Ba việc lớn của tuần là một đến ba kết quả bạn chọn ra vào đầu tuần, mà nếu chúng xong thì tuần đó được coi là thành công, dù những việc khác còn dở. Chọn ít việc lớn buộc bạn cân nhắc điều gì thật sự quan trọng, và cho phép bạn giữ chỗ cho chúng trên lịch trước khi việc vặt và tin nhắn lấp kín mọi khoảng trống.
Con số ba không có gì thần kỳ; nó chỉ là mức mà phần lớn người đi làm, chủ tiệm hay người làm tự do có thể hoàn thành trọn vẹn trong một tuần bình thường, bên cạnh mọi việc thường ngày. Bài này đưa ra bốn câu hỏi để lọc việc lớn, cách viết chúng thành kết quả thay vì hoạt động, cách kiểm cỡ cho vừa một tuần, cách giữ chỗ trên lịch, và xử lý những việc không được chọn.
Vì sao tuần cần ít việc lớn hơn bạn nghĩ
Hãy nhìn vào một tuần làm việc thực tế. Trừ đi các cuộc họp, ca trực, thời gian di chuyển, trả lời tin nhắn, xử lý việc phát sinh, phần lớn mọi người chỉ còn khoảng mười đến hai mươi giờ thật sự làm được việc đòi hỏi tập trung. Mười đến hai mươi giờ đó là toàn bộ "ngân sách" cho những việc tạo ra kết quả lớn trong tuần.
Khi danh sách tuần có mười việc lớn, ngân sách đó bị chia nhỏ: mỗi việc nhận được một hai giờ, không việc nào đủ để xong, và cuối tuần bạn có mười việc dở. Việc dở không mang lại giá trị cho ai, trong khi vẫn chiếm chỗ trong đầu. Ngược lại, khi chỉ có hai ba việc, mỗi việc nhận được đủ thời gian để thật sự xong.
Chọn ít việc lớn cũng giúp nói "chưa" với những yêu cầu mới một cách tự tin hơn. Khi ai đó nhờ thêm một việc lớn giữa tuần, bạn có thể so sánh rõ ràng: việc mới này có quan trọng hơn một trong ba việc đã chọn không? Nếu không, nó chờ sang tuần sau. Nếu có, một việc cũ phải nhường chỗ, và bạn biết rõ việc nào.
Bốn câu hỏi để lọc việc lớn
Nếu tuần này không làm, điều gì xảy ra? Việc nào để trễ thì mất khách, mất tiền, mất cơ hội hoặc làm người khác bị chặn, việc đó xứng đáng hơn việc chỉ "nên làm". Câu hỏi này lọc nhanh những việc trông quan trọng nhưng thật ra có thể chờ.
Việc này có mở khoá cho việc khác không? Một số việc nhỏ về khối lượng nhưng quyết định tiến độ của nhiều việc khác: chốt thiết kế để thợ bắt đầu thi công, ký hợp đồng để nhập hàng, xin được số liệu để cả nhóm làm báo cáo. Ưu tiên những việc mở khoá này.
Có hạn chót trong hai tuần tới không? Việc có hạn chót gần cần được bắt đầu sớm, nhất là khi phụ thuộc người khác. Đừng đợi đến tuần có hạn mới chọn nó làm việc lớn.
Việc này có đưa mình tới gần mục tiêu tháng hay quý không? Không phải mọi việc lớn đều gấp. Ít nhất một trong ba việc nên là việc quan trọng nhưng chưa có ai thúc: học một kỹ năng, xây một quy trình, chuẩn bị một kế hoạch. Nếu tuần nào cũng chỉ chọn việc gấp, những việc này sẽ không bao giờ đến lượt.
Viết việc lớn thành kết quả, không phải hoạt động
Việc lớn được viết dưới dạng hoạt động ("làm báo cáo") không cho biết khi nào là xong, nên dễ kéo dài vô hạn. Viết dưới dạng kết quả ("báo cáo đã gửi cho sếp") thì cuối tuần nhìn vào là biết đạt hay không.
| Viết dạng hoạt động | Viết dạng kết quả |
|---|---|
| Làm báo cáo quý | Báo cáo quý đã gửi cho chị Hà để góp ý |
| Lo vụ sửa bếp | Đã chốt thợ và ngày bắt đầu sửa bếp |
| Học bảng tính | Bảng theo dõi chi phí tháng đã dùng được, có tổng tự động |
| Tìm nhà cung cấp mới | Đã có báo giá của ba nhà cung cấp để so sánh |
| Chuẩn bị bán Trung thu | Danh sách mặt hàng và số lượng đặt Trung thu đã gửi nhà cung cấp |
| Ôn thi | Đã làm xong hai đề thi thử và chữa lỗi sai |
Cột bên phải có một đặc điểm chung: đều có thứ gì đó đã thay đổi trạng thái, thường kèm một người nhận. Viết như vậy cũng giúp bạn phát hiện việc quá lớn: nếu không thể viết một kết quả nào làm xong được trong tuần, việc cần được chia thành chặng nhỏ hơn.
