mốc | Chốt ảnh và chữ chú thích | Chỗ nối giữa người chụp và người dàn trang |
| Tuần 1 và 2 | Chọn ảnh, viết chú thích, xin phép người trong ảnh, gửi thiệp mời | Bắt đầu ngay tuần này |
Lịch cho thấy hai điều mà lập xuôi dễ bỏ qua: tệp phải gửi in từ cuối tuần 4, sớm hơn nhiều so với cảm giác "còn sáu tuần"; và việc xin phép người trong ảnh phải làm ngay tuần đầu vì nếu ai đó không đồng ý, phải thay ảnh trước khi dàn trang.
Khi lịch ngược cho thấy không kịp
Thu hẹp phạm vi ngay từ đầu. Bớt số trang, bớt tiết mục, bớt hạng mục. Quyết định ở tuần đầu thì gọn; quyết ở tuần cuối thì thường là bỏ dở những thứ đã làm một nửa.
Thêm người cho đúng việc, và sớm. Người thêm vào cần thời gian làm quen; thêm ở tuần đầu cho việc độc lập thì có ích, thêm ở tuần cuối cho việc đang dở thường làm chậm thêm vì người cũ phải dừng lại hướng dẫn.
Làm song song những việc vốn đang xếp nối tiếp. Ví dụ dàn trang những trang đã có ảnh trong khi vẫn chọn ảnh cho phần còn lại. Cách này có rủi ro làm lại, nên chỉ dùng khi phần làm trước ít khả năng phải đổi.
Đổi hạn nếu hạn mềm. Nếu kiểm ở bước đầu cho thấy hạn có thể dời, nói chuyện với người đặt việc ngay, kèm lịch ngược làm bằng chứng. Một lời đề nghị dời hạn ở tuần đầu dễ được chấp nhận hơn nhiều so với lời báo trễ ở tuần cuối.
Không làm: cắt đệm cho vừa. Cách dễ nhất là xoá đệm cho lịch vừa khít. Lịch sẽ trông kịp trên giấy, và sẽ trễ ngoài đời ở lần đầu tiên có việc chậm.
Câu hỏi thường gặp
Lịch ngược có dùng được cho dự án không có hạn cứng không?
Dùng được nếu bạn tự đặt một hạn và coi nó là cứng, ví dụ để kịp trước mùa bán hàng. Nhưng với dự án thật sự không có ngày nào quan trọng, lập xuôi theo nhịp làm việc thật thường hợp hơn, vì lịch ngược với một hạn tuỳ tiện dễ tạo áp lực không cần thiết.
Có cần vẽ biểu đồ để lập lịch ngược không?
Không cần. Một bảng ba cột thời điểm, việc, ghi chú là đủ cho dự án nhỏ. Biểu đồ thanh ngang giúp nhìn việc chồng nhau khi có nhiều người làm song song, nhưng với dự án vài tuần, một danh sách theo tuần thường dễ đọc hơn trên điện thoại.
Một việc trễ giữa chừng thì cập nhật lịch thế nào?
Ghi việc trễ bao nhiêu ngày, xem nó đẩy những việc nào phía sau, và trừ vào đệm gần nhất. Nếu đệm còn đủ, chỉ cần cập nhật. Nếu không, xem lại các lựa chọn: thu hẹp phạm vi, thêm người cho việc phía sau, hoặc báo người đặt việc về khả năng dời hạn.
Làm sao biết việc nào phụ thuộc việc nào?
Với mỗi việc, hỏi: cần có gì trong tay mới bắt đầu được? Nếu câu trả lời là kết quả của một việc khác, đó là phụ thuộc. Hầu hết dự án nhỏ chỉ có vài chuỗi phụ thuộc quan trọng; tập trung vào chuỗi dài nhất, vì nó quyết định ngày xong.
Người ngoài không cho biết họ cần bao lâu thì ước lượng thế nào?
Hỏi ít nhất hai đơn vị tương tự để có khoảng thời gian, lấy con số dài hơn, rồi xin họ xác nhận một ngày giao cụ thể bằng tin nhắn. Đặt mốc kiểm tra ngay sau ngày đó và có sẵn tên một đơn vị thay thế nếu họ trễ.