Học cách giao tiếp mang lại hiệu quả trong công việc

Bạn sẽ gặp nhiều khó khăn để khiến mọi người nói “Có” với bạn nếu bạn không biết cách nói Không với người khác. Nghe thì có vẻ không công bằng, nhưng bạn không cần thiết phải từ chối chính người mà bạn muốn thuyết phục. Vấn đề là thường thì những gì bạn muốn đều cần có thời gian mới thực hiện được. Thời gian là thứ quý giá mà bạn sẽ bỏ phí nếu không biết cách nói Không. Có thể bạn muốn một cuộc sống bình yên, hoặc vì tại thời điểm hiện tại bạn đang rất căng thẳng nên bạn thực sự không muốn phải đối mặt với bất kỳ điều gì khó khăn hay phức tạp.

Có câu nói: “Nếu muốn giải quyết việc gì thì hãy nhờ những người bận rộn”. Điều này đặc biệt đúng bởi những người bận rộn nhất thường là những người không biết cách từ chối nhất, vì vậy họ luôn sẽ chấp nhận. Nghe này: bạn không được trở thành một người như vậy.

Nhưng cũng đừng coi đây là một cái cớ để không bao giờ giúp đỡ người khác. Tôi chỉ muốn khuyên bạn giúp đỡ mọi người vì những lý do chính đáng, chứ đừng chỉ vì bạn không nỡ từ chối họ.

Điều quan trọng là bạn phải hiểu được mối liên hệ giữa từ chối và đạt được điều mình muốn.

Có những người được lập trình để xin lỗi khi có bấ kỳ chuyện gì xảy ra. Đừng xin lỗi nếu lỗi không phải của bạn. Bạn không cần phải đổi lỗi cho mình; bạn có thể nói rằng bạn thấy tiếc vì mọi chuyện lại thành ra như vậy, rằng bạn nhận thấy có sai lầm, nhưng đừng bao giờ xin lỗi nếu bạn không làm gì sai.

Hẳn bạn đang tự hỏi rằng điều này có liên quan gì đến việc đạt được điều bạn muốn. Câu trả lời quay lại vấn đề tự tin. Mọi người sẽ tin tưởng, tôn trọng và tín nhiệm bạn hơn nhiều nếu bạn tỏ ra tự tin và đáng tin cậy. Chẳng có gì cao xa đúng không? Nếu bạn cứ liên tục xin lỗi thì tự nhiên bạn sẽ tạo ấn tượng là một người luôn mắc lỗi. Làm sao ngân hàng lại muốn cho bạn và hang xóm muốn kết giao với bạn nếu bạn cứ liên tục mắc lỗi?

Có thể bạ không phải là kiểu người thiếu quyết đoán. Có thể bạn biết rõ rằng thay vì thận trọng thì bạn lại tỏ ra là một người hơi sống sượng. Có thể là do cách dùng từ hoặc lối cư xử của bạn, hoặc cả 2. Bạn là kiểu người bộc trực hay ngược lại, vốn muốn tỏ ra lịch sự nhưng khi phát ngôn lại dẫn đến kể quả ngược lại?

Dù thế nào đi nữa thì hẳn bạn cũng nhận thấy rằng điều này không giúp bạn có được những gì mình muốn từ mọi người. Nếu ai đó chuẩn bị nói “có” với bạn thì bạn cần tạo điều kiện càng dễ dàng cho họ càng tốt. Trên thực tế, bạn phải làm sao để họ khó có thể từ chối. Bạn phải khiến họ yêu quý và tôn trọng bạn để vì thế mà muốn giúp đỡ bạn, và diễn đạt lời đề nghị của bạn theo một cách khó mà từ chối được.

Vì vậy nếu chuẩn bị nói điều gí có thể làm phật ý người khác thì hãy ngăn mình lại trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện, tự nhắc mình đừng quá cá nhân hay đổ lỗi cho người kia, tập trung vào tính huống chứ không phải con người. Và nếu cần thì hãy tự hứa với mình là sẽ không nói gì nữa sau khi đã trình bày xong ý kiến của mình.

Đôi khi bạn phải lên tiếng khi thấy người khác sai. Mục đích của việc này là để được tôn trọng. Nếu bạn có thể tranh luận rõ ràng về một vấn đề mà không hề có ác ý thì về sau mọi người sẽ muốn dành thời gian cho bạn và lắng nghe ý kiến của bạn vì bạn đã thể hiện rõ những gì bạn nghĩ họ muốn nghe.

Mục đích thứ 2 là để đứn về lẽ phải. Có những khi bạn tin rằng một người đang tranh luận về một hành động mà bạn cho là không chấp nhận được về mặt đạo đức, khi đó bạn phải nói lên ý kiến của mình.

Bạn muốn tránh chỉ trích thẳng thắn, vì vậy hãy đừng nói những câu như “Không” hoặc “Bạn nhầm rồi” hoặc “ Lần này thì bạn sai rồi”. Hãy tập trung bình luận vào những gì người kia nói rồi diễn đạt nó như một ý kiến của bạn, dù ý kiến ấy có kiên quyết đến đâu: “Tôi không nghĩ đó là hướng đi đúng” hoặc “Tôi khá chắc chắn rằng chúng ta sẽ đi lệch hướng nếu làm như vậy”. Bạn hãy tập trung bình luận vào những gì người kia nói rồi diễn đạt nó như một ý kiến của bạn, dù ý kiến ấy có kiên quyết đến đâu: “Tôi không nghĩ đó là hướng đi đúng” hoặc “Tôi khá chắc chắn rằng chúng ta sẽ đi lệch hướng nếu làm như vậy. Bạn thấy đấy, bạn tập trung vào lý lẽ của họ chứ không phải bản thân họ.

Điều gì khiến người này khó đối phó hơn với người kia? Điều gây trở ngại cho việc tương tác trực tiếp chính là cảm xúc. Cụ thể hơn là cảm xúc tiêu cực. Cảm xúc càng cực đoan thì càng gây nhiều trở ngại. Khi người đối diện đang tức giận, buồn phiền, lo lắng, tổn thương, thất vọng, tự ái, căng thẳng, rối trí, uất ức, nóng nảy- đó chính là thời điểm khó khăn nhất để đạt được kết quả mong muốn.

Bạn biết điều gì khiến mọi thứ khó khăn gấp đôi không? Chính là khi cả 2 bên đều đang không kiểm soát được cảm xúc. Hai con người đang giận dữ, bối rối, bực bội, lo lắng sẽ trầm trọng hóa vấn đề gấp 2 lần, thậm chí còn tồi tệ hơn. Vì vậy, điều đầu tiên bạn có thể làm dịu các cuộc nói chuyện đầy cảm xúc này là tự kiểm soát cảm xúc của mình.