Kiểm cỡ: việc lớn phải vừa một tuần
Sau khi viết ba kết quả, ước lượng thô số giờ tập trung mỗi việc cần, rồi cộng lại. So với số giờ tập trung thật sự bạn có trong tuần, sau khi đã trừ các cam kết cố định và một khoảng đệm cho việc phát sinh. Nếu tổng vượt quá, bạn đang chọn nhiều hơn mức làm được, và nên cắt ngay từ đầu tuần.
Ví dụ giả định: một nhân viên thiết kế có khoảng 14 giờ tập trung trong tuần. Ba việc lớn chị chọn cần ước tính 6, 5 và 8 giờ, tổng 19 giờ. Thay vì hy vọng làm nhanh hơn, chị thu hẹp việc thứ ba từ "hoàn thành bộ nhận diện cho khách" xuống "gửi ba phương án logo để khách chọn", còn khoảng 4 giờ. Tổng mới là 15 giờ, vẫn hơi sát nhưng có thể làm được nếu tuần không có biến cố lớn.
Cần nhớ rằng ước lượng thường thiếu, nhất là với việc mới. Nếu bạn để ý thấy tuần nào cũng không xong việc thứ ba, đó không phải là do lười, mà là do ước lượng ban đầu quá lạc quan. Cách sửa là chọn ít đi hoặc chọn việc nhỏ đi, chứ không phải tự hứa sẽ cố hơn.
Giữ chỗ cho việc lớn trên lịch
Một việc lớn chỉ nằm trong danh sách thì sẽ phải tranh chỗ với mọi việc khác suốt tuần. Giữ chỗ trên lịch biến nó thành một cuộc hẹn:
- Ngay sau khi chọn, mở lịch tuần và tìm những khối trống từ một đến hai tiếng liền.
- Đặt việc lớn quan trọng nhất vào khối sớm nhất trong tuần, để còn thời gian xử lý nếu có trục trặc.
- Ưu tiên khung giờ bạn tỉnh táo và ít bị chen ngang nhất, thường là buổi sáng với nhiều người.
- Đặt tên khối lịch bằng chính kết quả cần đạt, ví dụ "Gửi báo giá công ty A", không phải "làm việc".
- Coi khối này như cuộc hẹn với khách: nếu ai muốn dùng giờ đó, đề xuất giờ khác trước khi nhượng.
- Nếu phải dời, dời ngay sang một khối khác trong tuần, không xoá khỏi lịch.
Bước cuối là chỗ nhiều người bỏ sót. Một khối lịch bị huỷ mà không được dời đi thường đồng nghĩa với việc lớn đó bị bỏ trong tuần. Dời ngay trong lúc huỷ chỉ mất một phút, nhưng giữ được việc trên đường ray.
Những việc không được chọn đi đâu
Chọn ba việc lớn không có nghĩa là bỏ mọi việc khác. Những việc nhỏ hằng ngày vẫn được làm trong những khoảng trống giữa các cam kết, theo danh sách linh hoạt. Những việc lớn không được chọn tuần này thì quay lại danh sách chung, và sẽ được xem xét lại ở buổi rà soát tuần sau.
Điều quan trọng là không để những việc không được chọn trở thành gánh nặng ngầm. Nếu một việc liên tục không được chọn qua bốn năm tuần, hãy hỏi thẳng: việc này có thật sự cần làm không? Có thể giao cho người khác? Có thể làm nhỏ đi? Hay nên xoá hẳn? Một danh sách đầy những việc mãi không được chọn làm người ta mệt mỏi mỗi lần nhìn vào.
Cũng cần báo cho người liên quan nếu việc của họ không nằm trong ba việc lớn tuần này. "Việc của anh em sẽ làm vào tuần sau, thứ Ba sẽ gửi" tốt hơn nhiều so với im lặng rồi để người khác tự đoán.
Khi một việc lớn trượt khỏi tuần
Sẽ có những tuần chỉ xong một trong ba việc. Thay vì kết luận phương pháp không hợp, hãy dùng buổi rà soát tuần để tìm nguyên nhân cụ thể: việc lớn hơn ước tính, khối lịch bị lấy mất, chờ người khác, hay chọn quá nhiều ngay từ đầu. Mỗi nguyên nhân có một cách sửa khác nhau, và chỉ khi gọi đúng tên mới sửa đúng.
Việc trượt có thể quay lại làm việc lớn tuần sau, nhưng nên được viết lại với kết quả mới phù hợp với phần đã làm. Nếu một việc trượt ba tuần liền, đó là dấu hiệu nó cần được chia nhỏ, cần sự giúp đỡ của người khác, hoặc có một trở ngại chưa được nói ra. Đừng để nó lặp lại trong danh sách như một vết bẩn không ai lau.
Ngược lại, cũng có những tuần xong cả ba việc từ thứ Năm. Khi đó đừng vội nhồi thêm việc lớn thứ tư. Dùng phần còn lại của tuần để làm những việc nhỏ đã dồn lại, dọn dẹp danh sách, hoặc bắt đầu sớm phần chuẩn bị cho việc lớn của tuần sau. Một tuần xong sớm cũng là thông tin hữu ích: có thể ước lượng của bạn đang quá dè dặt, và tuần sau có thể chọn việc lớn hơn một chút.
Ví dụ giả định: ba việc lớn của ba người khác nhau
Ví dụ giả định. Bảng dưới đây cho thấy ba việc lớn trong cùng một tuần của ba người có nhịp làm việc rất khác nhau, kèm lý do mỗi việc được chọn theo bốn câu hỏi lọc.
| Người | Việc lớn 1 | Việc lớn 2 | Việc lớn 3 |
|---|---|---|---|
| Kế toán công ty nhỏ ở Đà Nẵng | Tờ khai quý đã nộp (có hạn chót) | Bảng đối chiếu công nợ đã gửi ba khách lớn (mở khoá việc thu tiền) | Đã viết xong quy trình lưu chứng từ một trang (mục tiêu quý, chưa ai thúc) |
| Chủ quán cà phê ở Đà Lạt (Lâm Đồng) | Đã chốt nhà cung cấp sữa mới (mở khoá thực đơn mới) | Lịch ca tháng sau đã gửi nhân viên (có hạn chót) | Đã thử ba công thức đồ uống mùa lạnh (mục tiêu tháng) |
| Sinh viên năm cuối ở Cần Thơ | Chương 2 đồ án đã gửi thầy (có hạn chót) | Đã đăng ký ngày bảo vệ (mở khoá lịch cả nhóm) | Đã nộp hồ sơ thực tập cho hai công ty (mục tiêu sau tốt nghiệp) |
Điểm chung: mỗi người có ít nhất một việc có hạn chót, một việc mở khoá cho việc khác, và một việc quan trọng nhưng chưa gấp. Cách phối hợp này giúp tuần vừa xử lý được những gì đang tới, vừa không bỏ quên những gì sẽ tới.
Câu hỏi thường gặp
Ba việc lớn có phải gồm cả việc gia đình không?
Tuỳ bạn. Nhiều người tách thành hai bộ: tối đa ba việc lớn cho công việc và một hai việc lớn cho gia đình. Điều quan trọng là tổng số không vượt quá thời gian thật sự có, và việc gia đình cũng được giữ chỗ trên lịch như việc công.
Nếu sếp giao thêm việc lớn giữa tuần thì sao?
So sánh việc mới với ba việc đã chọn và hỏi sếp nên ưu tiên việc nào. Đưa ra lựa chọn cụ thể như "nếu làm việc này trước, báo cáo quý sẽ chậm sang thứ Hai" giúp sếp quyết định nhanh và bạn không phải ôm hết.
Có nên chọn việc lớn cho nhân viên không?
Có thể thống nhất với từng người một đến ba kết quả của tuần trong một cuộc trao đổi ngắn đầu tuần. Tốt nhất là để nhân viên tự đề xuất, quản lý góp ý và chốt. Kết quả được thống nhất từ đầu tuần giúp cả hai bên ít bất ngờ cuối tuần.
Việc lớn có nên chia đều cho các ngày không?
Không nhất thiết. Nhiều việc làm tốt hơn khi có khối thời gian liền. Bạn có thể dồn một việc vào hai buổi sáng liên tiếp thay vì chia nhỏ mỗi ngày một giờ. Điều quan trọng là có khối thời gian đủ dài và đặt sớm trong tuần.
Làm sao biết mình chọn đúng ba việc?
Cuối tuần, hỏi lại: nếu chỉ những việc này xong, tuần có đáng giá không? Sau vài tháng, xem lại các tuần đã qua: những việc lớn được chọn có đưa bạn tới gần mục tiêu dài hơn không. Nếu không, tiêu chí chọn cần điều chỉnh.
Ba việc lớn khác gì danh sách việc ưu tiên mỗi ngày?
Danh sách ưu tiên ngày chọn việc cho một ngày và dễ bị việc gấp đẩy đi. Ba việc lớn của tuần chọn kết quả cho cả tuần và giữ chỗ trên lịch, nên chịu được những ngày lệch. Hai cách có thể dùng cùng nhau: mỗi sáng chọn việc trong ngày từ ba việc lớn của tuần.